經管一系外聯部工作
總結、建
議及規劃
歐陽劍宇
2011．9
目錄一， 序言
二， 存在的問題
三， 完善的方案
四， 2011下學年工作安排（擬定）
五， 附錄：外聯部規章制度（擬定）
一、序言
時光荏苒，一年彈指而過。回想起當初進學生會時，各種情景還歷歷在目，令人懷念。一年間，通過外出聯絡贊助、完成商家的宣傳活動、以及與老師及各部門同學的交流，學會了如何與人有效地溝通，學會了如何處理同學及師生間的關係，學會了保持一種積極的心態看待生活。
每一次成長，哪怕是一點一滴，都是可以用心體會得出來的。
進入外聯部以來，通過部門會議培訓，掌握了對聯絡贊助以及宣傳事宜的基本技巧。通過3+3排球賽中籌集到「三毛燒烤」600元現金及數百張消費券和迎新晚會中籌集到「長沙愛爾眼科醫院」2000元現金及價值14000元現金券的實踐，學習到了與贊助商打交道的各種實際技能。通過舉辦愛爾眼科護眼講座和戶外義診諮詢摸索到學院各項宣傳方式的規定與流程。
一載寒暑，收穫頗多。
歲月在流動，人員在更替。在感慨時光飛逝以及老領導的退出的同時，我也在思考著外聯部的延續、發展與繁榮。每每深思之切，猶如站在了天地的時代中，似弄潮兒一般，油然而生的壓力與責任感，亦是我前行以及努力的動力。
針對一年多以來的所見所聞所感所思，將自己的一些發現及觀察總結為《存在的問題》與《完善的方案》，分別在第二節與第三節中展示，其所及之處，未必能細緻入微，但句句肺腑，有利於本部門的發展與永續。第四節呈現的是假如我競選部長成功後，對本學期的一些工作安排。另外，外聯部成立以來，一直缺乏相應的規章制度，結合前人的經驗和個人的思考，將呈現於第五節《附錄：
外聯部規章制度（擬定）》中，可作為今後外聯部的行為準則（擬定），亦能夠為如何規範全體學生幹部提供思路。
二、存在的問題
1、部門凝聚力欠缺
體現在重大活動中成員溝通的不及時和參與活動積極性不高。從形式上來看，部門組建一年多以來，僅開展過一次外出活動。外出就餐等娛樂活動，其意義不僅限於表面的玩樂，更重要的是融洽了成員之間的關係，交流了成員之間的思想，能夠使成員凝成一股神。
相比而言，學生會中最為團結的體育部，則是活動頻率比較高。貌似「花天酒地」的聚會，實則是團聚成員的不二良方，所以每每系裡有重大活動，體育部的凝聚力及行動力，常常令我羨慕不已。從本質上來看，由於外聯部的工作性質，平常聯絡商家多為小組單獨行動，各小組與各小組之間的聯絡僅限於召開會議時的一點交流，除此之外，溝通頗少。
由此可見，部門內在的工作性質本身就不具備一種凝聚性。
2、動力與激情不足
在外人看來，外聯部享有贊助中的資金提成，是一件很幸福的事情。但是，外出聯絡贊助的不易，也只有部門成員才冷暖自知。在外出的勞累，以及聯絡商家碰壁的情況下，部門成員難免心情低潮而富於挫敗感，從而導致再次進行聯絡商家時，動力和激情不足。
資料可以反映這其中的差異，10年下學期時，成員激情高揚，共在迎新晚會中籌集到七八千的贊助款，但是到了11年上學期的十佳女大學生活動中，金額則大打折扣。而這動力不足的另一方面，也由於部門成員對拉贊助的新鮮感下降所造成。新鮮感的下降直接反映到外出跑贊助的意願不強以及外出的數量和質量的下降。
3、溝通交流缺乏
溝通交流的缺乏主要體現在兩個方面：部門內部的交流和部門外部的交流。部門內部交流的問題主要在於資訊反饋不及時，無論是對於贊助商資訊的上報，還是對於一些活動的資訊獲取，在溝通的效率上存在欠缺，以至於出現贊助商行業性質相重疊衝突的情況。
