鄭州大學社團聯合會檔案
社團聯合會辦公室[2013] 07號
鄭州大學社團聯合會辦公室
2012—2013學年度第二學期部門工作總結
邁過霜雪覆蓋的嚴冬，迎來櫻花飛舞的初春。在這乍暖還寒卻又蘊藏生機活力的季節裡，社團聯合會辦公室本學期的工作終於拉開了序幕。春雷驚蟄，破冰吐芽，正如辦公室在這個學期面臨著的全新的機遇與艱難的挑戰。
首先便是12級委員在不斷犯錯中摸索學習獨立值班的必備技能，他們相比於往年的委員在實際工作中鍛鍊熟悉的時間要少，而且由於客觀原因導致的一系列針對性培訓工作沒有及時跟進，12級委員們承受了對於他們自身而言非常大的壓力。隨後在小範圍的社團聯合會內部人員調整中，辦公室主任及分管副秘書長離任，部門負責人個人領導魅力的不同也給了辦公室成員們固有工作方式不小的衝擊，面對接踵而至的重要工作任務，辦公室沒有在內部變動帶來的磨合期中鬆懈對工作的標準和完成質量。辦公室堅守挺過挫折磨礪後，必將打造出乙個全新的自己。
年年歲歲花相似，歲歲年年人不同，辦公室組織隊伍在不斷更新，無論人事如何變遷，我們相信只要堅定不渝的按照校團委老師和主席團的指導發展工作，就能牢牢把握住辦公室前進的方向和目標；我們相信只要認真用心的協調配合各兄弟部門的相關工作，就能為社團聯合會整體的向心力及凝聚力做出綿薄之力；我們相信只要全心全意為社團服務、替社團謀發展，就能夯實社聯發展的基礎，達到社聯、社團同儕共進的良好局面。在這一學期，辦公室在活動中充實提高，在工作中團結協作，在生活中互相關心，這離不開每一位辦公室成員的真心付出，離不開各兄弟部門的配合幫助，更離不開老師們的悉心教導和批評指正。對照工作計畫，現將本學期部門工作總結如下：
一、辦公室工作大事記
03月29日本學期首次圓形廣場週末舞會
04月01日社聯、社團雙向掛職面試
04月02日社團負責人屆中考核
04月08日櫻花節開幕式
04月26日 「青春鼎力中國夢鄭大社團展風采」社團開放日
04月27日十佳社團評選大賽
05月04日 「我的中國夢鼎力中原夢」社團開放日
05月08日兩會學生幹部禮儀培訓
05月25日社聯趣味運動會
05月29日社團負責人換屆面試
05月30日送畢業生晚會
06月08日年度總結表彰會暨第十屆社團文化藝術節閉幕
二、用始終如一的心來堅實常項工作的基礎
辦公室的常項工作貫穿學期工作安排的始終，融於社聯各項工作之中，這些工作的難度並不在其本身，其困難在於將瑣碎、基礎的事情日復一日的做好。看似簡單的工作考驗的並非乙個人的能力大小，而是其對於工作的態度。
1.日常值班需要日復一日的恆心
日常值班對於辦公室成員而言，是非常基礎的工作，每個成員都經歷從零開始的學習過程，直到到應對自如的獨立值班。按照工作進度的規劃，經過上學期及本學期開學後副主任乙個月的帶領值班後，委員們要開始獨立完成每晚的值班工作。就辦公室的職能來看，絕不會因為委員們的不熟悉而對工作標準有所降低，無論值班的人是誰，最重要的事情是能對每乙份活動呈報表都嚴格把關、認真記錄，是能順利看出各種上交材料的缺漏之處，是能熟知每樣物品的借還情況，是能維護好值班室這一社聯對外交流視窗的形象。
對於這樣的工作，最忌眼高手低、心浮氣躁和流於形式。能完成值班只是最基本的要求，能做得好也只是身為辦公室一員必須要有能力。反觀本學期整體的值班情況，雖然在內容上有所創新，製作了《值班注意事項一覽》《活動呈報表填寫事項詳述》，對活動呈報表的錄入統計、核查反饋進行明確要求，但是實際收效並不理想，原因在於做工作的人沒有打好基礎，根基未穩的情況下自然不可能建成高樓大廈。
