第01節使用格式刷
格式刷就是「刷」格式用的，也就是複製格式用的。在word中格式同文字一樣是可以複製的：選中這些文字，單擊「格式刷」按鈕，滑鼠就變成了乙個小刷子的形狀，用這把刷子「刷」過的文字的格式就變得和選中的文字一樣了。
圖1 我們可以直接複製整個段落和文字的所有格式。把游標定位在段落中，單擊「格式刷」按鈕，滑鼠變成了乙個小刷子的樣子，然後選中另一段，該段的格式就和前一段的一模一樣了。
如果有好幾段的話，先設定好乙個段落的格式，然後雙擊「格式刷」按鈕，這樣在複製格式時就可以連續給其他段落複製格式；單擊「格式刷」按鈕即可恢復正常的編輯狀態。
另外還可使用組合鍵： ctrl+shift+c、 ctrl+shift+v
把游標定位在第一段中，按ctrl+shift+c鍵，把格式複製下來，再把游標定位到第二段中，按ctrl+shift+v鍵，上個段落的格式就複製了過來；再把游標定位到第三段中，按ctrl+shift+v鍵，格式也複製到了這裡。
第02節樣式
如果想把文件中所有小字的字型變成「幼圓」，若用格式複製的話要費好多時間，如果用樣式來設定就很簡單了，文件中這些字型都使用了「正文」的樣式，將游標定位在該段落中，開啟「格式」選單中「樣式」對話方塊(如圖2)：
圖2 選中「樣式」中的「正文」，單擊「更改」按鈕，彈出「更改樣式」對對話方塊(如圖3)：
圖3 單擊「格式」按鈕，從彈出的選單中選擇「字型」，開啟「字型」對話方塊：
圖4選擇「中文字型」為「幼圓」，「西文字型」為「使用中文字型」，單擊「確定」按鈕，回到「更改樣式」對話方塊，單擊「確定」按鈕，回到「樣式」對話方塊，單擊「關閉」按鈕，文件就按我們的要求變化了。
樣式，可以說是一種格式的組合，格式刷在複製格式時是連同樣式一起來複製的。
我們來設定乙個標題的樣式：選擇文件中的任意乙個段落，然後把它們的格式設定為我們要求的樣子：黑體、加粗、居中、一號字，然後把游標定位在這個段中，開啟「格式」選單，單擊「樣式」命令，開啟「樣式」對話方塊，單擊「新建」按鈕，彈出「新建樣式」對話方塊，在「名稱」一欄輸入「黑體標題」，確認「樣式型別」為「段落」，單擊「後續段落樣式」下拉列表框，選擇我們剛起的名字「黑體標題」，單擊「確定」按鈕，這個樣式就建立好了。
單擊「關閉」按鈕返回編輯狀態(如圖5)。
圖5 剛才是把格式都設定好了再新建樣式的，所以不用在對話方塊中設定樣式包含的各種格式，不過再更改樣式時就一定要在對話方塊中進行了。我們來試一下新建的樣式：把游標定位到下面的乙個段落中，單擊「樣式」下拉列表框的下拉箭頭，這裡就出現了剛才建立的「黑體標題」樣式，單擊它，就把剛才設定的樣式應用過來了。
第03節樣式和格式的查詢與替換
跟查詢和替換文字的差別不大。開啟「編輯」選單，單擊「查詢」命令，開啟「查詢」對話方塊，單擊「高階」按鈕，單擊「格式」按鈕，從彈出的選單中單擊「字型」命令(如圖6)。
圖6 開啟「字型」對話方塊，選擇「字型」、「字型顏色」，單擊「確定」按鈕，單擊「查詢下一處」按鈕，就可以從文件中找到使用這種格式的文字了(如圖7)。 圖7
如果希望把這些文字都刪除，單擊「替換」選項卡，在「替換為」輸入框中不進行設定，單擊「全部替換」按鈕，word給出提示替換了多少地方，單擊「確定」按鈕，回到「查詢和替換」對話方塊，單擊「關閉」按鈕，word已經把這種格式的字元都刪除了（如圖8)。
