湖南交通職業技術學院就業處
畢業生檔案工作暫行管理辦法
畢業生檔案是如實記載學生在校期間學習、生活、成長的真實記錄；是人事調動、人事關係轉移的重要依據；是畢業生踏入社會後辦理各類手續、職稱評定、戶口轉移等所必須的資料。為了貫徹檔案管理制度，加強對畢業生的檔案管理，使我院畢業生檔案管理更加規範化、制度化、科學化以及便於用人單位的錄用與管理、便於學生的職業生涯發展，結合我院實際情況，特制定本辦法。
一、畢業生檔案管理工作以貫徹「為學生服務，為社會服務」的基本原則，堅持維護真實性和完整性的工作方針，統一管理，嚴密保管。
二、畢業生檔案材料的管理：檔案管理人員要保守檔案材料的秘密，無關人員不得翻閱學生檔案，校外人員來校查閱畢業生檔案，必須持有單位介紹信；未經檔案管理部門同意，不得摘抄、影印檔案材料，經同意摘抄、影印的材料須經檔案管理人員認真核對並簽署意見，查閱者不得將畢業生檔案材料帶出檔案室。
三、畢業生檔案的管理程式：
（一）應屆畢業生
1、已就業的畢業生，可由畢業生本人攜報到證及就業單位調檔函到（學生處）檔案室調取檔案。已就業但就業單位不承擔檔案管理的，可轉至人才服務中心辦理人事**。
2、如用人單位或人事**機構要求由學院郵寄檔案的，畢業生應註明檔案接收單位名稱、郵編和檔案轉寄詳細位址，否則不予郵寄，郵寄費用學生自理。
3、未落實就業單位的畢業生，根據本人意願，其檔案的管理有二種情況：一是轉回生源所在地。畢業生可在就業處填寫回生源地申請表，畢業生檔案由就業處統一隨《報到證》轉至生源所在省轄市人事或大中專畢業生主管部門(不計算連續工齡)，郵寄費用學生自理；二是轉至人才交流中心。
檔案隨《報到證》轉至人才服務中心，由人才交流中心進行人事**(計算連續工齡)。畢業生可在學院就業處辦理人事**。
4、畢業生檔案可在學院保留兩年（從畢業時間算起,不計算連續工齡),由畢業生在辦理離校手續時向就業處提出書面申請。逾期將轉回生源地人事、就業管理部門。
5、學生檔案必須嚴格密封。
6、考上專公升本的畢業生檔案，憑錄取院校的調檔函提取個人檔案。
（二） 往屆畢業生
1、畢業生擇業期內（二年內下同）的檔案管理由就業處、學生處分工負責、協調管理。學生處負責於每年9月底將往屆畢業生檔案移交就業處。移交時，學生處必須制定出檔案轉接單，移交雙方必須指定專人負責移交，畢業生檔案轉接單一式兩份，並由移交人簽字認可。
畢業生檔案移交時的材料完整性由學生處負責，若有材料缺損，須有書面說明。
2、往屆畢業生（滿二年）一直未落實就業單位的，由就業處將其檔案統一通過機要局轉遞至生源所在地人事或大中專畢業生管理部門。
就業處2023年9月16日
應往屆畢業生戶口、檔案辦理流程
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