**檔管理系統介紹（一）
南京東岱軟體
摘要在高度資訊化的今天，無論是企業還是個人每天都會製造出若干紙質文件或者電子文件。長久以來，人們的資訊儲存介質從石頭、木頭、布、紙進步到如今的電子裝置，帶來的是更小的體積和更多的資訊量。那麼，如此多的資訊應該怎樣管理才能方便查閱和儲存，尤其對於電子企業來說，大量的圖紙和文件需要合理的儲存和完善的管理。
為此，南京東岱軟體開發了**檔管理系統，幫助企業將所有電子文件儲存到伺服器。一方面將所有文件收歸進行統一管理，另一方面降低企業使用者硬體成本，使每個使用者擁有更便捷的工作方式。
系統介紹
一、 企業文件管理現狀
隨著資訊向電子化方向發展，人們對於文件管理的需求也變得越來越重。各個企業迫切的需要對其最重要的企業資產（如專案文件、專案圖紙、電子檔案等）進行統一管理。然而，當前普遍的**檔管理方式具有以下幾個問題：
1、 文件存放無序：無論是**機關還是企業，絕大部分的工作都是體現在大量的**檔中，包括專案文件、圖紙、設計圖等等。然而，大多數管理人員都不能進行及時有效的分類和排序，時間一長就會造成文件丟失或者排序錯亂的情況發生。
2、 儲存與管理分散：儘管當前企業都進行電子化辦公，但是每個人的相關檔案都儲存在自己的電腦裡面，只有在別人需要的時候才進行傳遞和共享。這樣的方式一方面傳遞過程複雜且浪費時間，另一方面業務流程容易受阻，浪費企業資源。
3、 資訊查閱困難：由於文件的存放無序，大量的文件只能靠人力進行檢索，不僅浪費時間，還容易造成文件的丟失。
4、 保密性差：由於文件沒有統一的系統管理，就更加不可能存在許可權的管理，文件的安全性無法保證。
5、 浪費資源：大量重複無用的文件被列印出來進行傳遞，提高了企業成本，造成公司資源的浪費。
二、 南京東岱軟體解決方案
針對企業在**檔管理中面對的許多問題，南京東岱軟體都在**檔管理系統方案中提出了對應的解決方法。
1、 為解決儲存與管理分散的問題，南京東岱**檔管理系統採用集中儲存管理的應用模式，將所有**檔統一儲存在伺服器上，所有企業內網中的使用者都可以通過對伺服器進行訪問，獲得自己的相關文件，從以前的工作環境無縫連線到**檔管理系統。而且統一的管理也減少了企業管理的難度。
2、 為解決資訊查閱困難的問題，南京東岱**檔管理系統提供了強大的搜尋方法，可以讓使用者從各個不同的搜尋角度、搜尋習慣出發，隨時隨地快速精準地找到要找的資訊。
3、 在南京東岱**檔管理系統中，建立了完善的許可權機制和操作方式，保障了企業資料的安全性。技術文件、圖紙是企業中核心的知識財產，通南京東岱**檔管理系統的資料安全機制，實現全企業核心資料的「許可權控制」、「流程管控」、「操作追蹤」等多重安全特性，令企業管理者高枕無憂！
4、 南京東岱**檔管理系統可以和南京東岱的產品生命週期管理系統進行無縫結合，將每個文件都進行不同生命階段去管理，而且，每個階段，都提供了嚴緊的管控方法：在文件設計修改階段，系統通過文件模板保證每個使用者建立業務文件的規範性，版本管理可以讓企業技術文件的版本管理得井井有條，審核自動歸檔的方式來實現文控電子管理化的效果。在文件歸檔階段，系統通過變更操作來保護資料進更改過程中的安全性以及影響範圍。
三、 實施效果
通過南京東岱的**檔管理功能的應用，可以幫助企業打造出乙個資料集中管理的平台，為企業提供準確的設計資料**，讓企業資料能在安全的前提下，實現最大程度的共享和便捷的協同應用，屬於企業自己的知識庫。結合南京東岱的產品生命週期管理系統，讓企業文件的規範統一，文控管理工作進入乙個自動化時代。
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