自身存在的問題從最開始就沒有很好地解決，使得工作中的問題矛盾在一次次實踐中顯得愈發尖銳。一是委員們的在未獨立值班時不能對自己尚不熟悉的工作事項有足夠的重視，副主任的言傳身教沒能起到預期的效果，往往資訊傳達到委員那裡就被大打了折扣，委員不能主動的去了解去摸索值班的方法手段，止步於簡單地聽副主任每乙個指令，而無心去舉一反三，進行延伸思考。二是副主任沒能盡快把握引導委員值班的方法，面對每個人不同的性格特點，不能做到因材施教，或是一味單方面的將自己的情況代入到委員身上，導致事倍功半甚至適得其反。
於是在這個學期大部分的值班工作中，難以逆轉的反覆出現各種強調多次的問題，就像乙個連鎖反應，做不到全面掌握就不能融會貫通，做不到融會貫通就不能舉一反三，做不到舉一反三就不能隨機應變，做不到隨機應變就不能應付自如，最後呈現出事多則亂，一亂即錯的結果。
所謂耐心，不僅僅指表面上對值班時每一件工作都能一一認真完成，更是在於學習值班工作時能沉下心來潛心思考用心體會，這不是旁人三言兩語便可灌輸的。辦公室是組織中的乙個部門，內部的所有規章制度都只有乙個目的，那便是將其宗旨所在的工作踏實完成好，在教導做這些工作的人時要時刻注意不能偏離了這個目的，不可為了要求而作要求。工欲善其事必先利器，每個成員都需要恰到好處的磨礪才能成為部門發展前進的強勁助力。
因此，每一步都急不得，既不能揠苗助長，又不能放任自流。
2.物品管理需要錙銖必較的細心
辦公室秉承嚴謹認真的傳統，按時按量地完成了各項工作中的物品準備工作。包括日常辦公物品的補給採購，活動物品的租借與協調，活動物品的準備及**清點，辦公物品的歸類存放，辦公（活動）物品的維修，倉庫物品的定期整理等工作，保證了社聯各項活動的順利開展與進行。
值班室以及倉庫內物品種類繁多且一部分進出流動性大，一直是辦公室物品管理工作開展的難點。本學期，辦公室對值班室和倉庫內的物品進行了一次小範圍和兩次全面徹底的統計記錄，最終完成了乙份《辦公室物品一覽表》，自己動手整理、清點、記錄的過程對於幫助委員進一步熟悉辦公室所轄物品起到切實有效的作用。
關於物品借還在工作中暴露出最大的問題是，對於物品的借還情況不能做到心中有數，常出現未經規定流程便把物品借出的情況，對於押金的保管與返還也不夠重視，尤其缺乏匯報意識，導致部門負責人不能及時了解物品借還情況，進而影響相關工作的開展。
活動前準備物品的工作也是辦公室常常要進行的，偶爾會出現物品準備缺漏的情況，小到會議物品中紙杯漏水卻沒有那備用份，大到週末舞會音響裝置不齊全，都是在這一學期出現過的問題。另外規模不同的會議、面試和各種室外活動所需要的物品各有不同，需要辦公室成員留心去記憶，再針對實際情況進行靈活處理。在物品被使用的過程中要時刻關注其使用狀況，以便及時做出反應。
物品使用完畢，辦公室成員要主動配合完成清點整理和最後的**工作。
最後一點也格外重要，辦公室的物品屬社聯所有也就是公物，只可用於工作相關用途。在這一點上，本學期辦公室有疏於強調的不足之處，導致多次出現用於社聯工作的物品卻被人以私人理由借出，造成不良後果。總而言之，要以嚴謹細心的態度去對待每一件屬於辦公室的物品，做到借還有序，使用有道。
3.突發事件需要處變不驚的靜心
「事勿忙，忙多錯」，遇事易手忙腳亂是很多人都有的通病，在日常工作中，總會遇到情理之中意料之外的突發事件，最根本的原因是沒能做到事前周全細密的安排。儘管每一次活動前都有開相關的協調準備會議，卻還是無法避免出現問題。一旦出現突發事件，辦公室擔負著重要的責任。
前車之鑑或許還有先例可循，最困難的是應對首次出現的問題，總會自亂陣腳把時間浪費在毫無目的的慌張上，而不是迅速靜下心來想想解決之道。
