檔案室2023年年度執行
方案編制人員：郭智慧型
時間：2023年2月24
目錄一、 檔案室工作內容
（一） 檔案收集歸檔
1、 檔案收集
2、 檔案分類
3、 檔案編號
4、 檔案儲存年限
（二） 檔案管理
1、 檔案維護
2、 檔案利用
3、 檔案銷毀
4、 檔案統計
二、 檔案室工作節點推進表
三、 檔案室考核機制
1、 達成目標
2、 考核指標及獎懲措施
四、人員編制及費用支出表
五、檔案室執行流程
1、收集歸檔流程
2、借閱流程
3、外借流程
4、銷毀流程
六、檔案室涉及表單
2023年年度檔案室執行方案
一、 檔案室工作內容
（一） 檔案室收集歸檔
1、檔案收集
檔案是指本公司過去和現在，在從事經營管理、科學技術、企業文化等活動中形成的對公司有保持價值的各種文字、圖表、聲像等歷史記錄，檔案室人員負責收集。
各部門在工作活動中形成的具備儲存價值的檔案材料，由各部門的管理人員定期移交給檔案室人員集中儲存。管理性檔案一般在形成的第二年上半年內向檔案室移交歸檔；技術、專案類檔案可按專案結束時間或工作階段歸檔。
2、檔案分類
公司檔案按部門級進行標準規範的分類。檔案各級分類應賦予統一名稱，其名稱應簡明扼要，以充分表示檔案內容性質為原則，並要一定範疇，不能籠統含糊。公司檔案按部門大致分為以下幾類：
行政部（sz）
（1）黨、團、工工作檔案szⅰ；
（2）宣傳**工作szⅱ：
（3）發文szⅲ：上級機關下發給本企業的有關檔案，與他公司來往函件，本企業的紅標頭檔案等；
（4）經營管理工作szⅳ：
（5）資產管理工作szⅴ：房產、土地方面的檔案；房地產的權屬證明材料等；
（6）智財權管理szⅵ：企業標識、商標標識方面的材料；專利、商標等；
（7）環境保護、排汙等工作szⅶ：（8）其他檔案szⅷ
人力資源部sr
（1）人力資源管理檔案srⅰ：
（2）人資檔案srⅱ；
（3）勞資糾紛srⅲ：
**部sl：
重要物資和生產資料的採購審批手續、合同；辦公裝置、機動車等的採購計畫、審批手續、招投標、購置；倉庫管理規章制度、台賬、統計報表；
物流部sw
商務合同正本及其補充件、客戶資信調查材料、售後服務材料；
生產ss
（1） 常規檔案ssⅰ：
（2） 體系檔案ssⅱ：全面質量管理工作形成的檔案、質量體系執行及管理檔案、產品刨優的獲獎證書
（3） 裝置儀器類ssⅲ：
工程部sgⅰ
（1） 立項批覆等檔案sgⅰ：
（2） 在建專案檔案sgⅱ；
（3） 維護與跟新改造sgⅲ：
法務部sf：
法律事務管理與協調工作；法院判決書、調解書等訴訟和仲裁等檔案；一般法律事務工作檔案；案件、糾紛及公證事務中結論性材料案件、糾紛及公證事務中調查過程形成的檔案。
3、檔案編號
檔案分類各級名稱經確定後，應編制電子版《檔案登記目錄表》，將所有分類各級名稱及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。檔案分類各級名稱及其代表數字一經確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應事先審查討論，並擬定新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。公司檔案員負責對各部門檔案材料的收集、整理，按照《檔案登記目錄表》條款「對號入座」，各部門要積極配合公司檔案管理工作。
s–x - ⅰ–1`- 1
檔案編號
檔案盒編號
檔案類別
部門名稱
