公司文件管理制度
第一章總則
第一條為使****物資****在法律糾紛中更好地維護自身利益、爭取最大優勢，特設立本項制度以規範公司在日常經營中具有法律意義的文件、憑證的存留。
第二條本制度在公司已有檔案管理制度上建立，基本原則上不與已有制度衝突，若具體條款在法律問題與其他制度上有不符之處，以本制度為準。
第三條若無特別指出，下文中皆稱「****物資****」為「公司」，稱「具有法律意義的文件、憑證」為「文件」。
第二章人員設定
第四條公司需設有專門人員負責文件的收集、整理、歸檔、儲存。
第五條公司其他工作人員有義務協助文件管理人員的文件收集工作。
第三章管理物件
第六條本制度的管理物件為具有法律意義的文件、憑證。
第七條本制度所管理的文件、憑證內容所涉包括：
（一）本公司所簽合同及合同相關收據、匯款單據、發票等單據資料；
（二）本公司對內對外財務往來中的票據、存根等資料；
（三）本公司主營業務在對外洽談、合作、糾紛過程中的重要資訊記錄。
（四）本公司在內部管理中形成的檔案文稿、會議紀要等；
（五）本公司對外發出的通知、催告、邀約等檔案、資料、憑證；
第八條本制度所管理的文件、憑證的存留包括以下幾種形式：
（一）紙質文件檔案，包括材料原件、影印件，文字資料列印版；
（二）電子文件檔案，包括電子郵件及附件、文字檔案、**檔案、音訊**檔案、聊天記錄、網頁截圖等。
第四章管理要求
第九條存檔管理
（一）常規檔案由各個部門收集，在文件管理專員核對確認後，整理歸檔；各專案檔案資料由各專案組成員負責收集整理，由文件管理專員核對確認後，歸檔。
（二）電子文件的存檔管理。無**司或是部門所有電子文件在儲存時不得將工作資料的目錄存放在桌面上。具體內容根據級別分設各級目錄。
（三）對於涉及公司機密的文件檔案須特殊保護備份交由主管部門保管。
第十條借閱管理
（一）電子文件借閱
1、公司領導層有權隨時調閱任何電子文件。
2、除非得到公司領導層批准，其他管理人員和個人無權調閱機密和重要的電子文件。
3、專案階段性工作完成後，其電子文件按管理要求轉存至公司的伺服器。若專案進行中需要調閱，必須事先申請，得到批准後方可進行調閱。但借閱中嚴禁拷貝。
（二）文字資料借閱
1、任何人借閱公司機密和重要的文字資料，須進行借閱登記。
2、文字資料的借閱實行「當日歸還制度」即當日借閱當日歸還，若因工作需要第二天仍要借閱的，應重新辦理借閱手續。
3、非經允許任何人不得私自影印借閱的文字資料，一經發現證實將依《員工手冊》的規定嚴肅處理。
第十一條移交管理
（一）電子文件的移交
1、因工作變動或離職時，只要使用電腦工作的員工都必須向公司指定的接收人進行電子文件的移交。
2、移交前不得拷貝、刪除任何資料，並且必須事先提交電子文件清單目錄，以準確和清晰的完成交接。
3、移交工作完成後，須在《離職人員交接清單》上註明。並由接收人簽字認可。
4、凡發現有無法開啟的重要文件，公司將視文件之重要性酌情進行扣款處理
（二）文字資料的移交
1、因工作變動或離職時，凡手中有工作文字資料的，必須向公司或部門指定的接收人進行文字資料的交接。
2、移交前應事先提交清單目錄，按清單目錄進行交接。移交後必須經部門負責人和接收人簽字確認。
3、凡承擔機密和重要資料保管的工作人員不能完整移交工作資料的，也將依據《員工手冊》的規定進行處罰。
第十二條銷毀管理
（一）電子文件的銷毀
1、儲存在公司伺服器上的機密及重要的電子文件超過時效期由管理人員編制銷毀目錄，經批准後在公司授權的管理人員的監督下進行刪除。
2、儲存在部門電腦和個人工作電腦上的機密和重要電子文件不得自行刪除，超過儲存期限的經申請批准後，在專人監督下進行刪除。
3、有用資料可在光碟備份的前提下，每月由部門進行刪除。
（二）文字資料的銷毀
1、機要資料超過規定的儲存期限由管理人員編制銷毀目錄，經報批後進行銷毀在公司指定的專人監督下進行銷毀。
2、一般資料超過規定的儲存期限編制銷毀目錄。經向總經理申請批准後，在專人監督下進行銷毀。
第五章責任制度
第十三條在文件資料移交歸檔之後，文件管理專員對文件的完整性、真實性負有連帶責任。
第十四條在文件資料移交歸檔之前，文件的真實性、完整性受損時，時負責人對此負有連帶責任。
第十五條在文件資料借閱期間，在借閱人員身份核實無疑無誤的情況下，文件借閱人員對文件真實性、完整性負責；若借閱人員身份核實存在疏漏，則文件管理專員與借閱人員對此共同承擔責任。
第十六條本制度於公布日開始施行。
2023年9月7日
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