崗位說明書是企業開展崗位分析的重要成果之一，它是崗位任職者選擇工作、自我評價的指南，也是企業人力資源開展各項職能管理工作的參考依據。在培養任職者使用崗位說明書意識的同時，如何用好崗位說明書成為企業和人力資源部門需要認真思考的問題。
一、崗位說明書的應用
崗位說明書在人力資源管理中的應用主要在以下幾個方面。
（1）人力資源規劃。崗位說明書是企業定員工作的基礎，。有了崗位說明書，人力資源規劃工作不再是單純的、線性的**人力資源的供給與需求，而是在考慮企業不同發展階段的前提下，在考慮企業內部人力資源優化與配置的條件下，尋求對人力資源數量、質量和結構的動態規劃與把握。
（2）人力資源招聘與配置。崗位說明書確定了崗位職能和崗位任職條件，是撰寫、發布招聘資訊、確定面試技術，選擇面試測評工具的依據。描述清晰的招聘資訊一方面可以吸引更多符合條件的應徵者，另一方面也可以讓不合格的求職者望而卻步，減少無效簡歷的投遞，提高招聘工作的效率。
崗位說明書也是企業與員工簽訂勞動合同時的附件以及新員工入職培訓的重要文件。此外，企業現有人力資源在內部崗位上的調整與流動也需要崗位說明書作為參照。
（3）目標管理與績效考核。目標管理是現代企業管理中經常採用的一種管理方法。崗位說明書中有關崗位職責的描述有助於清晰的設定管理目標，是管理目標下達給員工的憑據。
崗位的直屬上級可以隨時查閱崗位說明書，以便有效的對員工開展目標管理工作。崗位說明書在崗位職責描述時按照重要性排序，列明了每項職責的主要內容，明確了所負責任是全責還是部分負責，或者僅僅是輔助支援。因此，崗位說明書不但規定了績效考核的內容，也是制定績效管理標準的依據之一。
崗位直屬主管通過對崗位職責和崗位任職條件的綜合分析，可以確定績效考核要素，設計科學合理的績效考核標準，有助於建立全面衡量工作業績的考核指標體系。崗位任職者可以對照崗位說明書規定的業績標準，開展自我檢查與總結，崗位主管可以憑藉崗位說明書和考核結果與崗位任職者溝通交流，確定績效改進方式與方法，最終達到提高生產效率和管理水平的目的。
（4）薪酬政策。企業薪酬政策的制定需要以崗位評價的結果為基礎，崗位說明書則是企業開展崗位評價工作的前提，崗位評價的內容通常包括職責範圍大小、工作複雜難易程度、勞動強度、勞動條件等要素。缺少了崗位說明書，崗位評價工作難以開展。
因此，從本質上
講，崗位說明書為企業制定薪酬體系、薪酬政策提供了重要的依據。
（5）教育與培訓。企業開展培訓工作的目的之一是為了提公升崗位任職者的專業知識和崗位操作技能，崗位說明書在任職條件部分明確了崗位需要掌握的知識和技能，實際上是明確了培訓的基本內容，這使得培訓工作從需求分析、培訓課件製作，培訓教師選擇到培訓實施以及培訓效果評估都做到了有的放矢。崗位任職者在培訓中學到的知識和技能是崗位說明書中規定的應知應會內容，對這些知識和技能的熟練掌握可以促進其績效水平超越平均，甚至達到優秀，績效成績的高低直接決定了崗位任職者的收入多少，反過來也影響其參加培訓的積極性，提公升其參加培訓的效果，企業和崗位任職者取得了雙贏的結果。
（6）職業生涯。崗位說明書中明確了崗位間的關係，崗位關係不僅反映了縱向管理關係和橫向聯絡關係，更重要的是反映出本崗位的晉公升與輪換關係。晉公升與輪換關係為工作內容豐富化設計以及員工在企業內部的職業發展通道設計提供了可能行和可行性，員工也會結合自己的職業發展規劃，按照目標崗位的任職條件要求自覺擴大工作接觸面，主動學習新知識、新技能，在這種情況下，員工所屬部門和主管如果能夠適時的幫助員工制定個人發展計畫，積極引導和督促員工成長，不僅能使員工產生歸屬感，激發其工作的積極性和創造性，也能促進企業發展和經濟效益的提高，有利於核心和骨幹員工的保留。
二、崗位說明書優化與完善
