各**企業：
根據總會的通知，為了嚴格執行出證認證業務規定,進一步規範商事證明書的管理,服務企業，現我會對日常**企業在辦理外貿檔案認證時應注意的事項重申如下說明：
一企業申**明書必須提供以下資料：
1、完整、真實的填寫「辦理國際商事證明書申請表」。
1）準確填寫公司的全稱，中英文都要填寫，要求與所蓋的企業公章一致。
2）填寫申辦人的資訊，**傳真等內容，以便我們審核檔案時確認相關資訊和及時補充申請資料。
3）填寫需要認證的檔名稱，即文書、單證的題目、標題等。列明所提交的所有資料名稱。
4）檔案份數，對於相同、相似和不同的多份檔案，不能按乙份來認證。只能「一事一證」，不能「一事多證」
2、提交最新年審的營業執照副本影印件。如申請人經常性辦理的，可進行備案，公司只需在每年營業執照年審或發生變更時，隨時備案。
3、須認證的檔案一式兩份。
4、檔案上的中英文名稱不一致或公司名稱的英文表述與中文不一致時，以《對外**經營者備案登記表》，或《外商投資企業批准證書》上的英文名稱為準。
二、不同認證檔案的相關要求
1）委託書、授權書必須加蓋公章方可認證
2）檔案必須同時認證印章及簽字的。簽字人的真實性，須由當事人前來我會確認，或我會派員到企業確認。簽字只能確認中文名字，英文名字不予認證。
但以下情況除外：
外資法人代表：必須提供護照和營業執照影印件；
外國職員：必須提供護照影印件和公司在職證明原件。
3）自由銷售證明書的認證
（1）法檢產品：提供國家質檢部門或其指定的檢驗機構的檢驗證明；
（2）非法檢產品：提供國家專門主管部門出具的產品生產許可證或衛生許可證；
（3）無需主管部門審批的產品須提供海關加蓋驗訖章的報關單影印件作為佐證。
認證食品、藥品，醫療器械、化妝品等相關檔案，必須提供食品藥品監督管理部門出具的自由銷售證明書的影印件；
認證農藥類的檔案必須提供農業部藥檢所出具自由銷售證明書的影印件；
4）檢測報告、產品分析證明、成分證明、無毒無放射證明的認證
非法檢產品：提交營業執照、主管部門出具的生產許可證和產品合格證的影印件；
法定檢驗的商品：須提供有商檢機構或國家商檢部門、商檢機構指定的檢驗機構檢驗並出具的檢驗證明；
5）商標註冊證明：企業商標到國外註冊，可以直接認證檔案印章屬實；個人商標到國外註冊，不送使館認證的，我們可以直接認證，如要送使館認證的，必須要公證處的公證書才有效。
6）認證機構出的檔案
境內機構出的檔案：須提供認證認可監督機構或認監委頒發的許可證
境外機構出的檔案：
（1）直接認證，德國萊茵公司出具的ce證書和tuv證書，我會可直接認證該類證書的影印件，申請人須提供原件予我會審核。
（2）間接認證：其他國外機構出具的文書，申請人出具加蓋公章的宣告，說明企業獲證渠道及有關情況、認證目的、並擔保檔案正本的真實性、影印件與原件一致等，將國外證書的影印件作為附件，採用宣告加附件的形式來間接認證國外證書。但是因***不認可這種形式，所以境外的檔案不能送使館認證。
7）格式函檔案：
必須機打，內容有提及有附件，須連同附件一起認證，否則視為不完整檔案，附件內容與主件必須相關，連貫一體的；
8）船證、提單、運費發票、保險單認證：
(1) 提交企業已年審工商營業執照影印件（加蓋公司公章）
(2) 提交企業已年審國際貨運**企業批准證書影印件（加蓋公司公章）
(3) 船運公司/保險公司可到貿促會備案，填寫船運公司/保險公司備案登記表及提供最新年審的營業執照原件及影印件。
9）認證影印件與原件相符，必須出示原件，提供兩份影印件，我們對影印件認證。
10）外文譯本與中文譯本一致的認證，譯本原則上要求由專業翻譯公司或專業翻譯人員翻譯，專業公司是指具有企業法人資格的從事專業外文翻譯的公司，提交有效的營業執照加蓋翻譯公司的印章；外文譯本由申請企業自行提供的，翻譯人員應具有外語翻譯中級職稱以上的人員，譯本需由該人員簽字後加蓋企業印章。
11）發票的認證，為了與產地證上發票號碼一致，發票號碼中間盡量不要留空，前後不要帶點，發票上必須註明日期，號碼，單價總金額。
三、企業申辦「派遣函認證」需提供的資料：
1、委託書：
2、「辦理國際商事證明書申請表」
3、當年年審有效的工商營業執照正本及影印件；
4、對外**經營權批准檔案原件及其影印件；
5、外方邀請函；
6、派出人員在職證明；並由法人代表前來簽署相關檔案、加蓋公章。
7、派出人員護照原件(護照必須在有效期內)；
商事證明書申請表
申請人宣告 本人被授權代表本企業申請辦理國際商事證明書,該申請表 申 明的文書 單證及提供的相關資料是真實的 合法的 正確的，如有違反有關規定或篡改證明書的，願承擔 辦理國際商事證明書申請表 範本 申請人宣告 本人被授權代表本企業申請辦理國際商事證明書,該申請表 申 明的文書 單證及提供的相關資料是...
商事證明書申請表填寫
辦理國際商事證明書申請表 中國貿促會西安分會 本人被授權代表本企業申請辦理涉外經貿證明書。本人保證本申請書和申 明的文書 單證及提供的相關資料是真實的 合法的 有效的 正確的。如有違反有關規定或篡改證明書行為的，本人願承擔法律責任 現將有關情況申報如下 注 本申請書為 委託書，申辦人須用正楷字型認真...
辦理國際商事證明書申請表 廈門
編號 3502a0 應交費用取證人簽名20 年月日申請人宣告 本人被授權代表本企業申請辦理國際商事證明書。該申請表 申 明的文書 單證及 提供的相關資料是真實的 合法的 有效的 正確的，如有違反規定或篡改證明書的，願承 擔法律責任。現將有關情況申報如下 申請單位名稱 加蓋公章 註冊 號3502 傳真...