（2008）
在學校黨政領導的關懷支援、有關部門的大力幫助、全體專（兼）職檔案工作人員的共同努力下，我校檔案管理以2023年年度考核「合格」等次為基礎，完成了年初制訂的「保二」（保證我校檔案年度考核達到省二級）「爭一」（爭取實現我校檔案年度考核達到省一級）的目標任務，年底順利通過了省檔案局、省教育廳領導和專家對我校檔案管理省一級標準的考核，這在我校檔案管理建設和發展史上具有重要的紀念意義，現簡單總結如下：
一、明確目標制訂可行措施
我院檔案管理工作自2023年省檔案局考核為合格等級後，由於學校搬遷、本科教學水平「評估」和原設計的學校綜合檔案室（在圖書館一樓）沒能按時啟用等客觀原因，我們連續兩年婉言謝絕了省檔案局對我校檔案管理工作的現場考核。根據學校現實條件和我校檔案管理考核合格等級已落在省屬普通高校最後的狀況。我們堅持以科學發展觀為指導，認真學習省襠案管理考核書，分析了我們已具備的晉公升等級的因素，找出了我們的不足，全體工作人員下定決心向檔案管理的高等級衝刺，確定要保證實現檔案年度考核達到省二級，爭取實現我校檔案年度考核達到省一級的目標。
並以倒計時的方法逐一落實每個月的具體任務，並把每項任務落實到具體的同志。做到了內部分工明確、職責清晰，措施可行。
二、認真學習規範立卷歸檔
為了切實達到我校檔案管理年度考核省一級標準，我們除認真學習上級有關檔案、考核細則外，我們先後到檔案管理年度考核已達省特級標準的山東中醫藥大學、山東工藝美術學院學習，吸取他們寶貴的經驗。從年初開始就加強了對立卷質量監督和指導。嚴把案卷材料的完整性、分類組卷的科學性、裝訂入櫥的規範和準確性，確保檔案三率達到省檔案管理一級標準的要求。
在具體布置各部門立卷，歸王檔工作過程中，及時指導各部門立卷，解決部門在立卷工作中遇到的問題。發現材料不齊全的及時通知再次收集、催交補全等措施。按照國家教委頒發的《高等學校檔案實體分類法》，結合我校檔案工作實際情況制定的《山東輕工業學院檔案實體分類方案》，對我室庫存所有檔案的分類、整理、組卷、裝訂；案卷目錄、卷內目錄、全引目錄、檔案字型大小目錄、專題目錄等進行了複查核對。
還新做了有關專題索引目錄。制（修）訂了人事檔案工作規程，嚴格收、轉、查閱的有關手續。在沒有經費的情況下，將新進人員的檔案分類、編號後組成簡卷裝入袋內。
三、主動爭取科學整理庫房
針對我校實際情況，要解決檔案庫房嚴重不足，且與辦公室混合一起的問題，光靠職能部門硬性調整是可能的，為此我們深入有關部門了解他們房間的使用情況，想方設法掌握其室內空間和利用多少，並把我們的困難向部門領導解釋清楚，請求給予盡可能大的支援，幫助我們解決庫房緊缺的實際問題。我們誠懇的態度得到有關部門領導的體諒，在學校領導的協助下，暑假前人事檔案庫房和工作人員辦公室由庫房搬出，解決了公升級過程中乙個重要的硬體條件。此後我們將學校綜合檔案室機構設定、職能和服務範圍，崗位職責及庫房管理制度、保密制度、借閱利用制度等分別固定在庫房門口或室內牆壁；為了節約資金，除人事檔案比較大的整體鐵櫥找人協助搬移外，其餘60多組（近350多節）放置案卷的櫥櫃都是我們自己進行的調整，從學生8號公寓到綜合實驗樓我們用人力三輪車，不怕髒、不怕累、頂著烈日，汗流頰背往返十幾次，把時間較長的、已很少查閱的財務檔案調至8號公寓庫房，由於櫥內檔案資料比較多，重量較大在調整過程中大家爭搶重的抬，發揚自覺出大力，拼命幹，輕傷決不下火線的不怕苦、不怕死精神。
邢宇同志不慎將手指讓櫥角劃破一道血口，在校醫院縫了好幾針，但他一天也沒有休息，席詠霓等好幾個同志都是經常帶病堅持工作。
四、熱情服務深入指導業務
學校檔案工作是為教學、科研等工作服務的，我們全室同志認真落實學校黨委內涵發展的部署，都樹立了方便、及時、周到、熱情的服務理念。作到了服務工作隨叫隨到，不管是節假日，還是公休日、也不論上下班只要工作需要都熱情接待，如週日晚19點以後，學校貸款急需查閱財務檔案，我們便毫不遲疑的開啟庫門，陪同財務室的同志查完為止。特別是在籌備校慶活動期間，我們積極熱情的服務於校慶活動，為來查閱畢業校友分配單位等資訊的同志，及時提供有關檔案資料，為活動的圓滿順利開展起到積極的作用。。
有的部門新換了兼職檔案管理人員，我們專職人員就親自做示範，一起幫著幹。
