sy-004:企業合同管理系統(ecms)
enterprise contract management system
－、客戶的業務問題
隨著競爭越來越激烈，很多企業在提出優化管理的同時意識到資訊化工作的必要性，如何盡快、迅速提高公司業務和人員運作效率，增強公司的生命力和競爭力，成為公司全體員工、特別是管理層所共同關注的焦點！合同管理涉及到企業與外界經濟活動的最直接前沿，如何有效的管理合同，是合同管理按企業規則有效執行，是每個企業在新經濟環境中取得有利位置的重要手段。
在企業的合同管理過程中，主要涉及：
專案管理
招標申請
合同申請
合同審批
合同招標
合同執行
合同付款
合同檔案
八個大的方面，合同管理過程其實是企業管理中合同資訊流的完整流動過程，當乙個合同管理資訊流流動完成後，也就表示乙個合同生命週期的完成。
二、產品滿足客戶的業務需求能力
企業合同管理系統(ecms)能有效的將解決企業，機關等使用者的合同管理的需求，主要表現在：
1）以工作專案為資料的源頭，使企業的所有合同必須約束在以批准的專案基礎上，有效制約了合同簽訂的隨意性，使任何合同均有據可依。
2）以工作流為基礎，將合同的審批納入企業規定的工作流範疇，避免手工辦理合同時審批過程的隨意性，不同型別的合同自動按規定的審批路徑進行流轉。
3）在自動審批過程中，節約了大量的人力時間，避免因簽字不斷追找領導的繁瑣手續。
4）合同執行過程透明公開，每一合同的簽訂到執行完成均可有相關部門全程監控。
5）合同執行過程中實現合同金額的上限控制，有效的解決合同付款過程中的資金控制。
6）完善的合同臺帳，提供了企業每年成本控制的基本資料。
7）可與成本控制系統無縫整合。
8）支援企業所有合同的管理：材料採購合同，承包合同，承攬合同，對外承包合同，服務合同，基建合同等。
9）材料採購合同可與物質管理系統進行整合，基建合同可與基建管理系統進行整合，承攬合同可與專案管理系統進行整合。
三.產品功能簡述
工作專案管理
企業計畫部門或綜合管理部門對批准實施的工作專案進行下達，同時可以下達專案資金作為執行的控制依據。對專案進行合同執行過程管理，乙個專案可以對應多個合同
招標申請
執行部門對需要進行招標的專案首先申請招標，通過工作流審批完成後，執行部門進行招標環節，如果不需要招標可直接進入合同申請環節。
合同申請
專案執行部門或專案主管部門對需要簽訂合同的工作專案起草合同文字及技術協議等文件附件，通過工作流在網上進行會簽。
合同招標
如果需要招標的合同，記錄合同招標過程文件，如乙方評價記錄，乙方資質檔案，招標會簽記錄等。如進行議標記錄議標記錄。
工作流根據合同管理的生命週期，對應的工作流有：招標申請工作流，合同會簽工作流，合同變更工作流，乙方資質審查工作流（備選），合同付款申請工作流，合同驗收工作流（備選）
合同審批
合同起草後，工作流自動實現網上流轉，合同審批工作流能完成各類複雜的審批流程。
合同執行
合同批准後，進入合同自行階段，包括大量的執行過程文件記錄。如：階段驗收文件，合同變更文件，合同索賠文件，合同驗收文件等。
合同付款
合同執行階段，可以分階段進行付款，付款前必須進行付款申請，系統自動計算本次付款的最大金額，同時提醒質保金和付款歷史。如果啟用專案資金控制，在付款申請提交前還將檢查本合同對應專案的可用資金情況，如資金不足，則不能提交付款申請。
合同檔案
合同執行完畢，合同管理部門對本合同進行歸檔管理，修正存檔號。歸檔的合同進入合同檔案管理，可以對合同進行全面的合同管理，同時提供合同臺帳供合同管理人員使用。