圖8 樣式也可以這麼做：開啟「查詢」對話方塊，單擊「格式」按鈕，選擇選單中的「樣式」命令，開啟「查詢樣式」對話方塊，從「樣式」列表中選擇「標題1」，單擊「確定」按鈕，單擊「查詢下一處」按鈕，單擊「取消」按鈕，word就自動把游標定位到了文件中使用下一處「標題1」樣式的地方。
以後可以用查詢樣式和格式來找內容了。還可以直接把一種樣式替換為另外一種，也不用更改樣式的設定，很方便。
第04節分欄
開啟「格式」選單，單擊「分欄」命令，開啟「分欄」對話方塊，選擇「兩欄」，單擊「確定」按鈕，現在我們的文件就是按兩欄來排版的了(如圖9)。
圖9 若讓一段文字分四欄顯示，先選中整個段落，然後開啟「格式」選單，選擇「分欄」命令，開啟「分欄」對話方塊，在「欄數」輸入框中輸入「4」，「應用範圍」選擇「所選文字」，單擊「確定」按鈕，文件就設定好了。
調整欄寬：開啟「分欄」對話方塊，這裡有「欄寬」和「間距」兩個輸入框，單擊「欄寬」輸入框中的上箭頭來增大欄寬的數值，「間距」中的數字也同時變化了。單擊「確定」按鈕即可。
在分欄中間加分隔線：開啟「分欄」對話方塊，選中「分隔線」前的核取方塊，單擊「確定」按鈕，在各個分欄之間就出現了分隔線(如圖10)。
圖10 設定欄寬不等：開啟「分欄」對話方塊，選擇「偏左」，然後單擊「確定」按鈕，這樣就設定了乙個偏左的分欄格式；如果想設定多欄的不等寬分欄，先開啟「分欄」對話方塊，在「欄數」輸入框中輸入「3」，確認「欄寬相等」前的核取方塊沒有選中，對各個欄寬分別進行設定，單擊「確定」按鈕，乙個不等寬的三分欄就設定好了。
使用分欄符在段落結束位置開始分欄：把游標定位到這個段落的後面，開啟「插入」選單，單擊「分隔符」命令，從彈出的「分隔符」對話方塊中選擇「分欄符」，單擊「確定」按鈕，這樣就可以了。
第05節特殊排版方式
1．豎排文字
開啟一篇文件，單擊「常用」工具欄上這個「更改文字方向」按鈕，整篇文件的文字就變成了豎排的了。再單擊這個按鈕，文字方向又變回來了。
圖11 在文件的任意位置單擊右鍵，單擊快捷選單中的「文字方向」命令，可以開啟「文字方向」對話方塊，選擇任一中格式。 開啟「格式」選單，單擊「文字方向」命令，開啟的對話方塊同使用右鍵快捷選單開啟的是相同的。
上面講的都是對整篇文件的文字方向進行更改，也可以選定一部分內容進行豎排：選中一段文字，在標尺的灰色部分雙擊，開啟「頁面設定」對話方塊，單擊「文件網格」選項卡，在「文字排列」一欄中選擇「豎排」，在「應用於」中選擇「所選文字」，單擊「確定」按鈕，我們所選擇的文字就變成了豎排的格式；而且同其它的文字也分了頁(如圖12)。
圖12 2．拼音指南
若給新字注上拼音，先選中「新」字，開啟「格式」選單，單擊「中文版式」選項，單擊「拼音指南」命令，開啟「拼音指南」的對話方塊，word就自動給這個字新增了乙個拼音，其中拼音後面的數字表示的是聲調；單擊「確定」按鈕，文件中的「新」字就有拼音了(如圖13)。
圖13 如果不想要了也可以把拼音刪除：選中「新」，開啟「拼音指南」對話方塊， 單擊「全部刪除」按鈕，單擊「確定」按鈕，文件中「新」字的拼音就消失了。
選中文件中要設定拼音的文字，單擊「其它格式」工具欄上的「拼音指南」按鈕開啟「拼音指南」對話方塊，單擊「組合」按鈕，文字和拼音都分別合併到了乙個輸入框中，單擊「單字」按鈕，各個字和他們的拼音都分開放置了(如圖14)。
圖14 使用「預設拼音」按鈕可以把當前所選文字的拼音設定為word預設的格式。預設的拼音形式並不是我們所習慣的，可以使用輸入法把它們調整成通常使用的形式。
3．帶圈字元
