培訓接力棒

所謂安排新進員工的人事及教育，也就是安排新進員工接受訓練並分配到各工作部門。這種教育訓練不僅要以集合授課的方式舉辦，同時也要個別指導新進員工訓練一些非常基本的概念。但是，對於工作忙碌的人事經理或是第一線管理者來說，要全身心地教導新進員工是不可能的。

事實上，這種教導的責任大多是交給和新進員工一起工作的資深同仁們。因此，在新進員工進來之前，就必須先訓練舊員工如何去指導新員工。

在訓練舊員工之前，首先要對員工的知識、技術、能力、素質、工作態度及人際關係做一次檢查，從而找到培訓教育的重點和必要點。在檢查完舊員工的能力、素質之後，應針對舊員工中最常見的問題進行培訓。

1．對工作部門整體性的工作內容理解不足：有不少已經工作三四年的員工，無法理解自己的工作部分的整體觀。也就是說，這些人只處理上級交給他做的事，完全不了解整個工作部門的工作系統、流程等。

這種舊員工可以說沒有長遠的眼光，不足以成為新進員工的榜樣。這種員工遲早會成為壞榜樣，因此要早一點再訓練他們。2．忘了基本方法，我行我素：

忠實地依照基本方法進行工作是重要的。忘了基本做法，任意地照自己的方法去進行的話就容易引起失誤或導致失敗。但是，工作幾年後，忘了基本做法而照自己的方法去做的事例越來越多。

因此如果新進員工一開始就碰到不照基本方法來做事的舊員工的話，事態將會變得更嚴重。所以如果發現不依照基本方法做事的舊員工的話，要立即指正，讓他使用基本方法來做事。

3．對改善工作的努力不夠：也有許多員工，雖然就職好幾年了，但是除了上司或領導人所指示的工作外，其他什麼事情都不做。他們常說：

「照著指示做，總可以吧！」而不願意多投入。若舊員工有此狀況就必須立即糾正他，同時計畫如何改善其工作。

特別值得注意的是，對改善工作的能力就是決定有沒有業務實行能力的因素，所以必須檢查舊員工對改善工作的努力，並且如果有這種情況時必須好好指導這些人如何改善工作的方法。

4．時間管理不徹底：工作就是和時間的戰爭。也就是工作一定要在規定的時間期限之內完成，這是工作的準則。

但是，也有不少舊員工沒有什麼時間觀念。這種人就無法有效地利用時間，這樣的員工也決不是新進員工學習的物件。所以必須下功夫教會這種舊員工工作的方法，徹底改善他們對時間管理的能力。

5. 同事之間的基本禮節：為了維持團體的和諧，工作場所人際關係的圓滿，有些基本禮節是一定要遵守的。

6．合作、協調的能力：合作、協調是在團體中工作最重要的問題，如果不能主動積極地幫助別人或與周圍的人合作、協調的話，就無法順利達到公司的目標。因此，上級、領導人必須注意自己的屬下是否有合作、協調的能力。

對缺乏協調性的員工，為了維持團體績效就必須讓他了解在團體中每位成員之間能協調的重要性，一定要使他真正地了解並改正過來。

新進員工分配到工作部門之後，這裡要提出幾點舊員工在指導新進員工時必須注意的重點：

1．首先要了解最近年輕人的特質、特徵：首先要教舊員工如何去發現現代年輕人的特質、特徵。大致可舉出下列特質：

(1)以自我為中心；(2)較不認同所謂的權威；(3)沒有指示就不會有行動；(4)沒有義務(責任)意識，權利意識則很強；(5)注重休閒活動甚於重視工作。應該好好理解這種特質、特徵、即時加以指導使他們能夠改正。

2．教育內容：舊員工指導新進員工時，清楚的教育內容是第二個重要因素。例如：

要教新進員工一些工作內容時，千萬不可毫無頭緒，不知道教些什麼。因此，希望教給新進員工的東西，要先整理歸類，將教育的專案一條一條明確地列舉出來。如果可能的話，將所要教育的專案，以文字的方式紀錄並送交上司或負責人過目。

如果能夠這麼做的話，舊員工就不會漏掉任何重要的部分，確實地教育新進員工了。

3．教育方式：確定教導內容之後接著就是教育方法了，也就是如何指導教育的方法。例如，自己先示範表演一次並說明工作內容，再由新進員工親手去做，若有做不好的地方再加以指正，依順序來教育。

關於教育的順序和方法，只要達到教育的效果即可。

4．教育、指導的技巧：教育、指導是有技巧的。例如，集體教育時可以分為講授法和分組討論法等方法。

舊員工教新進員工一般都是一對一的個別指導法，這種個別指導法也有些技巧。雖然有技巧，但如果沒有認真去教的話，也不能提高教育、指導的效果。個別指導的技巧有：

(1)說明法，(2)說服法，(3)問題解答法，(4)輔導法，(5)作業挑戰法等主要的技巧。要利用這些方法達到教育的效果。

要讓舊員工知道什麼是教育的方法，這種教育方法適用於什麼樣的物件，各種方法的優點和缺點以及如何具體地運用，並且能將各種教育方法運用在實際的操練上才是最重要的。