南沙 開發 區檔案綜合管理分類方案

2021-10-28 16:38:48 字數 2128 閱讀 2872

為了加強區機關單位檔案業務建設,實現檔案管理的規範化、標準化和系統化,根據《廣東省機關檔案分類辦法》、《廣州市機關檔案綜合管理分類方案》[2001],結合南沙(開發)區檔案工作的實際,制定本分類方案。

一、檔案類別的設定和**。

遵照檔案集中統一管理的原則,乙個區屬單位形成的全部檔案為乙個全宗,全宗內的檔案按其性質、載體的不同,劃分為文書檔案、基建檔案、裝置儀器檔案、會計檔案、審計檔案、人員檔案、聲像檔案、實物檔案、專業檔案等。各門類檔案以英文大寫字母為**,大類以下的屬類用阿拉伯數字作**,從左至右依次叫一級屬類、二級屬類……。檔案據此進行分類組卷和排架管理,有類設類,無類空類。

一些機關因業務性質特殊,形成某些專業檔案,可單獨設立大類,排列在實物檔案後面。代字用英文本母接上。

各類別檔案及其**設定如下:

a 文書檔案

b 基建檔案

c 裝置儀器檔案

d 會計檔案

d1 報表

d2 帳簿

d3 憑證

d4 工資單

d5 其他

e 審計檔案(區審計局專用)

f 人員檔案

f1 已故人員檔案

f2 其他人員檔案

g 聲像檔案

g1 **

g1.1 **底片

g1.2 **正片

g1.2.1 建設面貌**

g1.2.2 人物**

g1.2.3 會議**

g1.2.4 榮譽**

g1.2.5 參觀視察**

g1.2.6 業務活動**

g1.2.7 文體活動**

…… g2 錄音帶

g3 錄影帶

g4 磁碟

g5 光碟

h 實物檔案

h1 可折疊類

h2 不可摺疊類

i 專業檔案

……二、各門類檔案的編號方法。

1.文書檔案以件為單位進行整理,採用「年度——保管期限」的方法編制歸檔檔案順序號。具體見《歸檔檔案整理規則》(國家檔案行業標準

2.基建檔案按工程專案編案卷順序號。其結構分兩部份:橫線左邊為分類號,右邊為案卷順序號。

裝置儀器、會計、人員、聲像、實物檔案均參照這種形式編檔案號。

具體舉例如下:

b 1 - 1 ~ n

案卷順序號(第一卷)

xx大道xx號辦公樓(第一項工程)

大類代字(基建類)

c - 1 ~ n

金盃xx型號麵包車案卷(第一卷)

大類代字(裝置儀器類)

d 1· 1 · 1- 1 ~ n

案卷順序號(第一卷)

**屬類代號(第一本目錄)

二級屬類代號(第乙個單位代號,可選)

一級屬類代號(報表)

大類代字(會計檔案)

f 1 - 1 ~ n

案卷順序號(第一卷)

胡xx(第一位人員)

大類代字(人員類)

g 1· 1 - 1 (1)~(n)

底片順序號(第一張底片)

案卷順序號(第一本底片冊)

二級屬類代號(**底片)

一級屬類代號(**)

大類代字(聲像檔案)

g 1· 2 · 1- 1 (1)~(n)

**順序號(第一張**)

案卷順序號(第一本**冊)

**屬類代號(建設面貌**)

二級屬類代號(**正片)

一級屬類代號(**)

大類代字(聲像檔案)

g 2 - 1 ~ n

案卷順序號(第一盒錄音帶)

一級屬類代號(錄音帶)

大類代字(聲像類)

注:錄影帶、光碟、磁碟參照錄音帶的編號方法。

h 1 - 1 ~ n

案卷順序號(第一件可折疊實物,如錦旗)

一級屬類代號(可折疊類)

大類代字(實物類)

二〇〇七年九月三日

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