(一)總結的標題
總結的標題有種種形式，最常見的是由單位名稱、時間、主要內容、文種組成，如《××市財政局2023年工作總結》、《××廠2023年上半年工作總結》。
有的總結標題中不出現單位名稱，如《創先爭優活動總結》、《2023年教學工作總結》。
有的總結標題只是內容的概括，並不標明「總結」字樣，但一看內容就知道是總結，如《一年來的談判及前途》《***選集》上捲，人民出版社2023年版，第251頁。、《走活三步棋，選好一把手》《先鋒》2023年第5期。等。
還有的總結採用雙標題。正標題點明文章的主旨或重心，副標題具體說明文章的內容和文種，如《構建農民進入市場的新機制——運城麥棉產區發展農村經濟的實踐與總結》、《加強醫德修養樹立醫療新風——南方醫院惠僑科精神文明建設的經驗》。
(二)總結的正文
和其他應用文體一樣，總結的正文也分為開頭、主體、結尾三部分，各部分均有其特定的內容。
1．開頭
總結的開頭主要用來概述基本情況。包括單位名稱、工作性質、主要任務、時代背景、指導思想，以及總結目的、主要內容提示等。作為開頭部分，要注意簡明扼要，文字不可過多。
2．主體
這是總結的主要部分，內容包括成績和做法、經驗和教訓、今後打算等方面。這部分篇幅大、內容多，要特別注意層次分明、條理清楚。
主體部分常見的結構形態有三種。
第一，縱式結構。就是按照事物或實踐活動的過程安排內容。寫作時，把總結所包括的時間劃分為幾個階段，按時間順序分別敘述每個階段的成績、做法、經驗、體會。
這種寫法的好處是事物發展或社會活動的全過程清楚明白。
第二，橫式結構。按事實性質和規律的不同分門別類地依次展開內容，使各層之間呈現相互並列的態勢。這種寫法的優點是各層次的內容鮮明集中。
第三，縱橫式結構。安排內容時，即考慮到時間的先後順序，體現事物的發展過程，又注意內容的邏輯聯絡，從幾個方面總結出經驗教訓。這種寫法，多數是先採用縱式結構，寫事物發展的各個階段的情況或問題，然後用橫式結構總結經驗或教訓。
主體部分的外部形式，有貫通式、小標題式、序數式三種情況。
貫通式適用於篇幅短小、內容單純的總結。它像一篇短文，全文之中不用外部標誌來顯示層次。
小標題式將主體部分分為若干層次，每層加乙個概括核心內容的小標題，重心突出，條理清楚。
序數式也將主體分為若干層次，各層用「
一、二、三……」的序號排列，層次一目了然。
3．結尾
結尾是正文的收束，應在總結經驗教訓的基礎上，提出今後的方向、任務和措施，表明決心、展望前景。這段內容要與開頭相照應，篇幅不應過長。有些總結在主體部分已將這些內容表達過了，就不必再寫結尾。
(三)總結寫作的注意事項
1．要堅持實事求是原則
實事求是、一切從實際出發，這是總結寫作的基本原則，但在總結寫作實踐中，違反這一原則的情況卻屢見不鮮。有人認為「三分工作七分吹」，在總結中誇大成績，隱瞞缺點，報喜不報憂。這種弄虛作假、浮誇邀功的壞作風，對單位、對國家、對事業、對個人都沒有任何益處，必須堅決防止。
2．要注意共性、把握個性
總結很容易寫得千篇一律、缺乏個性。當然，總結不是文學作品，無需刻意追求個性特色，但千部一腔的文章是不會有獨到價值的，因而也是不受人歡迎的。要寫出個性，總結就要有獨到的發現、獨到的體會、新鮮的角度、新穎的材料。
3．要詳略得當，突出重點
有人寫總結總想把一切成績都寫進去，不肯捨棄所有的正面材料，結果文章寫得臃腫拖沓，沒有重點，不能給人留下深刻印象。總結的選材不能求全貪多、主次不分，要根據實際情況和總結的目的，把那些既能顯示本單位、本地區特點，又有一定普遍性的材料作為重點擊用，寫得詳細、具體。而一般性的材料則要略寫或捨棄。
總結例文
新聞傳播學院工會2023年工作總結
新聞傳播學院工會
工會的基本職能有四項，一是維護職能，即維護職工的合法權益；二是建設職能，即動員職工參加建設和改革；三是參與職能，即組織職工參與民主管理；四是教育職能，幫助職工提高思想文化素質。
根據工會法和上海外國語大學工會工作要求，新聞傳播學院工會進行了本學期的工作，現總結如下：
一、維護職能。在院黨組織的領導下，積極維護教職工的合法權益。定期召開教代會，學院內涉及重大教職工權益的有關工作或福利政策，須經教代會通過。
日常注意聽取和收集教職工的意見，涉及職工權益的，要與有關部門溝通並及時給教職工以答覆。工會主席代表教職工的利益，積極參加學院院務委員會會議，在委員會中站在教職工的立場發表意見，參與決策。
二、建設職能和參與職能。積極動員職工參加學院各項建設，在教學、科研和學院文化建設方面做一些工作。本學期協助學院召開兩次教學和學生工作沙龍，發動教職工對教學和學生工作方面進行反思，找出薄弱環節和問題，提出積極的建議。
在學期開始階段開一次，提出問題和建議；在學期結束時再開一次，進行了總結。組織了一次學院的校友返校活動，策劃建立乙個校友的交流平台，聽取已經畢業的校友對我院教學和學生工作的意見。