四.產品功能詳解
系統組成
專案招標管理是指針對成本中心下達的專案及專案預算進行招標活動進行的管理，主要功能包括：專案立項、專案預算、**商及承包商、合作企業管理、評委專家庫管理、招標準備管理、招標實施管理、招標結束管理等，需要特別說明的是，專案必須來自成本中心下達的專案，而預算可能分為兩種情況：一種是帶預算的招標，一種是不帶預算的招標。
帶預算的招標結算時可以在可用預算範圍內直接辦理結算，而不帶預算的招標在結算時必須先追加預算才能辦理付款手續。
專案準備
專案準備是合同管理的基礎，企業必須先對企業的所有工作進行規劃，建立企業工作專案樹，然後各工作部門對企業下達的工作進行專案申請和合同申請。
專案準備按如下步驟進行：
企業工作規劃型別管理
定義企業工作規劃模型
企業工作管理中心定義
工作管理中心工作規劃
各部門申請專案
專案下達
專案申請
專案申請是各承擔部門對企業規劃的工作分類進行明細專案的申請，批准後完成立項，然後才可以進行合同準備工作。
專案招標管理將企業的招標過程進行全過程管理，專案的資料準備開始，這項工作一般由各申請部門完成，通常也稱為企業內部立項過程。立項資料準備完畢後，由企業主管部門辦理相關的審定手續，並將審定手續登記到軟體系統中，批准手續完成後，就可以確定本專案的資金**了，至此為止，企業內部的立項過程才可以正式結束。
根據不同部門、不同性質的專案，可以靈活地選擇和組織不同的臨時招標機構或小組，招標機構確立時，也可在專家庫中隨機選擇專家評委，專家評委可以選擇企業內部專家，也可以選擇外面的專家，至此，招標工作正式啟動。
招標機構著手準備招標檔案，確定出台或直接分發或網上發布的方式進行標書傳遞。
對通過資質審查的承包商所提交的招標檔案進行管理，投標檔案包括：封面，招標檔案目錄，商務檔案，技術檔案，商務檔案又包括：招標函、招標授權、招標**表、分項**一覽表，貨物說明一覽表，偏差表，招標保函，資格證明檔案，招標檔案修正檔案，製造廠家資格及授權，交貨進度表，招標人現場代表派遣計畫表，超重或超尺寸貨物清單，主要裝置、部件製造商名單及分包商名單，培訓計畫，安裝，須除錯和除錯中提供安裝和相關服務，產品樣本，承諾書，備品備件製造構件等。
而技術文件則包括：技術說明，裝置效能，引數保證，業績證明，質量認證證明檔案，生產許可證明檔案，標準檢測報告，技術規範/規格和圖樣，設計聯絡會安排，技術檔案提交進度表，施工計畫，工程機械裝置清單等。
資料準備完畢後，招標機構即可辦理招標手續，開標，評標和定標。招標記錄檔案有：**商評價記錄表，**商資質審查表，招標記錄表，談判記錄表，招標結果記錄表，招標結果會簽表，**商評分記錄表等。
將相關記錄登記到軟體系統中，最後進入合同簽訂手續
合同文書是在招標工作完成後進行的後續工作。本模組主要完成合同法律文字的相關管理功能。包括合同規範文字，格式合同文字，合同文字起草，合同文字審批紀錄，合同文字鑑定等功能。
企業合同文字可以分為兩大類，一類是規範文字，一類是格式文字。兩類文字均可採用模板管理方式，以合同型別為基礎，將行業內通用的規範文字作為標準合同文字，起草部門從模板中取得標準文字稍加修改後即可形成乙個合同草本。
合同文字起草
待辦事宜
已處理任務
任務監控
掛起任務
根據合同管理要求，可以設定很多網上審批的工作流，對需要的合同審批事項先定義號各類word文件的模板，然後企業人員需要申請時只要將內容填好，然後有工作流自動完成網上審批工作。在網上起草申請，並傳送給相關負責人進行審批，實現無紙化辦公。審批人可以在網上直接對申請內容進行修改、審批，註明審批意見，並蓋章或簽名。
