年會是企業激勵員工、展示業績、聯絡客戶的重要手段。通過豐富多彩的活動、豐厚的獎品、誘人的美食以及輕鬆的旅行，帶給員工和客戶美好的體驗。 年會的組織大致分為七個環節：
（1）確定活動立項 （2）制定預算 （3）選定會務** （4）確定方案 （5）確認實施細節 （6）結算 （7）總結年會的組織有五個要素： （1）預算 （2）人數 （3）參會人員組成 （4）會議主要議題 （5）會議時間這五個要素牽涉到在整個年會組織過程中選址、酒店、餐標、禮品、活動安排等一系列決策。 在制定預算環節，主要考慮交通、住宿、膳食、會議綜費、禮品，有的年會還要加上會後的旅遊預算。
選定會務**是組織年會便捷可靠的方法： 第一，可以節省預算，花同樣的錢可以辦更多的事。一般而言,酒店的**從高到低會分為:
門市價、前台折扣價、商務公司**、會議團價、旅遊團價五個檔次。直接向酒店訂場地和客房反而比通過會務公司**高第二，可以節省時間、簡化操作流程。專業的會展**對酒店場地及提供的服務都比較熟悉，它們可以按照要求很快找到合適的地點和報出初步的預算。
第三，更好地協調酒店關係，以保障會議的順利進行。年會的組織實施是個繁瑣的服務過程，它是乙個需要很多協調工作的系統工程。會務**公司的操作經驗以及和會務酒店良的好合作關係是非常重要的。
比如cheackin,按照酒店的規定，在下午14:00以後客人方可入住，特別是在旅遊旺季。如果您的會務活動人數眾多(比如用房數在100間以上),而酒店在前一天是滿房的情況下,就會造成大批客人到店後無法入住的情況,這時候就需要會務**公司動用人脈和酒店各部門(前台、禮賓部、客房部等)進行協調,以解決入住問題。
另外，在會場搭建時的提前進場時間也需要和酒店工程部、宴會廳及保安部進行協調,如果沒有會務公司的協作,組織者會增加很大的難度。 在確定方案環節,首先要將此次活動的核心議題合理地安排到會議議程當中。主會場、舞台及背景搭建、節目選擇、餐標及選單、房間、接送機、會後旅遊這七項是在這一環節最須留意的地方。
接下來是重要的確認實施細節了。首先，要建立乙個工作進度表，這是提高效率、保障活動順利進行的有效手段。工作表的內容要包括以下幾個方面：
a邀請的貴賓及確認其成行； b舞台設計、場地搭建、燈光音響布置的完成； c文書工作、會議資料的準備； d房間分配表； e用餐（餐標、選單、主桌、颱卡）； f交通安排； g各項工作的負責人及聯絡方式；
h支付各項定金的時間表； j表演者的邀請及確認； k禮品、胸花、指示牌、胸卡； l會務**及錄影資料的製作和贈送。 在檢查準備工作的時候，關鍵點是：圍繞年會的目的、重要人物、核心議題的關聯活動是否夠豐富、夠突出。
在結算環節，關鍵是在活動進行過程當中，要事先指定專人在酒店的每個消費場所簽單確認。比如自助餐的用餐人數、用車的時間及里程、洗衣及長途**費、上網費、酒水、大堂吧消費、迷你吧消費、會議茶歇的人數等等。一般而言，酒店的各項預定都***人數的要求，在預計人數的5-10％以內，酒店是可以靈活處理的。
總結報告的內容應該包括此次活動是否達到了預期目的，預算執**況、對會務**的服務評價、不足和建議。
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2.尊重公眾的原則 倫理道德準則的核心是組織公關活動及其策劃者的道德觀念要日趨加強，這並不是要組織完全犧牲自身利益，而是要求組織在考慮自身利益與公眾利益的關係時，始終堅持把公眾利益放在首位，更多地為社會作出貢獻。所以，公關策劃時要正確把握公眾心理，按公眾的心理活動規律，因勢利導。公關策劃必須遵循尊重...
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