一、文件操作技巧
1.快速開閉任務窗格
word xp任務窗格通常採用以下兩種方法開啟：一是選中「檢視」選單下的「任務窗格」。二是用滑鼠右鍵單擊工具欄，選中快捷選單中的「任務窗格」。
如果您經常使用任務窗格，可以給它指定乙個快捷鍵，從而提高其操作速度，具體做法是：單擊word xp「工具」選單中的「自定義」命令，開啟「自定義」對話方塊中的任意乙個選項卡。單擊「鍵盤」按鈕開啟「自定義鍵盤」對話方塊。
選中對話方塊左邊「命令」列表中的「編輯」，在右邊找到名為「viewtaskpane」的命令。用滑鼠單擊「請按新快捷鍵」框，根據需要按鍵盤上的鍵或其組合(如alt+m)。完成後單擊對話方塊中的「指定」按鈕，再將開啟的對話方塊全部關閉。
此後按設定好的快捷鍵(如alt+m)，word xp任務窗格即可快速開啟，再按一次即可將其關閉。
2.快速選中多處文字
word xp增加了選中多處文字的兩種方法：一是可以選中具有相同格式的多處文字，操作方法是開啟「樣式和格式」任務窗格，選中作為樣本的文字。任務窗格的「所選文字的格式」下即可顯示當前文字的格式，滑鼠將其選中後其右邊顯示乙個下拉按鈕。
用它開啟選單單擊其中的「選擇所有xx例項」，則文件中應用這種格式的文字均被選中。也可以用滑鼠右鍵單擊所選中的文字，選擇快捷選單中的「選擇格式相似的文字」命令，則文件中使用該格式的文字全部被選中。二是可以選中具有相同內容的多處文字，它的操作方法是：
選中作為內容樣本的文字，按ctrl+c將其放入剪貼簿。單擊「編輯」選單中的「查詢」命令開啟對話方塊，選中「查詢」選項卡中的「突出顯示所有在該範圍找到的專案」。然後用滑鼠單擊「查詢內容」框，按ctrl+v將內容樣本放入其中。
單擊「查詢全部」按鈕，選項卡中顯示「找到xx個與此條件匹配的項」(xx是數字)，並將所有符合條件的內容選中。
3.字數統計
word xp中新增了乙個「字數統計」工具欄，它可以快速統計出文件中的字元、行、頁、段落等的數目。如果您需要控制文件的長度，它可以為您提供很多幫助。開啟「字數統計」工具欄的方法是：
滑鼠右鍵單擊工具欄，選擇快捷選單中的「字數統計」即可。
如果您要對文件中的某項指標(如「行」)進行統計，可以單擊工具欄中間的下拉箭頭，從選單中選擇「行」或字元、頁、段落等。稍等片刻，工具欄就會顯示出文件的行數。如果單擊工具欄中的「重新計數」按鈕，再開啟下列表，可以檢視文件中所有指標的具體數目。
如果您對文件進行了修改，只要「字數統計」工具欄是開啟的，按alt+c(「重新計數」按鈕的快捷鍵)，新的統計結果就會顯示在工具欄中。
4.快速關閉word xp
如果您用word xp開啟了多個文件，一旦有急事需要離開，逐個關閉文件就顯得非常麻煩。此時您可以採用以下技巧快速關閉word xp：如果您的文件全部在工作列顯示，可以按住shift鍵單擊「檔案」選單中的「退出」命令，則開啟的全部文件連同word會全部關閉。
就是說按住shift鍵以後，「檔案」選單中的「退出」命令變成了「全部退出」命令。
您也可以讓多個word xp文件占用乙個工作列圖示，這樣可以利用工作列圖示快速關閉文件和程式。具體操作方法是：單擊「工具」選單中的「選項」命令開啟「選項」對話方塊，取消「檢視」選項卡中的「工作列中的視窗」復選項。
「確定」以後，多個文件只占用乙個工作列圖示。此時您只要用滑鼠右鍵單擊工作列上的word xp圖示，選擇快捷選單中的「關閉」命令；或者單擊word xp「檔案」選單中的「退出」命令，就可以快速關閉所有文件和程式了。
