作者：趙雲峰
**：《電子世界》2023年第10期
【摘要】本文對濱州市111家中小企業情況的調查，發現在檔案管理方面，不同企業存在各種不同的情況，管理規範和比較規範的企業佔被調查企業的40%左右，而不規範和欠規範的企業佔60%左右，說明很多的企業對檔案管理還不十分重視，分析造成濱州市中小企業檔案管理工作現狀的原因，提出了一些建議，希望能夠為促進濱州市中小企業檔案管理工作，增強濱州市中小企業的發展有所裨益。
【關鍵詞】中小企業；檔案管理；調查
企業檔案是企業生產、經營和管理的全部過程記錄文獻、資料資訊的留存。檔案作為一種資訊資源，作為企業生產、技術、科研和經營等活動的真實記錄和一項基礎性工作，同時作為與企業同步發展的無形資產，在企業管理等各方面都發揮著重要作用，對整個國家經濟資料的統計分析、準確把握國家經濟執行脈搏也具有十分重要的價值，因此做好企業檔案工作是一項利於企業發展和國民經濟整體事業的大事。筆者對濱州市111家中小企業進行了這方面工作的調查，發現在在不同的企業中，由於經營者承擔著十分複雜繁重的工作，企業主對該項工作的認識問題，以及其他一些各種各樣的原因，在檔案工作存在一些不規範的地方。
為了更好地促進濱州市中小企業檔案管理工作，現把調查情況、發現的問題和幾點建議提出，以期對增強濱州市中小企業的發展有所裨益。
1.調查情況
1.1 被調查的企業總體情況概述
濱州市現有各類中小企業3350余家，分屬於紡織家紡服裝產業鏈、油化工和鹽化工產業鏈、現代服務業產業鏈、基礎設施產業鏈和糧油果蔬加工產業鏈，企業總數約佔全市企業的17.5%，投資額約佔20.7%左右，其中紡織類企業又佔75%的比重。
採取五十分之一的比例，隨機抽取調查企業，共抽取了67家企業，其中紡織類企業34家，化工類企業9家，服務業企業10家，糧油加工企業14家；企業規模從從業人數看25-240人不等，從營業收入看100-500萬元。
1.2 企業檔案管理工作情況
1.2.1 企業檔案管理規範，諸如公司的規劃、年度計畫、統計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委託書、協議、合同、專案方案、通知等具有參考價值的檔案資料齊全的企業，只有8家，佔被調查企業總數的11.
9%。在這些企業中，企業所有者全部都是原來在國有大中型企業擔任過領導職務者，企業管理經驗豐富，所建立的企業管理規範，經營效益好，有3家企業產品出口國外；這些企業全部通過了iso9000認證。
1.2.2 企業檔案管理比較規範的企業有19家，佔28.
4%。這些企業中，在諸如公司的規劃、年度計畫、統計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委託書、協議、合同、專案方案、通知等具有參考價值的檔案資料中，主要檔案建檔和歸檔儲存，而有些檔案沒有建檔和歸檔儲存，沒有建檔的檔案多數是公司的規劃、年度計畫、會議記錄、決定、委託書、協議、專案方案等，當然不是完全沒有這些檔案，其中的缺項和數目都各不相同，尤其公司的規劃、年度計畫、會議記錄、決定等項，絕大多數企業缺少。這些企業中83%進行過iso9000認證申請，42%的企業通過認證機構的認證。
這些企業所有者，有73%的曾經在國有大中型企業參與過中層管理工作，而且有相當比例的企業主是40歲以下的年輕企業家。
1.2.3 檔案管理欠規範的企業有26家，佔38.
8%。這些企業中，有基本的企業經營、管理檔案，但很多檔案缺失。像統計資料、會計檔案、勞動工資、經營情況、人事檔案、委託書、協議、合同、專案方案等專案有檔案存在，其他項缺少。
這些企業的所有者，大部分有國有企業工作的經歷，許多是過去的業務員出身。
1.2.4 檔案管理不規範的企業有14家，佔20.
8%。這些企業中，往往有企業經營情況的記錄簿，如原料購進、產品出廠記錄，工資發放，資金來往賬薄等等；其他像統計資料、財務審計、會計檔案、人事檔案、委託書等反映企業情況的檔案基本沒有，更不要說公司的規劃、年度計畫、委託書、協議、合同、專案方案等專案等企業發展和建設等特徵檔案存在。這些企業所有者絕大部分是從其他行業轉移過來的，在其他行業積累了一定資金後，看到某一行業經濟效益好，投資建廠，對本行業發展趨勢不是十分的了解，普遍缺乏企業經營管理經驗，多數沒有長遠的發展規劃，甚至有部分企業所有者準備轉行。
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