一、目的
為使公司的會議管理規範化、有序化，提高會議的決策效率，嚴明會議紀律，維持會場秩序，特制定本制度。
二、適用範圍
本制度適用於公司各類會議的管理工作。
三、相關職責
1．行政部
（1）負責公司會議的管理標準制定、執行及監督等工作；
（2）負責各會議檔案管理及會議決議的管理工作；
（3）負責相關會議的後勤保障工作。
2．會議召集部門
（1）負責發布會議通知，明確會議時間、會議地點、參會人員、決議事項、需準備或閱讀資料等資訊；
（2）負責督促相關部門提交上會資料，提醒參會人員會前閱讀會議資料，做好參會準備；
（3）負責編排會議議程、準備電子演示文件等會議必備資料；
（4）負責會議召集、會議主持、會議過程控制、會議紀要的整理與發布；
（5）負責決議事項跟蹤落實。
3．各參會部門
（1）負責按照會議組織單位要求提交上會資料；
（2）負責會前閱讀會議資料，做好參會準備，履行本部門建議/評審職責；
（3）負責對會議中安排重點工作進行落實，確保各目標達成；
4．人力資源部
負責對違反會議相關規定員工的處罰工作。
四、會議管理程式
（一） 會議準備
1．會議組織部門發出會議通知，確定會議時間、會議地點、主持人、參會人員、會議主題、需準備資料或閱讀資料等要素。
2．會議組織部門督查相關部門在會前1天，提交上會資料或閱讀相關資料，如需公司領導審議的檔案，需提前1天以書面或電子版提交至相關領導。
3．會議組織部門應確保各參會人員得知會議資訊，對無法以書面通知形式告知到會的人員，需以**、簡訊或其它方式進行通知，確保通知到人。會議發生更改或取消，組織者應立即通知到相關人員。被通知參會人員如認為自身不需要或不能參會的，應在接到通知後立即與會議組織者溝通達成一致。
4．會議開始前，會議組織者應提前到場，做好會場布置和安排，準備好投影、音響、攝像等會場設施裝置，確保會議的正常召開並達到預期效果。
（二） 會議過程管理
1．會議組織者須提前到達會場，檢查各項工作準備情況。會議組織者應安排好會議記錄人員，做好會議簽到及到會人員的統計工作。
2．會議應按時召開，參會人員必須準時進入會場，不得遲到、早退，不得中途離開或曠會。因特殊原因不能到會的人員，必須向會議組織部門說明後委派相關人員參會，並對會議決議負責。
3．會議主持人應根據本制度的要求掌握會議時間，注重會議主持技巧、引導會議議題，嚴格控制會議議程和會議時間，確保會議效率。
4．會議進行過程中，會議組織部門負責會議記錄；各參會人員應充分發揮能動性，積極參與各議題的討論與審議，不得從事與會議無關的工作。
5．會議期間必須關閉訊信工具或將通訊工具調為靜音或振動狀態，不得在會場中接打**，如會議途中有客戶來電，可輕聲離開會場接聽並盡快進入會場。如會議途中有重要客戶來訪，需向當期會議領導說明情況後暫作安排，非領導同意，不得藉故處理其它工作事務或缺會。
6．會議中針對相關議題應達成決議，並明確後續跟進措施、責任部門/崗位、解決時間等，對多部門配合事項應達成明確承諾。
7．會議結束後，會議組織部門協助相關部門進行會場清理工作，對遺漏在會議室的檔案資料，應逐一整理帶離或組織銷毀。
（三） 會議後續工作
1、會議結束後，借用公司會議室的由會議組織者安排人員整理會場。
2、編制會議紀要
（1）必要時會議應就議題當場形成會議紀要或會後形成正式的會議紀要。需會後形成會議紀要的，在會議召開後2工作日內，編制單位應將會議紀要擬制完畢，報相關人員會簽及相關領導審批後分發至有關部門及人員。
（2）會議紀要編制應包含會議時間、地點、議題、主持、出席人員、列席人員、主要議程、會後需落實事項等相關內容。
（3）會議紀要必須完整、準確記錄與會領導的工作指導及安排，文辭通順、條理清晰，引用經營資料必須經提供部門確認。
（4）若會議有需落實的工作事項，必須指明該項工作的完成時限、責任部門、執行責任人、督察責任人，並記入會議紀要 「會後需落實工作事項」中。
（5）會議議定事項應以《會議紀要》或正式檔案為準。會議要求傳**）達的內容，相關領導或參會人員應及時準確傳**）達到有關人員。
（6）會議紀要報相關許可權領導審批通過後，由組織管理部門負責會議紀要下發，行政部負責存檔。
（四） 會議任務跟進
各會議組織部門按照會議紀要內容進行工作督辦，對會議決議的組織和執**況進行跟進，並應及時向參會主要領導匯報。
五、會務服務提供部門
1、公司召開的公司級會議會務服務統一歸口行政部負責。
2、會務服務包涵內容：
（1）提前做好會前準備工作，如落實會場、布置會場、備好座位、會議器材等會議所需的各種設施、用品，確保會議室清潔衛生以及會議所需物品的正常使用；
（2）如參會人員眾多、會議時間較長的大型會議還需做好會議地點聯絡洽談、就餐、住宿、攝影（留下影像資料）、車輛安排等事項。
六、違反會議紀律的處罰
1.違反會議紀律者，公司根據情節輕重做出如下處罰：
2.處罰執行部門：人力資源部
七、附則
本制度解釋權、修改權歸行政部。
本制度自頒布之日起實施。
附件：《會議紀要》
附件:會議紀要
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