開啟「格式」選單，單擊「中文版式」項，單擊「帶圈字元」命令，或者單擊「特殊格式」工具欄上的「帶圈字元」按鈕，開啟「帶圈字元」對話方塊，在「字元」輸入框中輸入「注」，然後單擊「確定」按鈕，文件中就插入了乙個帶圈的「注」字(如圖15)；如果要去掉這個圈可以選中這個「注」字，然後開啟「帶圈字元」對話方塊，在「樣式」中選擇「無」，單擊「確定」按鈕，圈就沒有了。
圖15圖16
4．縱橫混排
在文件中選中要混排的文字，開啟「格式」選單，單擊「中文版式」選項，單擊「縱橫混排」命令，開啟「縱橫混排」對話方塊，單擊「確定」按鈕，文件中的數字就是橫排的了；可以發現由於選擇的字數較多，在文件中根本看不清設定的效果，開啟「縱橫混排」對話方塊，清除「適應行寬」核取方塊，單擊「確定」按鈕，設定的效果就可以看出來了(如圖16)。
如果要恢復原來的樣子，就將游標定位在混排的文字中，開啟「縱橫混排」對話方塊，單擊「刪除」按鈕，單擊「確定」按鈕，文件中的文字就變成原來的樣子了。
5．合併字元
合併字元功能可以把幾個字符集中到乙個字元的位置上。開啟「格式」選單，單擊「中文版式」選項，單擊「合併字元」命令，開啟「合併字元」對話方塊，在「文字」輸入框中輸入「天天向上」，單擊「確定」按鈕，在文件中就可以看到我們設定的效果了(如圖17)；同樣如果不想合併了，把游標定位在這裡，開啟「合併字元」對話方塊，單擊「刪除」按鈕，文件中的合併字元效果就消失了。
圖17 6．和雙行合一
選中要合併的文字，開啟「格式」選單中的「中文版式」子選單，單擊「雙行合一」命令，選定的文字已經出現在了「文字」輸入框中，從「預覽」窗中可以看到效果，單擊「確定」按鈕，文件中的這些文字就變成了一行的高度中顯示兩行的樣子；如果不想要了，還是把游標定位到這個雙行合一處，開啟「雙行合一」對話方塊，單擊「刪除」按鈕就可以了(如圖18)。
「雙行合一」，它同「合併字元」的作用有些相似，但不同的是，合併字元有六個字元的限制，而這個選項沒有，合併字元時可以設定合併的字元的字型的大小，而雙行合一則沒有。 如果想要「雙行合一」後的文字帶上括號，可以將「帶括號」選項前的核取方塊選中。
圖18圖19
７．斷字
由於一般為了美觀都把段落的對齊設定為兩端對齊，而且預設不斷字，這樣如果在一行的末尾有乙個詞特別長，在這一行中放不下時，word就會把它移動到下一行中，這樣就會出現文件中有些行的單詞的間距太大了，一行的長度越小這種情況就越嚴重。此問題可以通過設定斷字來解決： 開啟「工具」選單，在「語言」項上單擊「斷字」命令，開啟「斷字」對話方塊，選中「自動斷字」前的核取方塊，單擊「確定」按鈕，這樣就可以了(如圖19)。
手動斷字：開啟「斷字」對話方塊，單擊「手動」按鈕，就會出現「人工斷字」對話方塊，word會自動在可以設定斷字的地方預先加上連字元，游標閃爍的地方是word預設的斷字位置，單擊「是」，接受word預設的斷字設定，單擊「否」按鈕表示不接受word對這一行的斷字設定，對於有多個可以斷字位置的單詞，將游標移動到任意連字元的位置單擊「是」按鈕都可以在該連字元處設定斷字；單擊「取消」按鈕則會保留先前設定的斷字，而後面的斷字不再設定。
取消斷字：如果有哪一部分不想設定斷字，可以在段落的格式中設定不斷字：將游標定位在段落中，開啟「段落」對話方塊，單擊「換行和分頁」選項卡，選中「取消斷字」前面的核取方塊，單擊「確定」按鈕，這樣就可以了。
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