c公司人力資源部檔案
c人文（2000）04號簽發人：
通知公司各部門：
現將《在績效管理中建立有效溝通制度的規定》下發，請各部門負責人仔細閱讀、領會並組織本部門人員學習。本檔案旨在通過建立有效的雙向溝通制度來真正達到績效管理的目的，並實現員工個人與部門績效的改進與提高。
本檔案為試行稿，將在實踐中逐步修改、完善。各部門若有疑問，請與人力資源部聯絡。
本檔案自簽發之日起執行。
人力資源部
2023年11月20日
在績效管理中建立有效溝通制度的規定
一．目的
本檔案旨在為各級主管定期對其下屬進行績效管理時建立起有效的雙向溝通制度。我們應該明確，各級主管不僅負有評估、督導其下屬工作的職責，而且還負有培訓、訓練、引導、支援、提高其下屬工作績效與工作能力的職責。同時，員工也有權利在工作、管理中得到其主管的培養、訓練與支援，應有機會不斷提高自己的能力，在工作中實現個人發展。
我們目前的績效管理還是浮在表面上，沒有形成真正的溝通，往往只是主管打個分，然後要求下屬確認，無法把公司的理念和目標貫徹下去，也不能使下屬在工作中得到有效的培養與提高。合理的績效管理不僅給工作作出總結、評估，更重要的是要發現存在的問題及改進的措施。要通過坦率的溝通使員工找到工作的不足之處及改進的辦法，端正工作態度，同時通過各種措施使其工作能力與績效大副提高，使其工作目標與本部門目標相一致，並加強團隊合作精神。
缺乏有效的雙向溝通的績效管理，往往不能真正達到目的。
同時，溝通也是對各級主管的能力與管理水平的一種檢驗。「面對面」的溝通使主管必須在工作中作出坦率才能坦然指出下屬工作中存在的問題或不足之處；為使溝通達到理想的效果，也對主管的管理技巧與管理水平提出了較高的要求。與下屬「溝通」應列為對各級主管考核的指標之一。
我們要在績效管理中建立有效的溝通制度，使雙方明確績效管理的目的與要求；清楚工作目標完成情況及工作產出作出客觀評價；同時分析存在的問題及改進措施並**員工自我發展方面的需求和願望。
二．要求
1．主管在與下屬進行溝通時，要與所有下屬都單獨溝通，員工也可以提出與主管進行溝通。
2．溝通不同於一般的談話，主管人員均應在溝通之前按照其內容要求做好相應準備。
3．溝通要形成溝通記錄並根據情況形成個人發展計畫。溝通記錄表應由主管填寫，一式三份，主管與員工各持乙份，並將另乙份與績效評估結果共同上報人力資源部。
4．個人發展計畫指結合員工崗位需要及個人發展意向，雙方經溝通達成的促使員工自身素質、技能提高的發展計畫，可以包括參加培訓、特別指導、指派特別專案、崗位輪換等。個人發展計畫可根據實際情況至少每半年填寫一次，一式三份，員工與主管各持乙份，並交人力資源部乙份存檔。
三．注意事項
1． 溝通之前雙方應有充分的準備。
2．溝通內容可以參考本檔案中的「溝通內容建議」，主管與員工均應按此內容做相應的準備。
3．溝通應在坦率、互相信任的氣氛下進行，其間要談及優缺點、改進措施、個人目標與發展計畫等。雙方應明確哪些內容不能傳給第三者，哪些可以公布，而寫入記錄的內容應該是能夠公開的。
4．如果條件不允許直接面談，可以採取**溝通的方式。
四．溝通內容建議
溝通內容建議應由三部分組成，即工作目標和任務、工作評估、改進措施。
1．確認工作和任務（使本部門或團隊思想、行動保持一致）；
2．主管和下屬討論計畫完成情況及效果、目標能否實現；
3．主管闡述部門中、短期目標及做法。
4．員工闡述自己的工作目標，雙方努力把個人目標和本部門目標結合起來。
5．共同討論並確定下個績效期的工作計畫和目標及為此目標應採取的措施。
6．員工向主管提出工作建議或意見。
7．對員工工作作出評估。