5.恢復word xp
word xp能在發生錯誤時將當前檔案存檔，最大限度的防止使用者丟失檔案。具體操作方法是：如果正在使用的word xp停止響應，應該立即開啟「開始→程式→microsoft office 工具」選單，單擊其中的「microsoft office應用程式恢復」命令。
選中對話方塊中停止響應的word xp，若想恢復當前開啟的檔案，可以單擊「恢復應用程式」或「重新啟動應用程式」按鈕。如果想關閉已經停止響應的程式，並且放棄對檔案中最新更改的部分，可以單擊「結束應用程式」按鈕。
6.修復文件
為了挽救因宕機、停電等故障丟失的文件，word xp新增了修復文件功能。如果發生了宕機、停電等故障，下一次開啟程式時，當時處理的文件會顯示在「文件恢復」任務窗格中。使用者可以按以下原則保留檔案：
假如檔案標題中含有紅色的「已修復」字樣，則該檔案要比含有「原始檔案」字樣的檔案包含更多有用資訊。如果您要檢視系統對檔案的修復情況，應當選中「文件恢復」窗格中的檔名，單擊右邊的下拉按鈕，選擇選單中的「顯示修復」命令即可。您可以選擇選單中的「另存為」命令，將修復後的檔案儲存到其他位置。
如果您選擇「關閉」，則彈出乙個對話方塊，讓您選擇「刪除」還是「儲存」。
7.比較合併文件
合併文件可以將多個文件快速合成為乙個，它是word xp提供的乙個嶄新功能，其使用方法是：開啟合併前的源文件，單擊「工具」選單中的「比較並合併文件」命令。在對話方塊中找到要合併的目標文件，單擊「合併」旁邊的下拉按鈕，可以在選單中選擇即將執行的操作。
假如您要在原始文件中顯示比較結果，可以單擊「合併」命令；若要在當前開啟的文件中顯示比較結果，應當單擊「合併到當前文件」命令；要想在新文件中顯示比較結果，就要選擇「合併到新文件」命令。
8.快速尋找文件
對於經常編輯word文件的使用者來說，從大量檔案中找到要編輯的物件並不容易。此時可以使用下面幾種方法：
(1)增大「檔案」選單容量。word xp「檔案」選單可列出最近使用的文件(預設4個)，要想讓「檔案」選單容納更多的內容。具體操作方法是：
單擊「工具」選單下的「選項」命令，開啟「選項」對話方塊中的「常規」頁。將「列出最近所用檔案」復選項選中，然後將它的數值調到9(最大)。此後，只要開啟「檔案」選單，從中找到要編輯的檔名單擊，即可快速將其開啟。
(2)設定工作文件選單。如果您編輯或開啟過的文件較多，某些定期使用的文件會被其他檔案擠出選單。此時可以定義乙個「工作文件」選單，將一些經常使用的文件放入其中。
具體操作方法是：單擊「工具」選單下的「自定義」命令，開啟「自定義」對話方塊中的「命令」選項卡。選中「類別」框下面的「內建選單」項，將「命令」下的「工作」拖到選單欄，插入您喜歡的任何位置。
最後將「自定義」對話方塊關閉，選單欄就多出了乙個「工作」選單。
此後，只要開啟經常使用的某個文件，單擊「工作」選單下的「添至『工作』選單」命令，就可以將這個文件加入其中。「工作」選單中不再需要的文件可用以下方法刪除：同時按ctrl＋alt＋「－(減號)」鍵，游標會變成乙個粗「減號」。
開啟「工作」選單後，用粗「減號」單擊需要刪除的文件即可。開啟「工作」選單中的文件很簡單，您只要開啟「工作」選單，單擊其中需要開啟的文件名即可。
(3)使用歷史紀錄。word xp可以儲存您開啟文件的歷史紀錄，利用這一功能可以快速開啟您使用過的文件。具體操作方法是：
開啟word xp的「開啟」對話方塊，單擊其中的「歷史」按鈕，最近使用過的檔案快捷方式就會顯示出來。選中您要開啟的檔案快捷方式，單擊「開啟」按鈕即可。