三、教育和橋梁紐帶作用。協助學院黨總支，積極組織學院教工的學習活動，邀請有關專家為教職工提供有益的講座，積極開展文化活動，提高學院教職工的總體素質。發揮紐帶作用，有兩個方面，一是作教工和學院之間的紐帶，一是作教工之間的紐帶，排除相互間的誤解，避免磨擦，增加溝通和理解。
為此，工會應在平時注意發現問題，及時溝通解決問題，此外還要組織學院教工集體的文化娛樂活動，創造交流機會、建立溝通的平台。本學期安排了兩次活動，一是在學期開始時，舉辦一次聚餐會，一是在元旦時按慣例，組織學院的「忘年會」，集體迎接新年。此外，積極組織學院體育健身活動，進行桌球比賽、羽毛球比賽等。
四、職工福利和送溫暖活動。根據年節和季節，協助學院發放相關的福利物品和獎金。在春秋兩季組織職工的療休養活動。對生病和生育的職工要積極地關心，進行探望和慰問。
總結的寫法及注意的問題
總結一般由標題、正文和尾部三部分組成。
（一）標題。總結的標題大體上有兩類構成形式：一類是公文式標題；一類是非公文式標題。
公文式標題由單位名稱、時間、事由、文種組成，如《××村2023年度工作總結》、《××鎮2023年黨建工作總結》，有的只寫《工作總結》等。非公文式標題則比較靈活，有的為雙行標題，如《增強體質，全面貫徹執行教育方針——開展多種形式的體育活動》，有的為單行標題，如《推動人才交流，培植人才資源》等。
（二）正文。總結正文的結構由前言、主體、結尾組成。
1、前言。即正文的開頭，一般簡明扼要地概述基本情況，交代背景，點明主旨或說明成績，為主體內容的展開做必要的鋪墊。例如：
「群眾富不富，關鍵在支部；幹部強不強，關鍵在班長」。能否選配好支部「一把手」，是加強農村基層黨組織建設的核心。在工作中，我們積極圍繞支部班子建設這個重點，緊緊抓住配好支部書記這個關鍵，著力走好「選人」、「育人」、「用人」這三步棋，努力把工作引向深入。
2、主體。這是總結的核心部分，其內容包括做法和體會，成績和問題，經驗和教訓等。這一部分要求在全面回顧工作情況的基礎上，深刻、透徹地分析取得成績的原因、條件、做法、以及存在問題的根源和教訓，揭示工作中帶有規律性的東西。
回顧要全面，分析要透徹。
不同型別的總結，內容有所側重，全面性總結其主體包括兩個層次，即成績和經驗，存在的問題和教訓。對於一般的工作總結，重點放在成績和經驗上。
總結正文的結構，主要採用邏輯結構形式。全面性總結根據過去一段工作中的成績和問題，或者經驗和教訓的內在聯絡去組織材料。專題性總結以經驗為軸心去組織材料。
3、結尾。可以概述全文，可以說明好經驗帶來的效果，可以提出今後努力方向或改進意見。例如：
通過上述工作，促使支部書記和班子整體作用的發揮。不少村支部書記提出「任職一屆、致富一方 」，也出現了一批「捨小家，顧大家」的支部書記先進典型。
（三）尾部。包括署名和時間兩項內容。如果標題中已有署名，這裡可不再寫。
五、撰寫總結應注意的問題
（一）首先要有實事求是的態度。工作總結中，常常出現兩種傾向：一種是好大喜功，搞浮誇，只講成績，不談問題；另一種是將總結寫成了「檢討書」，把工作說成一無是處。
這兩種都不是實事求是的態度。總結要在如實地、一分為二地分析、評價自己的工作上，對成績，不要誇大；對問題，不要輕描淡寫。
（二）總結要寫得有理論價值。一方面，要抓主要矛盾，無論談成績或談存在問題，都不要面面俱到。另一方面，對主要矛盾要進行深入細緻的分析，談成績要寫清怎麼做的，為什麼這樣做，效果如何，經驗是什麼；談存在問題，要寫清是什麼問題，為什麼會出現這種問題，其性質是什麼，教訓是什麼。
這樣的總結，才能對前一段的工作有所反思，並由感性認識上公升到理性認識。
（三）總結要用第一人稱。即要從本單位、本部門的角度來撰寫。表達方式以敘述、議論為主，說明為輔，可以夾敘夾議。
（四）總結要注意總結的受眾，即總結的閱覽者或使用者。總結的第一受眾是總結的寫作者本人，這將首先幫助作者本人認識所總結的經驗與教訓，成績與過失。但總結還應照顧到總結的其他受眾。
比如技術員工的總結，如果其主要受眾是不懂技術的市場人員或其他領導，那麼其在總結的過程中，應盡量使用閱覽者能夠看得懂的語言，而非純技術性的術語。再如，同是一篇部門經理的部門工作總結，其使用的語言既要考慮到本部門員工的知情範圍（如公司財務機密等），又要考慮到上級經理的知情範圍，甚至要分開來寫。
最重要的一點就是要把每乙個要點寫清楚，寫明白。
一、總結的意義及作用
總結是對一定時期內的工作加以總結，分析和研究，肯定成績，找出問題，得出經驗教訓，摸索事物的發展規律，用於指導下一階段工作的一種書面文體。它所要解決和回答的中心問題，不是某一時期要做什麼，如何去做，做到什麼程度的問題，而是對某種工作實施結果的總鑑定和總結論，是對以往工作實踐的一種理性認識。
突出重點、突出個性、實事求是
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