申請內容在多個審批人之間按順序自動流轉，審批過程即可以在建立審批模板時設定，也可以由起草者設定。可以在審批管理中根據單位要求設定模板的統一格式，可以設定每個模板的使用者、管理者和修改者。具有使用許可權的使用者能夠使用模板起草申請；具有管理許可權的使用者能夠在表單管理中管理使用該模板起草的申請；具有修改許可權的使用者能夠對模板進行維護。
審批的流程即可以採用固定流程，乙個模板梆定乙個流程的方式，也可以設定允許在流轉過程中自定義流程或修改已設定的流程，流程支援直流、分流、並流、條件分支、流程巢狀以及各種協辦、聯辦等複雜流程。
在審批中，可以按照角色進行審批的流轉，可以通過相對路徑找到相應的崗位，如審批者的上級領導，當前審批者的上級領導。
流程中可以支援退文的功能，可以退到以前的任何一級，也可以退回到發起人.
在審批過程中，支援痕跡保留，電子印章，手寫簽名、全文批註。
可以實現催辦，督辦，統計。
合同執行管理是指自合同登記之日起到合同結束這一時間段的合同狀態。合同執行管理主要就是對這一階段乙個合同形成的各類狀態變更記錄，招標記錄，驗收記錄，工作進度資訊，通過進度監控，可以全面掌握乙個合同的執**況，對合同的進度進行有效監督，對合同付款進度進行有效管理。
專案合同和非專案合同均直接起草合同文字，合同文字可以直接手工輸入，也可以直接從合同模板中匯入。合同模板管理可以有效地對企業的規範合同文字進行管理，所有起草合同的部門均可直接使用合同模組進行合同起草。
合同文字必須登記到軟體系統中，在登記合同正本的同時，也必須將合同的所有附件同時進行登記。
合同正文登記之前，由於管理的需要，必須將合同的基本項資訊抽取出來，錄入到或補錄到合同資訊主表中，常見的如合同乙方、合同金額、工程明細、合同進度等。
合同各類資訊登記完成以後，合同管理人員或承擔合同的部門必須編制合同進度計畫和合同付款進度表，以利用合同執行階段的監督。
合同文字起草：專案承擔部門或上級主管部門起草合同文字，提交到系統中，系統自動選擇工作流進行網上流轉，起草人只需要監控流轉進度即可直到合同目前審批的進度。
合同會簽：工作流自動找到相應的審批人，完成自動流轉，不可人工干預審批過程。
合同變更申請：當合同執行階段需要進行合同變更時，相關部門提交變更申請，網上審批。
合同變更審批：審批合同變更申請，批准後變更有效，可依駁回申請。
合同執行文件管理：管理合同執行過程中的各類文件，如階段驗收報告，階段付款文件，合同變更文件等。
合同索賠管理：當合同出現糾紛時，需要進行合同索賠管理，記錄合同索賠相關文件。
合同驗收申請：合同驗收申請，可選功能。
合同驗收審批：合同驗收申請審批，可選功能。
可以對成本中心的付款申請功能進行改造和加強，付款申請時必須附帶上合同號，經審批後財務辦理付款時必須根據合同號結合付款計畫進行付款，否則不予付款。
合同費用管理主要是針對合同的預付款、階段付款、質保金、索賠收款等進行全面管理。同時對各類合同進行費用統計，費用分析，追加減少預算資金等。
如果企業的預算工作很細，則可以結合預算管理，在成本中心軟體中直接下達和變更預算，而付款時財務也可直接利用原有的預算控制合同的付款。
合同付款申請：可以對合同進行多次付款，單合計付款不能大於合同總額。
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