共用資料是指在使用erp系統時需要維護的基礎資料，例如：部門資料、人員資料、產品資料、客戶/**商資料、會計科目及銀行資料等。 為確保資料的一致性及準確性，在使用erp系統的交易單據之前，必須將企業目前基礎資料整理完整，錄入到系統中。
後續的日常使用中，若有增加新的基礎資料，也需要及時地錄入到系統中。便於各崗位的操作人員在使用系統時，可以取用到完整的基礎資料。
希望您在學習本節的過程中能思考並解答以下問題：
1、共用資料主要包含了哪些內容？
2、各基礎資料分別由什麼部門維護？
3、基礎資料的建立要按照怎樣的先後順序？
4、如何在系統中記錄開帳時的期初資訊，如產品期初庫存，以及客戶、**商的期初帳款等？
系統上線前，必須建立和維護共用資料。根據不同部門的職能劃分，具體分工準備的基礎資料如下表：
在基礎資料的建立過程中，有些基礎資料的建立是互相關聯的。例如：在建立人員資料之前，必須先建立好部門資料。
才能在人員資料中設定此人員歸屬於哪乙個部門。在建立產品資料前，必須建立好產品的類別以及倉庫資料。所以在您建立基礎資料前，要先了解一下資料的建立順序。
根據不同的順序，分步驟建立，系統流程如下：
在企業管理中，會按照崗位及職能的不同劃分不同的部門。各部門有較明確的分工，各盡其責，協調合作。在系統中，也需要對企業的相關部門進行記錄。
在建立系統的部門資料時，可以根據企業的組織架構圖作為依據。
對此單據總結如下：
a) 單據用途：用於設定公司各部門明細，在各單據上可記錄交易發生的對應部門。
b) 使用人員：人事部人員。
c) 審核人員：建議由人事部主管審核。
d) 後續影響：若未設定部門資料，後續的學歷和人員資料將無法設定，在單據應用上也將無法區分所對應的部門。
人員是企業最基本的組成部分，各個崗位都有不同的人員負責。在系統中，需要對企業的相關人員進行記錄。在系統中建立人員資料時，可以根據人員的人事檔案，作為建立的依據。
人員資料用於記錄實務中的人員基本資料。那麼在建立人員資料時，我們該注意哪些重點內容呢？
1、 實務中，企業的人員非常多，管理起來會比較困難，那麼在系統中可以如何解決？
——選擇所屬部門，按部門管理。
2、 企業一般都會和員工簽訂勞動合同，那麼在系統中如何管理呢？
——在「其它資料」頁籤中，記錄合同的起始日期和終止日期，以及合同期。
通過以上學習，我們對生產計畫單做如下總結：
a) 單據用途：用於錄入公司各人員明細資料，包括各業務、採購、財務、人事、生產等人員。
b) 使用人員：人事部人員。
c) 審核人員：人事部主管。
d) 後續影響：若未設定人員資料，後續的客戶，**商資料將無法設定，也無法記錄對應的業務人員及採購人員。新增單據時，也選擇不到對應的人員，導致無法登打業務單據。
在企業管理中，會計核算的目的是真實反映企業的經營狀況。會計要素只是對會計核算物件的基本分類，如果用其進行核算仍顯得粗略。會計科目是對會計要素的具體內容進行分類核算的專案，也是記帳憑證上必須要使用的內容。
之前若財務是手工作帳，沒有使用會計科目編碼，那麼在使用財務系統時，要先將各會計科目的編碼制定好。
在使用會計科目之前，系統已有預設好的科目總類及科目類別，若企業的實際情況與預設的種類有不同時，可以在系統中進行相應的修改。
在建立會計科目資料時，我們該注意哪些重點內容呢？
1、 設定會計科目時要注意其對應的科目總類及科目類別；
2、 不同類別的會計科目的餘額方向不同，要注意設定。
對此單據總結如下：
a) 單據用途：此步驟極為重要，詳細規劃科目編碼後，再進行此項設定作業。
b) 使用人員：財務部人員。
c) 審核人員：財務部主管。
d) 後續影響：財務記帳憑證及財務報表。