8．回顧和討論過去一段時間工作進展情況，包括工作態度（責任心、敬業精神、團隊精神等）、工作績效、企業文化建設等，什麼做得好，什麼尚需改進。
9．討論員工工作現狀及存在的問題，如工作量、工作動力、與同事合作、與上下級合作、工作環境、工作方法。
10．討論對員工工作的要求或期望。
11．討論員工可以從主管那裡得到的支援和指導。
12．改進措施（應有相應的個人發展計畫）。
13．雙方討論前一階段個人發展計畫落實情況（如工作能力、經驗的提高）。
14．在分析工作優缺點及存在問題的基礎上提出改進措施或解決方法。
15．制定短期和長期個人發展計畫（或需求）。
附：在當前職位上提高工作方法的改進措施可以有：管理培訓、技術培訓、商務培訓、演講及溝通培訓、自己經理指導、其他人指導、訪問其他公司、同事間會議討論、專案工作、崗位輪換等。
本檔案解釋、修改權在人力資源部。
本文自下發之日起執行。
人力資源部
2023年11月20日
附表1溝通記錄表
談話日期年月日
附表2員工個人發展計畫表
制定日期有效期：
思考題：
1． 在績效管理中，溝通起到什麼作用？
答：溝通化是指績效標準的制定應當通過上下級之間溝通、協商的方式進行，同時績效評估結果應和員工反饋溝通。績效評估結果要特別注重反饋，而且提供給員工的任何反饋都應該是具體的而不是籠統的，在事件行為或結果發生後績效反饋的越及時，收到的利益越大。
在設計績效評估體系時，要考慮建立溝通和反饋流程，對評估過程中存在的問題要有乙個解決問題的暢通途徑，使績效評估系統有一定的活力。溝通反饋流程設計如圖：
2．結合案例，談談對目標管理的認識。
答：目標管理法也是使用非常普遍的績效測評方法。一般而言，目標管理法是乙個設定和評價目標的過程，在這個過程中要制定組織、部門、部門經理和員工個人的目標。
目標管理法主要包括以下兩個方面的重要內容：①必須與每一位員工共同制定一套便於衡量的工作目標；②定期與員工討論他或她的目標完成情況。
目標管理法主要有以下6個實施步驟：①確定組織目標。制定整個組織下一年的工作計畫，並確定相應的組織目標；②確定部門目標。
由各部門領導和他們的上級共同制定本部門的目標；③討論部門目標。部門領導就本部門目標與部門下屬人員展開討論（一般是在部門的全體會議上），並要求他們分別制定自己的個人工作計畫。換言之，在這一步驟上需要明確的是：
本部門的每一位員工如何才能為部門目標的實現做出貢獻；④對預期成果的界定（確定個人目標）。在這裡，部門領導與他們的下屬人員共同確定短期的績效目標。⑤工作績效評價。
對工作結果進行審查，部門領導就每一位員工的實際工作成績與他們事前商定的預期目標加以比較。⑥提供反饋。部門領導定期召開績效評價會議，與下屬人員展開討論，一起來對後者的目標達成和進度進行討論。
在使用目標管理法時，應當注意避免以下幾個問題：①在設定目標時可能會出現幾個方面的問題：目標不夠明確、不具有可衡量性。
②目標管理法比較費時間，訂立目標、對進展情況進行評價以及提供反饋都是十分耗時的，評價人每年在每一位員工身上至少要花費數小時的時間，這比一次性地對每個人的工作績效進行評價要費時得多。③與下屬員工共同確定目標的過程有時候會演變成為一場「舌戰」，因為上級總想將目標定得高一些，而下屬人員卻千方百計的要把目標定得低一些。因此，了解工作要求以及下屬的能力是十分重要的。
因為要想使目標對員工的工作績效真正有推動作用，就必須使其不僅是公平的，而且是員工能夠達到的。你對工作和下屬人員的能力了解得越透徹，那麼你對制定出來的目標就會越有信心。
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