管理者依據崗位說明書監督、指導並考核下屬的工作，崗位任職者依據崗位說明書將工作做到企業規定的標準，崗位說明書是企業各級管理者和崗位任職者管人理事的基礎。建立崗位說明書動態優化機制，根據企業發展的變化和要求對崗位說明書進行持續的優化與完善，是企業推動知識管理，流程管理、有效溝通、團隊協作以及建立學習型組織的根基。對崗位說明書進行動態的優化與完善是企業人力資源部門的常規性工作。
1.崗位說明書優化與完善時機
企業人力資源部門需要定期對崗位說明書進行必要的更新和修訂，在遇到以下情況時應及時開展崗位說明書的優化與完善工作，必要時甚至需要對崗位說明書進行重新編制。
（1）企業重大戰略調整。企業為了適應市場變化，往往在戰略層面進行重大調整。這些重大調整包括企業組織結構設計，業務流程優化，產品淘汰或公升級，甚至是業務領域的退出與進入以及企業的兼併與重組等。
企業重大戰略調整必然涉及到崗位、工作和任職者，必然涉及到新的管理方式和新的技術裝置，必然導致崗位性質、工作內容和崗位任職條件的重大變化，此時，企業必須對崗位說明書進行重新的編制。
（2）企業新管理理念和管理方式匯入。有些企業雖然沒有顛覆式的變革，但隨著企業的發展，新的管理理念和管理方式被引入，例如iso質量管理體系，erp企業資源計畫系統，精益生產管理體系等。這些新的管理理念和方式勢必改變企業管理流程和業務流程，勢必對員工的任職條件等提出新的要求，在這種情況下，企業必須對崗位說明書進行優化和完善，有些還需要對現有崗位進行合併或拆分形成新的崗位，新崗位也需要重新編制崗位說明書。
（3）企業技術引進與技術創新。為了提高生產效率，滿足市場需求，有些企業引進或自主研發了先進的生產技術與生產裝置，在這種情況下，企業也需要重新開展定崗、定編和定員工作，對現有的崗位說明書進行優化和完善。
2.崗位說明書優化與完善的方法
（1）更新維護。企業生產經營平穩，發展變化不大時，崗位的穩定性相對較高，人力資源部可以對現有的崗位說明書進行更新維護，重點審視管理流程和工作流程的變化，重點評估崗位任職條件是否需要根據市場人力資源供給的變化進行優化與調整。更新和維護崗位說明書的工作量一般較小，人力資源部門可以獨立完成。
（2）部分修訂。當企業對現有業務進行拆分整合或引入新的業務時，例如新建、合併、拆解事業部等情況，企業需要對所涉及到的崗位開展崗位說明書修訂工作。崗位說明書修訂的重點是崗位職能描述和崗位任職條件部分，主要是避免崗位職責的交叉與重疊。
由於修訂的內容是崗位說明書的重點內容，工作量相對較大，這部分工作需要根據所涉及崗位的數量，由人力資源部門和所涉及的業務部門共同完成，一些必要的崗位也需要從崗位分析入手，按照編制流程與規範重新編制崗位說明書。
（3）重新編制。當企業發生顛覆性變革時，企業必須及時重新編制崗位說明書，整個編制過程要從崗位分析開始，需要投入大量的人力、物力和財力。
友情提示
上述文章摘自楊崗松專著《崗位分析和評價從入門到精通》（清華大學出版社）。
崗位說明書的編寫與應用
課程提綱 第一講崗位設定 1 崗位的分類與設定的基本原則 2 企業的定員定編 3 如何編制企業的崗位設定表 第二講工作分析與崗位研究 1 工作分析與崗位研究的概念 2 工作分析與崗位研究的作用 3.工作分析與崗位研究的方法 第三講工作崗位調查 1 工作崗位調查概述 2 工作崗位調查表的設計與填寫 3...
崗位說明書的編寫與應用
培訓老師 尹隆森 第1講崗位設定 本講重點 崗位的分類，崗位的設定原則，企業的定員定編，崗位設定表的編制 管理執行外在的形式必須跟企業家內在的心靈相一致。企業家有三種境界 第一是親力親為 第二是有所為有所不為 第三是無為而治。郭鹹鋼 崗位的分類 在提到崗位的具體設定前，需要先簡單介紹一下崗位的分類。...
崗位說明書的編寫與應用
課程名稱 企業組織結構設計與部門職能劃分 所屬體系 人力資源類 主講專家 尹隆森 課程提綱 通過本課程，您能學到什麼？第一講崗位設定 1 崗位的分類與設定的基本原則 2 企業的定員定編 3 如何編制企業的崗位設定表 第二講工作分析與崗位研究 1 工作分析與崗位研究的概念 2 工作分析與崗位研究的作用...