公司名稱
4、檔案儲存年限
公司檔案保管期限規定為永久、長期、和短期三種；
永久儲存主要包括兩部分：本公司在正常工作中形成的重要檔案和上級機關下發給本企業的有關檔案，與他公司來往函件。長期：期限為16-30年。短期：15年以下。
（二） 檔案管理
1、日常維護
採取各種防止措施，維護檔案實體及資訊的完整與安全，保持檔案良好的存放秩序。最大限度的消除各種可能損壞檔案的不利因素，從而把檔案的損壞率降低控制在最小範圍。檔案保管工作要做到四不：
不散（不是檔案分散）、不亂（不是檔案互相散亂）、不丟（檔案不丟失不洩密）、不壞（不是檔案遭到破壞）。
除此之外，要保持檔案室乾淨、整潔；保持適宜的溫度、濕度；注意防光、防塵、防微生物的事宜；定做做好檔案室安全檢查工作。
2、檔案利用
檔案提供利用的具體方式是多種多樣的，按照利用檔案室原件還是影印件情況來分：
一是以檔案原件提供利用，如查閱；二是以檔案複製品提供利用，製作各種形式的檔案原件副本，代替原件，如外借服務、展覽和陳列；三是綜合檔案內容編寫書面資料，如編寫檔案證明，參考資料等、但使用較少。
3、檔案銷毀
通過檔案價值的鑑定，判斷檔案的歷史與現實的價值，確定保管期限或者對內容失真和不完整的檔案，按照規定的流程和制度進行銷毀，減輕檔案室和裝置的負擔，有利於集中人力、物力妥善保管價值較大的檔案。
4、檔案統計
檔案統計包括登記和統計兩個部分。檔案室要建立檔案工作統計台賬，檔案人員做好檔案移進、移出整理、銷毀、保管的數量、狀況及結構的登記和統計。檔案檢索、調閱、外借、歸還等情況的登記和統計。
二、檔案室工作節點推進表
三、檔案室的考核機制
（一）達成目標
（二）考核指標及獎懲措施
四、人員編制及費用支出
機構為檔案室，人員編制：1人，下表為2023年費用支出表；
五、檔案室執行流程
（一）檔案管理制度流程
制定檔案管理制度檔案分類歸檔檔案日常維護管理工作檢查與改進
開始擬定檔案管理制度
經理審核發布
依照制度執行蒐集資料、簽訂資
料交接清單
檔案進行分類歸檔
填寫詳細資訊， 對檔案進行日常
裝訂建立台賬維護記錄
借閱、外借申請
定期整理、審核、 進行檢查，提出
銷毀整改意見
結束（二）資料歸檔工作流程
收集資料資料彙總、整理資料分類歸檔
開始蒐集資料、簽訂資
料交接清單
彙總收集到的資料是合格
檔案室搬遷方案
中本121 1202401130 吳璇 一前期準備工作 1成立搬遷負責小組，明確工作職責，實行責任制管理。2.安排專人將檔案室財產 如 辦公桌椅 檔案架飲水機等 編號 清理成冊，並打包。3.紙質資料 聲像資料 小零部件 電腦 印表機 辦公室老師用品等，裝箱封好並編號，並貼好運輸標籤單。4.按照車廂平...
竣工檔案室布置方案
一 檔案室設定要求 1 檔案室室內面積約140m2。把一樓的原有7間辦公室打通，中間留乙個大門，安裝防盜門，所有的窗戶安裝不鏽鋼防盜網，安裝窗簾及門簾。檔案室安裝吊頂，照明燈具 燈數量位置布局及控制開關位置 2 檔案室內安裝雙軌道檔案密集架。密集架根據室內面積和長 寬 約長27m 寬5.3m 情況設...
檔案室施工方案
省院三元里宿舍樓 首層 業務用房改造工程施工 方案編制單位 廣東集盛建設 d2201003 施工方案 工程名稱 省院三元里宿舍樓 首層 業務用房改造工程 工程地點 廣州市三元里 施工單位 廣東集盛建設 編制單位 廣東集盛建設 編制人編制日期 2014 年 8 月 21 日 審批負責人 審批日期 20...