在系統上線前，要先規劃好系統引數，以適應本企業的應用。
點選選單欄上的「設定---系統設定」，如下圖：
設定介面如下圖：
系統引數設定用於規劃系統上線前，對於各單據的控制。那麼在設定時，我們該注意哪些重點內容呢？
1、 在系統中如何設定公司資料？
——在「公司明細」頁籤，設定公司的明細資料。
2、 如何設定小數字數，日期格式呢？
——在「格式設定」頁籤，設定年制格式、日期格式，以及數量、重量、材積等小數字數。
3、 實務中，企業的交易單位和計量單位不同時，在系統中如何設定？
——在「基礎設定」頁籤中，選擇是否「使用多單位」。還有成本核算方式、是否啟用序號管理和分銷管理，是否允許零庫存出庫，以及相關的單據控制等，並選擇企業的開帳日期，和一些常用設定。
通過以上學習，我們對系統引數設定做如下總結：
a) 單據用途：主要用於設定公司明細資料及各單據共用的控制。
b) 使用人員：各部門主管。
c) 後續影響：影響全系統所有單據的控制，引數設定前要與企業的業務部、採購部、財務部、生產部等各部門討論數量的位數、單價金額位數、成本計算方式等各項內容。一旦系統開始使用之後，則不應再修改引數，以免造成各資料的差異。
在企業管理中，不同性質、不同屬性、不同用途的產品，存放的物理位置也將不同。可以根據產品的實際存放位置，建立倉庫資料。
對此單據總結如下：
a) 單據用途：主要用於管理庫存中各倉庫的產品的存放地點，還需設定哪些操作人員可以呼叫該倉庫。
b) 使用人員：倉庫人員。
c) 審核人員：倉庫主管。
d) 後續影響：未設定倉庫資料時，無法建立產品的期初庫存量，在登打庫存系統的各項交易單據時，也無法記錄產品出入庫對應的倉庫。
在企業管理中，對於產品的管理，可能會有不同的計量單位，如果企業的客戶比較多，而且客戶方的使用單位不同時，還會有不同的交易單位。在設定各個產品的計量單位時，必須考慮兩個方面，庫存管理，即產品出入庫所使用的計量單位，以及財務核算此產品庫存單位成本的單位。庫存與財務管理的單位必須統一。
對此單據總結如下：
a) 單據用途：用於設定各成品，半成品，原材料的庫存單位以及交易單位。
b) 使用人員：倉庫、業務、採購部人員。
c) 審核人員：倉庫、業務、採購部各主管
d) 後續影響：新增產品資料資料時，必須設定計量單位。
企業的產品可能會有非常多，企業可以根據產品的性質、屬性和用途，作為建立產品類別的依據進行分類，以便查詢和管理。還可以對類別進行更深入的細分，產品大類再細分為小類，並設定類別之間的從屬關係。如某陶瓷公司的產品可分為餐具、茶具等，而餐具又可以分為盤子、碟子和碗等。
產品類別用於記錄實務中的產品分類。那麼在建立產品類別時，我們該注意哪些重點內容呢？
1、 企業的產品需要根據產品的性質、屬性、用途來管理，那麼在系統中可以如何解決？
——根據不同性質、不同屬性、不同用途，設定好類別名稱。
通過以上學習，我們對產品類別做如下總結：
a) 單據用途：主要用於將產品依不同性質分門別類，以便查詢和管理，並依產品類別設定單據傳輸至財務系統時使用的各會計科目。
b) 使用人員：倉庫、業務、採購部人員。
c) 審核人員：倉庫、業務、採購部主管。
d) 後續影響：未設定此資料，則新增產品資料時無法對產品進行歸類，查詢資料將很不方便。
採購、銷售、庫存、進出口等系統中的交易資料，都要傳輸到財務系統，傳輸前要事先設定單據傳輸到財務系統時，預設使用的各個會計科目。
產品傳輸組用於記錄實務中的交易單據傳輸財務時所取用的會計科目。那麼在建立產品傳輸組時，我們該注意哪些重點內容呢？
1、 財務人員需要把採購、銷售、庫存中的交易單據製作成記帳憑證，在系統中可以使用財務傳輸功能產生記帳憑證，那麼系統如何知道各項產品的交易單據傳輸到財務要使用哪個會計科目呢？