學校新校區建設檔案因客觀原因，手續不夠健全我們就先由基建處寫出說明，抽出專人幫助整理近2個月，把已竣工且手續基本完整的基建檔案資料收入庫房。對立卷任務較大或業務不熟練的單位、部門如教務處、國有資產管理處等我們派專人不間斷的到現場進行指導幫助，直到完成立卷歸檔任務。有的部門新換了兼職檔案管理人員，我們專職人員就親自做示範，一起幫著幹。
五、完善制度建全管理機構
學校檔案管理工作滲入學校各個部門，立卷歸檔範圍也有很大區別，要全面掌握確有很大難度，根據以往的實際工作經驗，我們修訂編輯出版了山東輕工業學院檔案管理制度彙編，把有關檔案工作的程式，方法等統一裝訂成冊，便於學習利用。根據學校幹部調整輪崗的實際情況年初，在徵求單位部門負責人意見的基礎上，調整了各單位（部門）的專（兼）職檔案人員。學校檔案管理工作以校長為主要責任人，形成了較為科學、完整符合國家檔案管理法規的網路系統。
各級各類人員的崗位職責也納入彙編之中。學校的檔案管理工作基本做到了機構健全，制度完善，職責明晰，程式清楚。
六、努力編研積極開發利用
檔案作為學校教學、科研、管理等各項工作不可缺少的資訊資源，其檔案資料的歷史價值在學校辦學中越來越得以充分展現，綜合檔案室作為學校檔案的保管基地和查詢利用中心，給學校的教學科研等各項工作提供了有力幫助，並取得了顯著的社會效益。省一輕協會辦公室，對我室提供的輕工業大事記的素材給予充分肯定，在各單位、部門的支援下編輯出版的山東輕工業學院《年鑑》（2003-2005），獲2023年度省檔案資訊利用成果二等獎。高校檔案管理理論與實踐的**，也在藍台世界核心期刊發表。
據不完全統計在2023年裡，我室接待校內、校外前來查詢、閱覽、複製、利用檔案的人員累計1700人次，提供利用檔案』、資料700卷次，為學校校慶活動提供了必要的支撐材料。檔案室每次查閱利用檔案均有完整的利用登記，為提高檔案利用管埋意識和宣傳檔案使用效果，對於典型的利用例項，我們進行了檔案利用效果典型例項登記，同時為了方便查閱利用檔案，檔案人員還編制了各類檔案的案卷目錄、全引目錄、檔案字型大小目錄和各類專題目錄等。通過檔案室的工作和實踐全院教職工的檔案管理意識進一步增強。
2023年在各級領導的關懷下，我校檔案管理工作取得很大成績，得到省檔案局和省教委的肯定，但也還存在不少問題 ，主要是檔案保管和辦公條件需進一步改善，室主任至今沒有單獨的辦公室，庫房內地下管線影響櫥櫃整齊擺放；檔案徵集力度還比較小，實物和聲像檔案剛剛起步等。
2023年工作要點：
一、強化素質提高質量
全面落實學校加強內涵發展的部署，進一步提高專（兼）職檔案管理人員的政治和業務素質，深入各部門做好兼職檔案員的業務指導工作，努力提高檔案材料的歸檔率、完整率、齊全率。
二、加大力度豐富型別
根據2023年檔案考核發現的問題，我們要加大檔案資訊資料的收集力度，特別是電子、**、錄音錄影及學校特色專案建設的材料、初步建立規範的電子檔案。這僅僅是不夠的，相對於兄弟院校來說，我們的專題目錄還不夠豐富，我們的全宗卷還是空白，為了提高檔案的查詢利用效率，增強檔案資源的實用性和有效性，在接下來一年的工作中，我們計畫利用現有庫存盤案，豐富專題目錄，以便日後查考利用。
三、健全檢索方便查閱
學習兄弟院校現代化檢索查閱方法，努力開拓檔案管理工作網路化、電子化道路，根據現有條件健全各類檢索方法，做到檢索目錄、庫存櫥櫃、捲盒檔號三相符，真正做到服務熱情、查閱方便、資訊準確，查全率、查準率均達到100％。積極開展檔案的**服務、諮詢服務、**查檔、上門服務等多種形式的服務，方便師生查詢，從而提高全員檔案管理意識。
四、組織開發搞好利用
學校檔案資料的歷史價值只有通過開發、利用才能夠充分展現出來，我們在自己進行研究、編輯出版有關資料的同時，要努力引導和幫助有關部門，利用歸檔的資料，繼續開發利用。在保證完成省一輕協會辦公室所需有關資訊資料的同時，我們作好學校年鑑（2006-2008）資料的彙總，爭取完成初稿。
一年來，我室在各項工作中雖然取得了一點成績，但工作中還有許多不足，在硬體上，我們無法和其他兄弟院校相比，所以爭取在內涵發展上摸索出一條適合自己的特色道路，所以在今後的工作當中，在現有的基礎上，努力把各項業務工作做得更好，為學校的建設和發展做出更大的貢獻。
山東輕工業學院綜合檔案室
2008-12-25
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