裝置檔案是各種儀器裝置的正常使用、維護，以及進行技術效能開發的不可缺少的材料，是學校的重要技術儲備。為了加強學校檔案管理，既確保裝置檔案的完整、準確、系統和安全，又要便於借閱利用，使檔案資料充分發揮作用，根據有關規定，結合學校的實際情況，特制定此管理辦法。
一. 裝置檔案的形成和歸檔
1. 凡學校人民幣五萬元以上購置的儀器、裝置（高、精、尖、進口裝置不受此限），在其購置、驗收、除錯、執行、管理、維護、改造、報廢等全部活動過程中直接形成的、具有儲存利用價值的文字、圖表、聲像載體材料、磁碟，以及隨機材料均屬儀器裝置檔案，都必須由校檔案室統一集中管理。
2. 學校裝置管理部門即實驗室與裝置管理處是學校裝置檔案材料的形成、積累、彙總部門，必須配有兼職檔案人員集中管理本校的裝置檔案材料。從申購裝置到驗收完畢（進口裝置到索賠期滿），安裝、除錯執行過程中的管理性檔案和技術性檔案，均歸口實驗室與裝置管理處負責收集、積累，過程結束後移交檔案室。
3. 實驗室與裝置管理處應將裝置到貨日期的計畫提前通知檔案室，以便做好準備，合理安排工作。
4. 裝置到貨後，實驗室與裝置管理處應通知檔案室，檔案人員到場後方可開箱驗收，以監督、檢查、指導裝置隨機檔案材料的清點、驗收工作，並在驗收記錄上簽字、蓋章。開箱時，實驗室與裝置管理處兼職檔案員也應到場。
5. 各儀器裝置的技術鑑定驗收必須通知檔案人員參加，並在驗收記錄上簽字。
6. 學校各級裝置使用單位的負責人，要認真抓好裝置檔案材料的形成、積累、管理工作，科技人員和實驗人員要愛護裝置的技術檔案，對裝置的使用、維修、改造做到有活動就有完整的記錄，確保裝置檔案的完整、系統、準確。
7. 裝置檔案是學校儀器、裝置管理工作的組成部分和重要環節。學校各級專（兼）職檔案員要隨時做好準備檔案材料的積累工作。
8. 學校自行研製裝置，在裝置鑑定或投入使用之前應將所有材料歸檔，在裝置進行鑑定驗收時，必須有檔案人員參加。
二. 裝置檔案的歸檔範圍 1. 採購裝置的歸檔範圍
（一）計畫、選購階段
（1）使用者申請，可行性方案論證報告；
（2）購買儀器裝置的審批檔案；
（3）協議、合同
（4）意向書、訂購貨通知單
（5）重要來往函件、電文
（6）談判備忘錄、附錄、附件
（二）開箱驗收階段
（1）裝箱單、開箱驗收單、出廠合格證書、出廠精度檢驗單；
（2）圖樣、技術手冊、使用維護手冊、說明書、校驗標準、隨機備件圖冊；
（3）開箱檢驗記錄、商檢及索賠檔案；
（4）運單、發票
（三）安裝、除錯階段
（1）安裝除錯計畫；
（2）安裝基礎圖、電氣接線圖、安裝工藝規程；
（3）試車、試驗記錄、精度檢查記錄、安裝驗收單；（4）存在問題及處理意見；
（5）安裝除錯技術總結報告、驗收報告；
（6）計算機和測量機還包括軟體、硬體部分的檔案材料；（7）培訓材料。
（四）執行及維護修理階段
（1）裝置儀器移交使用單位的附件和隨機工具清單；（2）裝置儀器維護保養和安全技術操作規程；
（3）履歷本、執行記錄；
（4）裝置儀器保養情況記錄；
（5）裝置儀器檢查、普查記錄；
（6）裝置儀器大、中修記錄、總結、鑑定書；
（7）大、中修精度檢查記錄及驗收移交單；
（8）裝置儀器事故分析、記錄及處理結果報告。
（五）改造、更新階段
（1）合理化建議及處理結果；
（2）裝置儀器改造、改裝、更新的報告與批覆；
（3）改進、改裝過程中形成的圖樣、技術檔案；
（4）裝置儀器報廢技術鑑定書，請示及批復檔案；
（5）技術鑑定及成果申報獎勵檔案。
2. 自製裝置的歸檔範圍
（一）方案論證及設計階段
（1）裝置任務書、協議、合同；
（2）調研報告、可行性方案論證報告；
（3）有關問題的請示及批覆；
（4）計算檔案、試驗檔案、圖樣
（5）技術條件、技術說明書、設計技術總結。
（二）製造加工階段
（1）工藝規程、工藝說明書；
（2）重要的工藝裝備圖紙及說明書；
（3）重要零、元件超差、代料單；
（4）工藝總結。
（三）安裝除錯及鑑定驗收階段
（1）安裝、除錯計畫
（2）安裝基礎圖，電氣接線圖、安裝工藝規程；
（3）試車、試驗記錄、精度檢查記錄、安裝驗收單；（4）存在問題及處理意見；
（5）安裝、除錯技術總結報告、驗收報告；
（6）計算機和測量機還包括軟體、硬體部分的檔案材料；（7）培訓材料；
（8）技術鑑定及審批檔案；
（9）成果申報及獎勵檔案；
（10）使用維護說明書、操作規程。
（四）執行及維護修理階段
（1）裝置儀器移交使用單位的附件和隨機工具清單；
（2）裝置儀器維護保養和安全技術操作規程；
（3）執行記錄；
（4）裝置儀器保養情況記錄；
（5）裝置儀器檢查普查記錄；
（6）裝置儀器大、中修記錄、總結、鑑定書；
（7）大、中修精度檢查記錄及驗收移交單；
（8）裝置儀器事故分析、記錄及處理結果報告。
（五）改造及更新階段
（1）合理化建議及處理結果；
（2）裝置儀器改造、改裝、更新的報告與批覆；
（3）改進、改裝過程中形成的圖樣、技術檔案；
（4）裝置儀器報廢技術鑑定書、請示及批復檔案；
（5）技術鑑定及成果申報獎勵檔案。
三. 裝置檔案的管理和利用
1、裝置檔案的管理，必須堅持集中統一思想管理的原則，確保裝置檔案完整、準確、系統和安全。所有裝置檔案由校檔案室集中保管一套，其它交使用單位保管。對於只有一套的裝置檔案，一律交校檔案室保管。
使用單位可借閱或自行影印。
2、各儀器、裝置使用單位必須有一定的保管條件，配備檔案櫥櫃，有專人負責，對於不具備以上條件的，裝置檔案仍由檔案室保管。
3、裝置檔案應進行科學系統的整理、分類、編目、建賬。
4、檔案的借閱要履行一定的手續。校檔案室保管的裝置檔案憑工作證借閱，秘密級以上的經該裝置使用單位負責人同意後，辦理借出登記手續後，方可借閱。一般情況下，借閱時間不得超過兩周。
借閱的檔案，不得損壞、丟失，歸還時交檔案人員當面點清。
5、使用單位保管的檔案借閱時也應辦理登記手續，以便管理。
6、對於關鍵性和常用部分的檔案應使用影印件，盡量不用原件，一般由使用單位影印。
7、儀器、裝置報廢後，採購裝置的檔案也要鑑定銷毀，自製裝置的檔案由校檔案室長期保管。本辦法自發布之日起施行。
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