相約青協攜手歡慶六周年華誕
—暨第七屆2012下學年度總結大會策劃
書華中科技大學武昌分校
青年志願者協會
目錄活動名稱2
主辦單位2
承辦單位2
活動時間2
活動地點2
活動物件2
活動背景2-3
活動目的3
邀請嘉賓3
活動具體安排4-8
前期準備5-7
備註7大會流程7-8
大會後期工作8
活動人員安排8
活動預算8
注意事項9
主席簽字9
附錄10
一、 活動名稱：
相約青協攜手共慶六周年華誕暨第七屆2012下學年度總結大會
二、 主辦單位：
華中科技大學武昌分校青年志願者協會
三、 承辦單位：
華中科技大學武昌分校青年志願者協會辦公室
四、 活動時間：
2023年1月10日（周四）晚18：30—21：00
五、 活動地點：
11棟106教室
六、 活動物件：
華中科技大學武昌分校青年志願者協會第七屆全體成員
七、 活動背景：
華中科技大學武昌分校青年志願者協會成立於2023年1月10日，是共青團華中科技大學武昌分校委員會主管下的乙個學生組織，是校級四大學生組織之一。「愛心獻社會，真情暖人間。」這是志願者的口號。
志願工作具有志願性、無償性、公益性、組織性四大特點。作為一名光榮的志願者，我們奉獻給社會的不僅僅是服務，同時也向全社會昭示了一種精神。校青協第七屆全體成員共148名，現理事會下設七個部門：
辦公室、服務部、外聯部、宣傳部、新聞網路部、組織部、文藝部。
今年2023年1月10日，校青年志願者協會6歲了。在這六年的時間裡，校青年志願者協會發展中開創了一系列有志願者特色的社會活動，如湖北省圖書館的義工活動，殘疾兒童福利院探望活動，無償獻血服務活動...六年來青協經歷了無數的風風雨雨，最終才有了現在的輝煌成就。
這6年無數的「志願者」為協會的發展付出了他們的汗水與智慧型，讓我們永遠的記住他們，珍惜他們留給我們的禮物——校青年志願者協會！
2023年十月的天，格外晴朗，明媚，澄澈。九月的霧靄已經散去，天藍得像一汪海水，舒朗的風，吻過飄悠悠的白雲，洋洋灑灑地點綴在天空，宛如乙個絢麗的夢。在這金秋十月裡，校青年志願者協會注入了新一批的新鮮血液。
他們的到來為協會增添了不少活力...一轉眼，一學期過去了，我們的努力與付出讓協會走上了乙個新的層次。在這刺骨的冬季，我們迎來了屬於我們的收穫。
八、 活動目的:
為慶祝校青年志願者協會六周年生日，進一步推進青協和諧發展，也為對青協這一學期開展的各活動及工作進行總結，特召開此次大會！與此同時我們本著豐富同學們的課餘生活，活躍校園氛圍，激發同學們的青春活力與合作精神，給同學們乙個真正展示自我、鍛鍊自我的舞台目這樣的初衷來召開此次大會。
除此之外，通過這次大會我們還將指出這學期不足之處，以便協會更好的發展，向更高的層次邁進；這次大會也將是乙個機會，乙個第七屆部員發表入會感想以及對青協的認識和建議的機會，我們將通過部員的真實感受與建議來更好建設協會；通過大會以達到增進各部門友誼，讓同學們了解近期協會的各活動；藉此機會鼓勵第七屆部員積極努力工作，對青協做出更大的貢獻；提出青協下學期的工作方向和開展的活動；紀念青協成立六周年。通過這次活動，讓每乙個同學都感受到青協的熱情，讓更多的同學了解青協，號召更多的同學加入志願活動，為社會公益做貢獻。
九、 邀請嘉賓：
學生處鄒處長，校青協第六屆主席，校學生會主席，社團聯主席，校團委辦公室執行主任，二系青協部長，四院校課外輔導實踐隊部長，陽光愛心協會主席。
一十、 活動具體安排：
（一）前期工作：
a、各部門推選一名部員製作關於部門此學年度發展和工作情況總結性ppt或**，及一篇關於在協會半學年的學習工作情況感言演講稿（1月7號前上交至辦公室審核）；
b、各部門1月5-7日安排兩名部員協助辦公室製作總結大會所需裝飾物（貼字：「相約青協攜手共慶六周年華誕」「校青協2012下學年度總結大會」、貼畫、氣球準備）；
c、各部協助新網部拍攝一段3-5分鐘祝福**（**採集物件協會內部及校內人員；具體內容：可以採用手拿個人對青協的祝福語**採集做成**或拍攝個人祝福短片）1月8號前完成；
d、1月7日前主席團需確定本學期「先進文體活動個人」、各部門「部門之星」部員、 校園「優秀志願者」 名單；
e、各部門需交代紀念卡片事宜：進門時即領取，利用會議時間寫，可以寫下自己對半年來工作的感受和今後的打算，並於大會結束後交於門口迎賓人員。
（二）、各部準備工作
辦公室：
12月20日前擬寫好校青協六周年慶暨第七屆總結大會策劃書；