9.快速傳送文件
word xp的「常用」工具欄均帶有乙個「電子郵件」按鈕(其他元件也有)。單擊它可以在當前視窗顯示「傳送副本」工具欄，其介面與outlook express很相似，您只要輸入收件人的e-mail位址和主題等，就可以將當前文件作為e-mail正文傳送，單擊「附件」按鈕還可以新增更多的檔案。
10.頁面自動滾屏
如果您沒有安裝滾輪滑鼠，閱讀長文件頻繁翻頁很麻煩。此時您可以給word xp新增乙個「自動滾屏」功能，方法是：單擊word xp「工具」選單下的「自定義」命令，開啟「自定義」對話方塊中的「命令」選項卡。
選中選項卡「類別」下的「工具」，然後在右邊的「命令」下找到「自動滾動」按鈕，將其拖入工具欄插入豎線指示的位置。
此後只要在文件視窗中單擊您新增的「自動滾動」按鈕，滑鼠指標就會進入豎直滾動條。若將三角形指標放在滾動條上半部，頁面自動向上滾動。若將倒三角形指標放在滾動條下半部，頁面自動向下滾動，單擊滑鼠就可以將自動滾屏功能關閉。
如果您想停止頁面滾動，只需將指標放到滾動條中部(成為雙向指標)即可。上述情況下的螢幕滾動速度可以用指標位置調節，指標越靠近滾動條兩端速度越快，反之越慢。
11.快速預覽檔案
預覽可以幫助使用者了解檔案內容，以便開啟正確的檔案。word xp「開啟」對話方塊預覽檔案的方法是：選中要檢視預覽的檔案。
選中「檢視」選單中的「屬性」命令，則被選中的檔案的內容可在右窗格中顯示，如word xp文件可以看到它的正文，bmp等**可以看到它的縮圖。如果被選中的檔案無法預覽，則會在預覽窗格中給出「無法預覽」的提示。
12.全部儲存檔案
word xp提供了儲存全部檔案的功能，使用方法是：按住shift 鍵開啟「檔案」選單，其中會出現乙個「全部儲存」命令，單擊它將儲存所有開啟的文件和模板。如果某個開啟的文件從未儲存過，則會彈出「另存為」對話方塊，供使用者輸入檔名後儲存。
13.雙擊視窗元素
word xp視窗由若干視窗元素構成，如工具欄、標尺和狀態列等。您可能沒有想到，滑鼠雙擊它們能執行許多操作：雙擊word水平或垂直標尺的空白處，可以開啟「頁面設定」對話方塊；雙擊水平標尺兩端的某個縮排標記，可以開啟「段落」對話方塊；如果您在水平標尺上設定了製表符，只要用滑鼠雙擊它，就可以開啟「製表位」對話方塊；滑鼠雙擊狀態列上的任意位置，可以開啟「查詢和替換」對話方塊，執行「查詢」、「替換」和「定位」操作；滑鼠雙擊工具欄右端的空白處，可以開啟「自定義」對話方塊，供您調整工具欄或增減其中的按鈕。
14.快速關閉智慧型標記
智慧型標記給許多操作帶來了方便，不過有時也會帶來不便，例如遮擋文字、影響游標插入等。如果您不需要智慧型標記按鈕顯示，也不想將它永久性關閉，可以在它們顯示以後按esc鍵，智慧型標記立刻被關閉。
二、文件列印技巧
1.縮放列印
word xp針對邏輯頁面與物理頁面不同的情況，提供了列印縮放功能。您只需開啟「列印」對話方塊中的「按紙型縮放」下拉列表，選擇列印所使用的紙張(其中列出的型別與您的印表機有關)。如果當前頁面設定為a4，而您想使用b5紙進行列印。
就可以在下拉列表中選擇b5，word xp通過縮小字型和圖形的尺寸，將文件列印到b5紙上。反之它會自動放大字型和圖形的尺寸，將較小頁面的文件列印到較大的紙張，完全不用重新排版，具有影印機那樣的放大/縮小功能。
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