——在產品傳輸組中，設定好存貨、委託代銷、銷售收入和成本、贈品費用、其他收入、費用和成本所對應的會計科目。
通過以上學習，我們對產品類別做如下總結：
a) 單據用途：主要用於設定單據傳輸到財務系統時所使用的各會計科目。
b) 使用人員：財務人員。
c) 審核人員：財務部主管。
d) 後續影響：未設定此資料，將無法正確傳輸憑證。交易單據傳輸財務時，也無法帶出缺省的會計科目。
產品也是企業運營中最重要的要素之一，在產品管理上，必須要明確記錄產品的類別、品名規格、**等相關屬性。在系統中，可通過產品資料來記錄產品的相關資訊。
產品資料用於記錄實務中的產品明細資料。那麼在建立產品資料時，我們該注意哪些重點內容呢？
1、 每項產品在系統中都必須有唯一的產品編碼用於記錄。
2、 在登打交易單據時，想要快速的查詢產品，在系統中要如何設定？
——產品除了擁有正式的品名外，由於使用者的習慣、行業規定等原因，還會有一些簡稱、別名、代號。為了方便查詢與記錄產品，使用者可在「助記碼」處設定產品簡稱、別名或代號，後續在單據上可以根據此助記碼進行模糊查詢。
3、 產品對於不同的包裝方式或不同的客戶交易時，會有不同的單位，不同客戶又有不同的銷售**，在系統中如何實現？
——啟用「多單位」管理後，在「單位/售價」頁籤中，設定不同單位與基本單位的換算關係，並根據不同的單位設定不同的售價等級。
4、 實務中，客戶下達訂單時，會取用客戶自身的產品編號，此時，企業就需要將該產品的原廠編號與企業的產品編號對應，以便和客戶或**商對帳，也方便登打單據時，輸入產品的原廠編號時，可以自動帶出產品編號，那麼在系統中可以如何解決？
——在「設定---原廠產品設定」中，選擇相應的**商或客戶，並對應其原廠編號。
5、 某些產品需要有「有效日期」的限制，或需要追蹤產品的質量情況時，在系統中如何解決？
——使用批號管理。設定產品的批號，和有效日期。
6、 實務中，企業一般會與**商或客戶建立長期合作的關係，比如購買某一產品時，首先會考慮向固定**此產品的**商購買，只有此**商無貨時，才考慮向其他**商購買。在下達採購訂單後，**商需要時間備貨，在系統中應該如何設定？
——在「基本資料」頁籤，登打此產品的「主**商」，並根據**商的備貨時間和企業的實際情況，設定採購提前期，以免影響生產和出貨。
慈溪軟體公司,正航軟體電器電子解決方案
正航軟體電器電子解決方案 erp企業資源管理資訊系統 解決方案規劃書 日期 2012 11 18 正航軟體寧波 核心 合作夥伴 寧波英翰軟體 銷售顧問 陳力豐聯絡 0574手機 133 6283 2332 位址 浙江省寧波市慈溪市東瑞大廈主樓601 1 銷售管理解決方案 強大訂單匯入功能 客戶下訂單...
餘姚英翰軟體公司,正航ERP汽配行業解決方案
正航erp汽配行業解決方案 erp企業資源管理資訊系統 解決方案規劃書 日期 2012 11 18 正航軟體寧波 核心 合作夥伴 寧波英翰軟體 銷售顧問 陳力豐聯絡 0574手機 133 6283 2332 位址 浙江省寧波市慈溪市東瑞大廈主樓601 汽配行業特點及正航erp解決方案 正航erp汽配...
寧波英翰軟體公司,正航ERP五金機械行業解決方案
正航erp五金機械行業解決方案 erp企業資源管理資訊系統 解決方案規劃書 日期 2012 11 18 正航軟體寧波 核心 合作夥伴 寧波英翰軟體 銷售顧問 陳力豐聯絡 0574手機 133 6283 2332 位址 浙江省寧波市慈溪市東瑞大廈主樓601 五金機械行業 五金機械行業背景 製造業特別是...