為了加強區機關單位檔案業務建設,實現檔案管理的規範化、標準化和系統化,根據《廣東省機關檔案分類辦法》、《廣州市機關檔案綜合管理分類方案》[2001],結合南沙(開發)區檔案工作的實際,制定本分類方案。
一、檔案類別的設定和**。
遵照檔案集中統一管理的原則,乙個區屬單位形成的全部檔案為乙個全宗,全宗內的檔案按其性質、載體的不同,劃分為文書檔案、基建檔案、裝置儀器檔案、會計檔案、審計檔案、人員檔案、聲像檔案、實物檔案、專業檔案等。各門類檔案以英文大寫字母為**,大類以下的屬類用阿拉伯數字作**,從左至右依次叫一級屬類、二級屬類……。檔案據此進行分類組卷和排架管理,有類設類,無類空類。
一些機關因業務性質特殊,形成某些專業檔案,可單獨設立大類,排列在實物檔案後面。代字用英文本母接上。
各類別檔案及其**設定如下:
a 文書檔案
b 基建檔案
c 裝置儀器檔案
d 會計檔案
d1 報表
d2 帳簿
d3 憑證
d4 工資單
d5 其他
e 審計檔案(區審計局專用)
f 人員檔案
f1 已故人員檔案
f2 其他人員檔案
g 聲像檔案
g1 **
g1.1 **底片
g1.2 **正片
g1.2.1 建設面貌**
g1.2.2 人物**
g1.2.3 會議**
g1.2.4 榮譽**
g1.2.5 參觀視察**
g1.2.6 業務活動**
g1.2.7 文體活動**
…… g2 錄音帶
g3 錄影帶
g4 磁碟
g5 光碟
h 實物檔案
h1 可折疊類
h2 不可摺疊類
i 專業檔案
……二、各門類檔案的編號方法。
1.文書檔案以件為單位進行整理,採用「年度——保管期限」的方法編制歸檔檔案順序號。具體見《歸檔檔案整理規則》(國家檔案行業標準
2.基建檔案按工程專案編案卷順序號。其結構分兩部份:橫線左邊為分類號,右邊為案卷順序號。
裝置儀器、會計、人員、聲像、實物檔案均參照這種形式編檔案號。
具體舉例如下:
b 1 - 1 ~ n
案卷順序號(第一卷)
xx大道xx號辦公樓(第一項工程)
大類代字(基建類)
c - 1 ~ n
金盃xx型號麵包車案卷(第一卷)
大類代字(裝置儀器類)
d 1· 1 · 1- 1 ~ n
案卷順序號(第一卷)
**屬類代號(第一本目錄)
二級屬類代號(第乙個單位代號,可選)
一級屬類代號(報表)
大類代字(會計檔案)
f 1 - 1 ~ n
案卷順序號(第一卷)
胡xx(第一位人員)
大類代字(人員類)
g 1· 1 - 1 (1)~(n)
底片順序號(第一張底片)
案卷順序號(第一本底片冊)
二級屬類代號(**底片)
一級屬類代號(**)
大類代字(聲像檔案)
g 1· 2 · 1- 1 (1)~(n)
**順序號(第一張**)
案卷順序號(第一本**冊)
**屬類代號(建設面貌**)
二級屬類代號(**正片)
一級屬類代號(**)
大類代字(聲像檔案)
g 2 - 1 ~ n
案卷順序號(第一盒錄音帶)
一級屬類代號(錄音帶)
大類代字(聲像類)
注:錄影帶、光碟、磁碟參照錄音帶的編號方法。
h 1 - 1 ~ n
案卷順序號(第一件可折疊實物,如錦旗)
一級屬類代號(可折疊類)
大類代字(實物類)
二〇〇七年九月三日
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