流程試執行管理制度

2021-03-04 00:11:00 字數 3277 閱讀 3569

1.0目的

根據公司流程體系運作管理要求,規範流程在設計完成後對實際業務工作進行指導,驗證流程的合理性、正確性。為進一步規範流程設計內容符合性和程式,提高公司的流程質量和工作效率,建立健全流程執行驗證機制,提公升公司運營水平,特制訂本制度。

2.0適用範圍

裕富寶廚具裝置(深圳)****所有設計的流程。

3.0程式

3.1試執行前準備

3.1.1文控準備

在流程試執行開始前,各部門流程責任人負責將所負責編制的流程圖、流程表發給流程

總設計師。流程總設計師編制流程說明檔案、表單、操作規範等檔案,同時對各部門提交的

流程圖、流程表統一進行格式規範,報公司領導審批後轉交行政人事部體系工程師處,統一

發布。3.1.2流程責任人職責

1)明確的流程擁有者,流程責任人要明確,認同自己的責任,並對此工作保持高度

重視和積極參與。

2)流程責任人負責組織和領導本部門流程專案小組,協調跨組織合作,保持組員穩

定性。3)保持流程專案小組成員都能積極熱情的參與試執行工作。使試執行小組中的每位

成員都明確自己在試執行過程中的職責和所扮演的角色,並能夠積極參與到流程

的執行中。

4)對所負責流程涉及的各個角色進行培訓,確保流程及相關檔案執行到位。

5)負責收集和解決流程試執行中出現的問題。

6)作為專案的介面全面協調和督察流程的試執行工作,控制時間進度,在專案發生

變更的時候能夠及時的對計畫作調整和說明原因。

7)配合流程總設計師組織推動本部門流程的試執行,監督本流程實施,組織推動本

部門流程持續優化。

3.1.3培訓和宣傳

各流程負責人要在流程評審和發布後就流程專案組成員和相關介面人員進行培訓,通過

培訓及宣傳,讓流程各專案成員和試執行相關人員都能明確整個專案的目的,意義,各個

階段的實施狀態,以及個人在流程活動中擔當的責任,防止在流程的試執行中偏離和脫節。

以免影響到整個實施計畫。

3.1.4培訓的內容

3.1.4.1流程意識培訓

3.1.4.2流程基本常識培訓

3.1.4.3流程重要性培訓

3.1.4.4本次試執行流程本身的一些關鍵控制點、試執行流程的業務活動的操作說明。

3.1.4.5試執行過程中異常情況的處理方式和詳細說明。

3.1.5培訓要求

1)有計畫的組織專項培訓,直到組員足夠了解專案的目的和操作內容。

2)有專門的培訓文件,以及培訓記錄。

3)試執行期間通過多種手法進行宣傳,試執行小組的不定期討論會議等。

3.1.6制定流程試執行計畫

3.1.6.1流程試執行開始前各流程責任人負責制定所負責流程的試執行計畫表,計畫要有明確

的起止時間,提交時間為董事辦統一發出的通知為準。如果在試執行的過程中,因為

一定的客觀原因不能按照計畫時間完成流程試執行,須更新計畫表,並報公司高層審

批。 3.1.6.2流程試執行計畫說明要明確試執行的目標和物件及試執行的目的。流程試執行計畫要

求以專案管理模式進行流程試執行,檢驗流程的可操作性以及執行結果是否可以達到

一定的評核指標,及時發現流程中存在的問題,並準確記錄分析和解決問題(以《流

程執行問題記錄表》形式記錄流程試執行狀況),對試行流程固化次數做綜合性評估,

從而達到流程固化和優化的目的為企業服務。

3.1.6.3試執行物件針對乙個流程的乙個具體活動進行運作考慮該流程執行的可行性。

3.2試執行過程

3.2.1問題管理

流程試執行過程中,流程責任人、專案組成員和相關介面人員都有責任對該流程試執行過程

中存在的問題進行記錄,提出改進建議,並及時採取改進措施。問題分三類:第一類,流程設計

的問題。對流程檔案設計的缺陷描述不清晰等問題進行記錄和修正,並及時更新流程檔案,以符

合實際操作。第二類,流程中發現的業務上的問題:在試執行過程中暴露的業務問題,包括公司

一直以來的運營方式、資源配置、組織架構、企業文化等等,這部分問題可以直接反饋給上一級

領導,由公司高層來做出決策。第三類,組織問題。在試執行過中發生的組織協調問題,也需要

記錄並且予以溝通解決。

3.2.2流程試執行中各活動執**況

流程的試執行應當嚴格按照流程說明來執行,如有執行或者偏離流程的情況,應當說明原因。

若是因為不可抗拒因素產生的不能執行或者換作其他執行方式,在說明原因並取得組員溝通一

致情況下,可以忽略不計。

3.3試執行結束

3.3.1流程檔案優化

試執行結束後,流程責任人、專案組成員必須對流程圖和流程表進行優化,完善和版

本公升級。流程說明書中的活動說明要清晰,易懂。流程的主要活動要有相關的模板支援。

3.3.2流程測評指標

明確測評指標就是對這個流程的考核指標要明確,是否提高效率,縮短週期等。通過流程試

執行,流程負責人需要驗證流程的考核指標有沒有得到完善,還需要做哪些方面的努力。

3.4報告提交

3.4.1編制流程試執行總結報告

流程試執行總結報告中應包括專案實際進度與計畫的對比:試執行中遇到/存在的流程本身

問題,試執行問題和業務問題等。以及相應的問題分析和解決措施。試執行小組成員和專案經

理可對針對試執行給出一些改善建議,針對需要幫助的問題可以提出意見等;試執行的流程是

否已經是端到端完整運作?試執行的流程是否具備了批量操作的條件?試執行結束後,真實、

客觀評估流程是否具備固化條件等。

3.4.2編寫案例提案

總結和編寫流程試行過程中的成功經驗或失敗教訓的案例,將經驗和教訓細化到典型的具體

的例項中,從乙個點上進行分析。以便新的流程產生或流程修改提供經驗支援。

3.4.3檔案管理

1)在流程試執行結束後,各流程責任人對流程圖及流程表進行優化,整理試執行涉及到

填寫的模板,輸入、輸出文件,問題記錄表,試執行計畫表以及修改前後的流程圖和流

程表,及時歸檔到流程總設計師處。

2)一體化流程檔案由流程總設計師進行格式或規範,報公司領導審批後轉交給行政人事

部體系管理處。

3)流程檔案使用的模板由流程總設計師統一發給各部門負責人。

4)流程試執行結束後,如果流程檔案有修改,各部門將流程修改檔案發給流程總設計師,

流程總設計師將審批後的流程檔案置換舊版流程檔案,舊版流程檔案作廢處理。

4.0本制度由董事辦流程專案組負責解釋和修訂。凡本制度未明確規定內容,按有關規定執行。本制度自2023年7月15日開始試行,2023年8月16日開始正試執行。

5.0附件

《流程試執行計畫》、《流程執行問題記錄表》。

執行管理制度

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