部門外部的交流，則反映在我們與宣傳部（為贊助商做海報、噴繪等宣傳事宜）、體育部（協助贊助商懸掛橫幅噴繪）、文藝部（對大型晚會中活動流程對贊助商的要求）的溝通不及時不到位，以至於出現趕工的情況。額外提及一點，活動中，各部門之間的資訊宣傳及交流非常不到位。比如十佳的場外活動，如果能更好了通知到時間地點及活動內容，則不會出現很多人根本不知道活動已經做完了的尷尬局面。
再比如晚會布置的現場，前來幫忙協助的人的確很多，但混亂不堪。如果能事先想布置的方案公布，我們的舞台要布置能什麼樣，要達到什麼樣的效果，大家才能更有效率有效果的完成任務。
4、缺乏與商家長期聯絡的機制
縱觀現在外聯部各小組與贊助商的聯絡發展軌跡，絕大多數都在贊助談妥合作結束後不再聯絡。而我們外聯部所缺乏的恰恰就是這種長遠性的戰略夥伴。發展長遠性的戰略夥伴的意義在於，能夠為我係學生會樹立起負責任的形象。
同時，能為下一次的商業合作行為提供便利，極大程度上降低時間和人力的消耗。而與商家合作結束後不再聯絡，一來不利於我係外聯部的口碑，我們確實是真心誠意地做到最好的宣傳，努力達到雙贏，而並不是趁機狠揩一把商家的油。二來不利於我們再次與商家的合作。
倘若因為少了幾次聯絡而喪失了再次合作的機會，與我們而言實在是不划算。
三、完善的方案
1、增加外出活動的頻率。至少每月定期一次聚餐或是其他活動。通過一系列的活動，增強成員之間的親密性，促進成員間的相互了解，為凝聚成團掃清障礙。
完善外聯部**群的建設和分享，增進成員之間的溝通交流，並從生活的細節入手，培養成員間親密無間的情感。盡量通過一系列的交流分享活動和會議培訓，讓大一的新幹事加入短期內及適應部門生活，並融洽感情，獲得歸屬感。
2、繼續延續前部長秦思巧建立的大一新幹事培訓制度，老幹事輪流分享拉贊助中的經驗，並邀請前任部長、主席、或社聯的前輩來進行知識的講授，在時間及內容上進行擴充與豐富。通過一系列的培訓，爭取在乙個月內讓新成員掌握聯絡贊助的要領和基本事項，並著重讓新幹事融會自身的經歷，發揮自己獨創性。同時，亦加強對老員工的再培訓。
適時邀請一些外系或社聯的前輩來教授口才的技巧與營銷的技能。不斷發掘新鮮點，源源不斷地激發新老幹事對於外聯事業的動機與激情。
3、將以前的不定期會議，改革成每半月一次的例會（初定）。會議內容及時反映幹事近期的工作內容及成效，並布置即將到來的活動任務和贊助預算。會議的地點靈活變通，可置身於秋高氣爽的戶外中，亦可曬曬冬日的暖陽，增加會議的趣味性。
在重大活動（如迎新晚會、十佳晚會）中，增加會議的次數，縮短會議的長度，充分利於簡訊、**等通訊工具，及時地反映贊助商的資訊及活動的最新進展。
4、要求各成員從本學期開始，對新商家保持聯絡，對以前的商家盡可能的取得聯絡並取得信任。關注商家的最新動態，及時與我係活動進行掛鉤，尋覓可能促成的合作。著手於建立外聯部商家資訊簿，將以前聯絡過的商家性質、資訊及****進行分門別類的統計歸納，方便往後外聯部的工作開展。
四、2011下學年工作安排（擬定）
1、9月底前，完成招新，盡可能為外聯部注入新鮮血液。對老成員進行思想溝通，保證其工作的積極性和進取心。
2、10月，召開經常性會議對新幹事進行培訓，同時對老幹事進行再培訓。內容包括：市場分析、談判技巧、策劃編制、宣傳方式等。
期間，鼓勵新成員活學活用走上街頭，為即將開展的3+3排球賽的贊助費用做訓練。
3、利用3+3排球賽等小型活動對新老幹事宣傳事宜方面進行講解，使其了解學院對宣傳方式的要求及流程。
4、11月，全力為迎新晚會的贊助款外出聯絡商家，並做好相應的宣傳活動。
5、迎新晚會期間，協助宣傳部布置晚會會場以及其他部門的相關活動。
6、期末，對本期工作進行總結，並在部內評選出優秀個人，並對其進行食品或學習用品等方面的小額獎勵。同時，為下一屆的部門領導培育人選。
五、附錄：外聯部規章制度（擬定）
