1 通用格式
1.1 責任者：
所有責任者須填寫單位全稱或規範的簡稱。
如：單位全稱：鹽商集團人事行政部
規範的簡稱： 人事行政部
不規範的簡稱：人事部
責任者在著錄時應前後保持一致。
如該檔案為若干單位聯合發文，最多填寫三個責任者，被省略的責任者用「[等]」表示，各責任者之間用「；」隔開。
個人責任者（如單位領導年度述職報告、工作總結等），一般只著錄姓名，必要時在姓名後著錄與檔案相應的單位、職務、職稱，並加「（）」號。
會議責任者應寫明會議全稱、舉行的屆次數。如：鹽商集團2023年度工作會議第一次會議
未署責任者或原責任者不完整、不準確時，應著錄考證出正確的責任者，並加「」號。
1.2 日期：
所有日期均為8位阿拉伯數字表示，年份為4位，月、日用2位數字，足用「0」補齊。
如：92年1月23日
正確寫法為19920123
錯誤寫法：920123或者1992123
如果原文沒有精確到日，又不能考證的，日期兩位用「00」補齊。
如：原文日期為92年12月
正確寫法為：19921200
如果若干份檔案作為乙份檔案存檔，則格式為「最早日期-最晚日期」如：19920101-19920321
1.3 文號：
應寫全稱，年份為4位，括號用方括號「」表示。
如：原文寫法：鹽商(人事)發第2015-【011】號
正確寫法：鹽商[人事]發第2015-[011]號
如原文有兩個以上檔案編號的，兩者之間以「；」隔開。
2 案卷目錄格式要求
2.1 案卷目錄著錄專案：
包括目錄號、案卷號、檔號、案卷題名、責任者、年度、頁數、卷內件數、起始時間、終止時間、保管期限、密級、備註。
2.2 著錄格式：
2.2.1 檔號：
格式為「年度號-分類號」目錄號用4位阿拉伯數字表示，分類號用2位英文本母表示一級二級分類號中間用「」隔開，目錄號與分類號中間用半形橫線「-」隔開。位數不足的，以「0」補齊。
如：年度號為2015，分類號為經營管理下資產管理類的檔案， 檔號應為：2015-jgzg
2.2.2 案卷題名：
一般照錄原文，原題名確有錯誤或不能揭示案卷內容時，應修改後再著錄。
2.2.3 責任者：
一般照錄原文，規範同1.1。
2.2.4 歸檔年度：
該份案卷的歸檔年度，用4位阿拉伯數字表示。
如歸檔年度為92年，應寫為1992
一般檔案發文年度即歸檔年度，個別情況下應注意區分。
例：檔案《鹽商集團2023年工作總結及2023年工作展望》，發文日期為2023年1月10日，如果該檔案以總結為主，則應作為2023年檔案歸檔，即歸檔年度為2014。
2.2.5 頁數：
填寫該卷檔案的總頁數。
2.2.6 卷內件數：
填寫該案卷內總件數
2.2.7 起始時間、終止時間：
分別填寫該案卷中最早、最晚檔案檔案的時間。分別用8位阿拉伯數字表示，規範同2.2。
2.2.8 保管期限：
按原保管期限分別填入「永久」、「30年」「10年」。
一般將不同保管期限檔案分開立卷。
2.2.9 密級：
密級一般按檔案形成時所定密級著錄（如內部、秘密、機密、絕密），對已公升、降、解密的檔案，應著錄新的密級。
2.2.10 備註：
填寫該份案卷其他需要說明有關事項。
3 卷內檔案目錄格式要求
3.1 卷內檔案目錄著錄專案：
包括目錄號、案卷號、順序號、檔號、文號、責任者、檔案題名、日期、頁數、備註。
3.2 著錄格式
3.2.1 檔號：
格式為「年度號-分類號-案卷號」目錄號用4位阿拉伯數字表示，分類號用2位英文本母表示一級二級分類號中間用「」隔開，案卷號用3位阿拉伯數字表示，中間用半形橫線「-」隔開。位數不足的，以「0」補齊。
如：年度號為2015，分類號為經營管理下資產管理類第一卷， 檔號應為：2015-jgzg-001