有時候驚慌失措也是一種不負責任。反之例如在危險中父母總會第一時間作出最有利於孩子的舉動，這是愛也是自然而然承擔的責任。對工作亦然，只有把辦公室的事當作自己的事，才會在遇到緊急情況時想著去補救而不是用迷茫來掩飾自己的不敢承擔。
在這一點上還沒有乙個普適且行之有效的強化訓練方法。因為每一次的突發事件對每個經歷的人來說很可能唯這一次，就算事後想出了完美的plan b也早已時過境遷很快便會忘懷。辦公室的成員在面對這些問題時，要比別人更加沉著冷靜，有把握做決定就要當機立斷，實在無法也要能在最短時間內尋求高年級同學的幫助，以期將危害程度降到最低。
不過這種淡定並不是指好壞都無所謂的心態，而是平時的經驗積累和良好的心理素質共同作用下的一種能力。
4.文案**需要事必躬親的耐心
辦公室對於部門成員的文案寫作與**製作能力的要求從委員一進來就開始了，以個人的周工作總結為起點訓練委員處理各種細節問題的能力。這是必須要切實紮實的基本技能，因為日後的通訊錄、各種策劃、部門工作總結、面試所用的**和統計性質的**等等，都需要辦公室每個成員去完成。這項工作可以說是必須要做好的，因為哪怕乙個字錯了都會有嚴重的後果，這個工作也是很難做完美的，因為有時間、質量和數量上三方面的共同要求，往往需要在有限時間內處理好大量的文件，從內容準確無誤到格式標準統一，都要有一坐幾小時的耐心才能完成。
這項工作需要委員自己積極主動的留心學習，完全依靠副主任手把手地一一教過是不現實的。在這學期，辦公室有意識地想要鍛鍊委員的寫作和製表能力，但一學期下來，只勉強完成了按標準撰寫總結和會議紀要的目標，其餘能力沒有能夠很好地得到提公升。一是因為委員沒能自覺按照副主任要求自學郵箱內現成的各種模板，在副主任做相關工作時沒能主動分擔，二是由於副主任在緊張的時間內把精力都放在去完成任務上，自顧不暇而分身乏術去帶著委員進行學習。
今後或許可以把這個艱鉅的任務分攤在每週的例會中，或是利用學習交流月的機會，有計畫地教委員相關電子文件的文字格式要求和**製作方法，就不會出現有任務總是副主任去做，真正用心去學的委員只有極少數的情況了
另外造成這項工作總是耗費大量時間的原因首先是會做的人太少，而這部分人做的越多越熟練而做的少的人則越來越少會被分派這種任務，導致幾個人的工作量由一人完成自然是費時費力還易出錯。第二點就是做返工、重工太多，比如要統計乙個資訊，是先由辦公室提供乙份模板供各部門參考製作，再由辦公室彙總全體資訊，問題就出在各部門製作的格式標準不一致，往往需要辦公室再一一重新調整，有時甚至相當於又把所有部門的**做了一遍，這樣的付出是「苦勞」而不是「功勞」，於整體工作大局實在無益。
這學期的社團負責人換屆面試的評委意見表和材料出現了很嚴重的錯誤，姓名中的錯字、社團與負責人對應錯位和掛靠院系有誤等，給面試的評委老師造成了困擾，更是有損於社聯的工作形象，這就是辦公室必須要一絲不苟的做好這項工作的重要原因。在這一方面辦公室要從長遠著手，有計畫的合理安排委員學習相關內容的進度，且要有始有終克服阻力的堅持落實，非如此，不能達。
三、內部人才梯隊建設始終是工作重點
縱觀辦公室整個學期的工作歷程，所有的問題和矛盾在對委員的培養中都可以找到根源，無論是工作態度還是工作能力，而這只要有所缺失就必將在日後的工作中暴露出極大的問題，要避免這種情況，就只能從人才梯隊建設著手，從根源遏制不良因素的發展。
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