碑林區金輝老年愛心護養院
一、目的
為規範碑林區金輝老年愛心護養院（以下簡稱我院）各項會議及各類培訓流程，統一會議管理模式，減少會議數量、縮短會議時間，提高會議質量，特制定本制度。
二、職責
（一）院辦負責會議管理，所有重要會議要在院領導批准後到院辦登記備案。
（二）會務工作主要由院辦承辦；其他部門主辦或召集的會議，院辦應予協助。
（三）除其他部門主辦的會議資料各自存檔外，會議資料由院辦整理、分發、立卷、存檔。
三、會議分類
（一）、部門例會制度
1、主持與記錄：各部門自行記錄，由部門主管主持
2、召開時間：每週一上午10:00。特殊原因需要延期召開的由部門主管提前通知。
3、參加人員：部門主管、部門員工
由於出差等特殊原因不能參加例會的，應提前向部門主管請假。
4、會議內容：該部門上週工作總結、本週工作計畫。
（二）、院長辦公例會制度
1、主持與記錄：由院辦召集，院長主持，院長助理進行會議記錄。院長未列席會議時，由業務副院長主持。
2、召開時間：每週五下午4點。特殊原因需要延期召開時由院長助理提前通知。
3、參加人員：我院各部門主管。由於出差等特殊原因不能參加例會的，應提前向院辦請假。
4、會議內容：
（1）護養院日常運作情況的總結。
（2）各部門匯報上週工作任務完成情況，著重介紹在任務執行過程中出現的問題。
（3）全體與會人員就工作中所遇到的問題進行發言。
（4）院長查房後所出現的問題進行通報並對設計部門提出整改意見。
（三）、公司工作述職會議制度
1、主持與記錄：工作述職會議由院辦召集，院長主持。
2、召開時間：每年召開兩次，分別在年中和年末召開，具體時間由院辦安排。
3、參加人員：公司全體員工。由於出差等特殊原因不能參加例會的，應提前向院辦請假。
4、會議內容：各與會人員各自總結、匯報半年來的工作情況，如工作具體內容、工作任務執**況及所取得的業績或成效等。
（四）、其他會議
1、護養院年終總結表彰大會
總結全年工作情況，佈署下一年度工作任務，表彰獎勵先進集體及個人。此項會議由院辦具體組織實施。
2、各專題會議
相關部門根據實際工作需要不定期地召開。會議的內容主要是針對運營管理、企劃工作、護理工作、預算管理及合約事宜等專項工作進行討論、佈署和總結。
3、員工發起的會議
公司員工可以發起一定級別的會議，員工對公司的某一制度，或者工作中出現的問題提出解決方案，需要多個部門協同時，可以提請適當級別的會議。由院辦將會議納入臨時會議的範圍，並由院長批准。
四、會議召開
（一）會議安排：
1、凡涉及到多個部門人員參加的會議或由於階段工作需要臨時召開的會議，會議召集部門應在召開前1-2天將院長批准後的會議通知單報院辦，由院辦進行統一安排，方可召開。
2、院辦每月統一編制例會會議計畫，與月排班表同時公布。
3、凡已列入會議計畫的會議，如需改期，或遇特殊情況需臨時安排其它會議，組織部門應提前2天報院長審批並報請院辦調整會議計畫，未經院辦調整的，任何人（部門）不得隨意調整正常會議計畫。
4、各部門工作例會必須服從我院的統一安排，各部門小會不得安排在公司例會同期召開，應堅持小會服從大會，區域性服從整體的原則。
5、會議一經確定，與會人員應預先做好各項工作安排，原則上不可請假缺席或遲到，遇特殊情況須提前向院長請假，獲得批准後方可指派專人代為參加，會後應主動詢問會議內容及交辦事項，確保會議佈署的各項工作按時保質完成並對工作結果負責。
（二）、會議的準備：
1、護養院有專項主題的會議或需有投影裝置演示說明的會議，應由院辦提前做好投影裝置連線除錯工作；
2、會議之前，院辦應有專人負責會議會標的製作和設定，並根據會議級別或性質準備好會議飲用水或其他招待用品；
3、特別重大會議，應由院辦專人負責各項準備工作，具體包括以下內容：
3。1會議議程安排（應提前報交主要參會者）；
3。2會議資料準備（如需分發應在入場前登記分發）；
3。3會議場所布置；
3。4會議服務人員的安排；
3。5會議簽到；
3。6會後事項安排。
3。7會議需要留存資料的應提前通知相關部門做好拍照、攝像工作。
（三）、會議召開及傳達：
1、應明確會議的目的，會議的目的是解決問題提高效率，因此會議應明確主題，不開無邊際的會議。
2、參會人員在會前應明確會議要研究的議題以便準備好相關檔案材料。
3、與會者的發言要言簡意駭，一般發言不可過長，會議組織者或主持人在開會前應該就每個人的發言時間予以統計和控制，時間到後，無特殊情況不予延長。每次開會中應該強調發言的時間要求。
4、重要會議決議或記錄未正式公布前，與會者不得提前透露會議內容。
5、與會人員必須用正式的會議記錄本做詳細的會議記錄，以便於會後向部門員工準確傳達會議精神，落實各項工作任務，院辦將不定期抽查與會人員的會議記錄。
7、會議結束後院辦或其它會議組織部門負責將問題進行彙總、分類，並將會議中對各部門工作的要求進行整理、分類、下發。公司會議決定事項的督辦、檢查和追蹤由院辦專人負責，根據規定的時間節點逐項跟進，並在下一次例會前將各部門完成情況報院領導。
五，本制度自發布之日起生效。
2023年7月24日
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