3.2.2 順序號：
即本卷中的流水號。times new roman 11號字居中對齊
3.2.3 責任者：
規範同1.1。宋體 11號字居中對齊，若字數過多不能全部顯示可縮小字型大小直到全部顯示。
3.2.4 文號：
規範同1.3。宋體 11號字居中對齊，若字數過多不能全部顯示可縮小字型大小直到全部顯示。
3.2.5 檔案題名：
一般照原件著錄，如原件沒有題名，則應自擬題名，並加「」號。原題名不能反映檔案主要內容時，原題名照錄，並據其內容另擬題名，加「」號附後。
如：原題名為：關於**滬商發[1992]30號檔案的通知。正確著錄題名為：關於**滬商發[1992]30號檔案的通知[關於做好汛期安全工作的通知]。
檔案除正題名外，有並列題名、副題名、說明題名文字時，應按序依次著錄。檔案中，並列題名是以另一種語言文字。
書寫的與正題名相對照的題名。正題名與並列題名之間加「=」號。副題名是解釋或從屬於正題名的另一題名。
說明題名文字是指在題名前後對檔案內容、範圍、用途等的說明文字。副題名、說明題名文字前加「：」號。
檔案題名中的責任者與責任者項的內容重複時可省略不著。但如果責任者名稱是題名不可缺少的組成部分時，則應將責任者名稱作為題名的一部分著錄。
宋體 11號字左對齊，若字數過多不能全部顯示可縮小字型大小直到全部顯示。
3.2.6 日期：
即檔案形成時間，一般公私文書、信札為發文時間，決議、決定、命令、法令、規程、規範、標準、條例等規範性檔案為通過或發布時間，條約、合同、協議為簽署時間。規範同1.2。
times new roman 11號字居中對齊
3.2.7 頁數：
頁數用阿拉伯數字標識。
計算頁數應以檔案中有**的頁面為一頁，空白頁不計算頁數。
摺疊的檔案圖表，按摺疊前有**的頁面計算，多份檔案作為一件時，按各檔案頁數相加在一起計算。
如果問題的請示與批覆，分別為4頁和1頁，作為一件時，該件頁數應為5頁。
times new roman 11號字居中對齊
3.2.8 備註：
該份檔案其他需要說明的事項。主要註明檔案附件題名、檔案的特殊**如捐贈、購買、交換、複製、寄存等、檔案的真偽判斷等情況。
示例1：此件寄存於財務部
示例2：影印件
宋體 11號字居中對齊，若字數過多不能全部顯示可縮小字型大小直到全部顯示
4 以上標準依據《檔案目錄資料採集規範》（p檔案法規標準彙編-111）及《歸檔檔案整理規則》（p檔案工作基礎-89）。
歸檔檔案目錄
1 上級檔案 上級黨委部門下發的有關檔案材料等。2 本級檔案 本級制定或下發的有關檔案材料等。3 下級檔案 下級上報的有關檔案材料等。4 各類花名冊 黨組織班子成員 正式黨員 預備黨員 發展物件 入黨積極分子 失聯黨員 流動黨員 離退休黨員 建國前老黨員 生活困難黨員等花名冊。5 各類會議記錄 黨支...
檔案館歸檔目錄
卷內目錄 案卷題名 立項報批檔案共2頁第1頁 卷內目錄 案卷題名 立項報批檔案共2頁第2頁 卷內目錄 案卷題名 設計技術檔案共1頁第1頁 卷內目錄 案卷題名 樁基礎工程施工技術檔案共1頁第1頁卷內目錄 案卷題名 土建及水電安裝工程施工技術檔案共2頁第1頁卷內目錄 案卷題名 土建及水電安裝工程施工技術...
水利工程檔案歸檔目錄
備註 1 歸檔檔案材料應為原件，凡有影印件 複寫件的必須在備註欄中註明 2 帶 的歸檔檔案必須同時提供電子掃瞄檔案。水利工程檔案卷內目錄 備註 1 歸檔檔案材料應為原件，凡有影印件 複寫件的必須在備註欄中註明 2 帶 的歸檔檔案必須同時提供電子掃瞄檔案。水利工程檔案卷內目錄 備註 1 歸檔檔案材料應...