12月28日理事會安排大會相關準備工作（由辦公室跟會部員督促大會前期各部進行準備工作）；
12月31日前申請舉辦教室106；
1月4-7日購買並書寫好邀請函，購買留言卡片160張，購買大會所需茶水，製作好大會所需席位牌及大會所需裝飾物；
1月7號收齊並審核各部門部員總結性ppt，通過後加入後期流程ppt內；
1月8日前製作好相關榮譽證書，製作好大會流程所需的ppt（本次大會將有每個部門的部員做總結性演講，製作ppt時需將各部部員ppt按大會流程插入）及各部門位置規劃ppt，完成後交於大會主持人；
1月8日檢查並審核前期工作是否已全部準備到位，並作相關調整；發放各組織的邀請函；
1月9號預定好大會所需蛋糕（蛋糕主題突出表現慶祝校青協6周年華誕），並於大會相關環節組織好最後的切蛋糕活動（切蛋糕人員安排：校青協第七屆主席團及各部部長）；
1月10號晚17:40前完成對大會的會場（106）的裝飾（橫幅、會旗掛於會場後方，106的大門用氣球裝飾,會場內部布置：兩邊幕布貼上文字需有貼畫環繞裝飾，並突出慶祝校青協六周年以及2012下學年度總結大會），擺放好茶水，席位牌等物資；
會議期間：安排部員做好會議期間各項排程工作（a、安排2名部員做迎賓並發放留言卡片，於大會結束時在門口收齊卡片，4名部員於兩邊門口做簽到；b、安排1名部員會議期間做好開關燈工作；c、安排4名部員組成大會期間突發情況應急小組，負責大會流程的按點進行，會議期間維持會場秩序，保證會場清潔衛生）。
宣傳部:
1月5號前準備製作好校青協六周年慶暨總結大會的宣傳海報三張，1月6號將展板擺放在18號教學樓門口，中區廣場，11號教學樓門口。
新網部：
1月8號前拍攝一段3-5分鐘祝福**（**採集物件協會內部及校內人員；具體內容：可以採用手拿個人對青協的祝福語**採集做成**或拍攝個人祝福短片），製作一段5-7分鐘協會**（**需涵蓋2012下學年度校青協各種系列活動）並做好相關剪輯；提前準備好大會開始前****《在你身邊》及期間的《生日歌》音訊；提前安排好106教室各種裝置除錯人員（需10號下午7-8沒課，協助相關老師除錯裝置，1月9號前將除錯人員上報至辦公室）；提前安排2名部員準備大會期間相關**及ppt**（1月10號17:50前於106會場就位）；安排2-3名人員對大會進行實時照相，及**拍攝；會議期間大會程序實時做到網路進行更新。
外聯部：
1月4號前為大會圓滿召開聯絡好相關贊助方（與辦公室商討採購金額）；根據贊助相關要求準備好橫幅2條（橫幅內容：1 相約青協攜手共慶六周年華誕；2 預祝校青年志願者協會2023年度總結大會取得圓滿完成），並將兩條橫幅掛於校園醒目處，並於大會當天（10號）下午17:00前收回一條交於辦公室；提前聯絡校廣播台，記者團在大會期間進行跟蹤記錄和報道。
服務部：
安排6名部員在大會開始前做好迎賓工作並發放留言卡片（1月10號17:50前就位），於大會結束時在門口收齊卡片，提前安排人員打掃會場。
文藝部：
1月9號前辦公室選擇一名大會主持人，要求提前並熟悉新網部製作的大會流程ppt（1月10號17:50前就位），安排人員領唱生日歌。
注：1、 辦公室是此次總結大會的總負責部門，負責整個大會的調動和監督，各部門應聽從其調配。
2、 辦公室點名人員須在18:00到達會場，並坐於相應位置，茶水及席位牌擺放須在17:40完成；裝飾人員須在17:
40前完成會場布置；18：10前須開始****《在你身邊》；各部門座位安排表ppt需在17:50-18:
20期間在大螢幕上顯示；辦公室、服務部迎賓人員須在17:50前到達會場開始工作。
3、 購買物資時一定要收取正規發票，並按要求填寫，在1月13日前交給辦公室副主任鄭露陽。
（三）、大會流程：
1、17:50-18:25大會開始前會場內迴圈**《在你身邊》，並展示座位分布ppt；
2、18:30主持人上台宣布會議開始，介紹到場嘉賓宣讀各組織發來的賀電，介紹並**祝福**短片，隨即關燈**影片；（5min）
3、有請第七屆主席劉玉凡上台發表演講，總結本學期工作，並對下學期工作進行規劃展望；(5min)
4、有請副主席梁曉明宣讀校青年志願者正是部員名單，隨即宣布本學期的「優秀文體活動個人」及各部門「部門之星」部員名單；（5min）
5、有請主席劉玉凡為獲獎人員頒獎榮譽證書並合影；（3min）
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