一．序 經管一系外聯部作為學生會重要部門之一，以為本系各項活動籌集資金為工作任務，以堅韌奮進為工作理念，以積極進取為工作態度。達到為每一場活動提供物質基礎，豐富廣大同學的課餘生活，擴大同學們的視野的目的。為約束和激勵外聯部所有成員，提高辦事效率，加強團隊精神，保證本部門工作更好地進行，本部特制定以下規章制度。
二．部門章程
（一）部門職能
1、發展和維護本部門與兄弟系學生會及其他協會和社聯的關係，加強各系學生會間的交流；
2、增進本系內部交流與溝通，為加強大學生的教育及提高他們的素質所展開的各大活動吸納贊助，提供資金；
3、配合學生會其他部門做好各項團學活動的輔助工作；
4、提高經管一系品牌形象，為院內各項工作提供強大的宣傳支援等；
5、拓寬途徑，積極開展舉辦講座，培訓等各類活動（邀請社會各界的人士，比如企業公司和機構的高階職員或專家），加強我係同學與外界的活動聯絡。
（二）思想建設
1、切實落實院黨委、團委、學生會的各項指導思想，遵守系學生會工作守則和各項制度要求。
2、對工作和學習本著「踏踏實實工作，老老實實做人」的理念，嚴格要求自己，努力做到「學習不落下，生活有條理，工作很出色」.工作中注意抓重點、關鍵，使工作有條不紊的進行。
3、本著「為同學們服務」的宗旨，在做好本職工作的同時，努力配合好各兄弟部室的工作。 整合整個學生會內部資源，使整個學生會工作登上乙個新台階。
（三）機構設定
外聯部由於活動靈活性較大，人員相對較多。為了便於管理和培養成員的工作管理能力，特作出如下組織規定：設部長一名，副部長兩名。
部長職能：
1、領導外聯部年度規劃、整體工作方針；
2、工作方向的制訂工作；
3、外聯部日常工作審核；
4、負責外聯專案的協議審核、確定；
5、負責對成員的培養、考察工作以及幫助解決成員日常工作中所遇到的問題。
副部長職能：
1、積極向下傳達部門的決定以及向上反映成員的建議和意見；
2、在部長對工作制定、規劃和總結中進行協助；
3、參與外聯部日常工作審核；
4、參與外聯專案的協議審核、確定；
5、參與對成員的培養、考察工作以及幫助解決成員日常工作中所遇到的問題。
三、部門制度
（一）工作要求：
外聯部成員作為學生幹部，除了做好本身的學習之外，還得不斷地增強其外聯工作能力。具體說來，應在工作中應做到牢固樹立以下意識：
大局意識：始終照顧整個團學工作大局，維護學生會整體利益
責任意識：自己的工作應按時、保質、保量完成，為部門、為學生會負責。
創新意識：工作中不應完全拘泥於以往的外聯形式，放手去做，敢於實踐。心有多大，事業就有多大。
主動意識：在做好自己本職工作的前提下，積極主動的協助部門同事進行工作
請假意識：安排工作任務時須盡力按時到崗，如不能完成任務必須提前請假，方便提前進行調整，保證部門工作正常進行
匯報、交流意識：注意與學生會內部成員的交流，如有不懂問題及時虛心向他人請教；據實按時匯報工作情況。
細節意識：細節決定成敗，細節體現卓越。在把握好整體的前提下注意細節問題的考慮，提高工作完成質量
服務意識：作為學生幹部要牢固樹立服務意識，放低姿態，真正服務同學。
（二）例會制度
(1）部門規定例會每兩周一次部門例會，討論部內近期工作及工作重點，由指定人員做好記錄並予以儲存。
(2)部長主持會議，使本部門各成員明確現階段的工作任務與要求，分配工作任務並確定相應的負責人，對如何開展及相關細節進行商討、安排與落實，並進行思想交流和總結。
（3)會議期間要求全體到會者遵守會議紀律，尊重發言人並積極參加談論。
（4)各項會議不得遲到、早退、因故不能到會者應事先向部長請假。
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