行政服務管理部檔案
行管字【2005】02 號簽發人：
外來人員接待管理流程
目的：為減少天成員工全程接待陪同外來人員所需的在途時間，提高接待效率，加強**商/合作商進入受控區域的管理及審批，建立公司外來人員來訪資料庫，特制定本流程。
參考制度：天成司發【1998】368號《**商/合作商接待管理辦法》
流程概述
一、外來人員定義分類：
外來人員定義：因業務或其他需要，臨時到天成公司來訪的非天成員工，長期合作的持「臨時通行證」的**商/合作商員工以及持「培訓學員證」的學員除外。
客戶工程部、外事部及採購部接待的高階別來訪仍執行原接待流程，不受此流程之限。
根據來訪性質，可將來訪人員分為兩類，
1） 預約來訪人員：計畫內來訪，指公司相關接待部門事先已明確來訪人員的相關資訊（單位、姓名及人數等）、來訪時間及來訪事由的情況。
2） 臨時來訪人員：計畫外來訪，指即公司接待部門事先不清楚來訪人員的相關資訊、來訪時間及來訪事由的情況。
二、接待流程：
1）預約來訪人員：（通過接待申請電子流實現）：
子流程a：來訪人員不需進入辦公或生產區
①天成接待人員填寫接待申請電子流——②來訪人員到各中心外圍安全崗，保安員核實身份後發「臨時出入卡」，來訪人員留下有效證件——③員工與來訪人員在大堂接待區或其他外部接待區（食堂等）會談——④來訪人員到外圍安全崗交還卡並領回證件，流程結束。
子流程b：來訪人員需要進入辦公或生產區
①天成接待人員填寫接待申請電子流——（是否需要進入辦公或生產區域？）②（是）權籤人審批——③來訪人員到各中心外圍安全崗，保安員核實身份後發「臨時出入卡」並在電子流中記錄，來訪人員留下有效證件——④員工到大堂安全崗接待並換來賓卡，安全崗確認進入時間——⑤會談結束，員工將來訪人員送至大堂安全崗，還卡核銷，安全崗確認離開時間、陪同情況及還卡情況——⑥來訪人員到外圍安全崗交還卡並領回證件，安全崗確認電子流流程——結束。
流程說明：
1、本流程亦適用科研中心和生產中心現行的接待審批流程。
2、若來訪人員為第一次到訪，建議接待人員到外圍門崗引領，但不作強制要求。
3、接待人員申請進入辦公/生產區域接待，但權簽人審批未通過的，仍然可以在外圍接待。若權簽人未在電子流中審批，而接待人員仍想在外圍接待的，需重新填寫電子流，並選擇「不進入辦公/生產區域」。
流程圖：
2）臨時來訪人員：
一般情況下，臨時來訪的會談地點應安排在辦公區域之外，如確因工作需要需進入辦公或生產區域），需按預約來訪流程，由接待人填寫電子流並經權簽人審批。
具體流程：
①外來人員到訪——②外圍安全崗**通知天成接待人員——（是否安排接待？）
——（否）③接待人員向來訪者說明情況，流程結束
——（是）③——轉「預約來訪人員」接待流程，由接待人員填寫「接待申請電子流」。
流程說明：本流程中的「是否安排接待」判斷環節由所涉及的天成接待人員負責，以下情況均可認為「不安排接待」：
接待人員工作安排已滿，無暇接待的；
接待人員認為無業務需要，不需接待的；
接待人員認為只需在**中簡短交流，不需見面的；
接待人員認為無需進入公司園區，在外圍崗亭內即可完成接待的。
上述四類情況下，接待人員無需填寫「接待申請電子流」，安全崗不發「臨時出入卡」，外來人員也不得進入公司園區，活動範圍僅限於外圍崗亭。
流程圖：
三、流程各方責任：
1、業務部門
業務部門接待人員應事先按格式要求填寫「接待申請電子流」，並確保填寫資訊準確；
業務部門接待人應按要求到大堂安全崗接待來賓，並覆行全程接待陪同義務。
進入地點需與出門地點一致。
業務部門權籤人（由各部門自行維護），對外來人員進入辦公或廠區申請審批的真實性及合理性負責。
2、外圍大門崗
外圍安全崗應根據電子流中的來訪人員資訊及審批狀態，核實無誤後，方可發放「臨時出入卡」，提醒並指引行進路線，以方便來訪人員順利到達目的地。
臨時出入卡憑有效身份證件領取，出門時歸還。若業務部門接待人員親自到外圍安全崗接待，則在記錄接待人資訊後，來訪人員可不押證件。
3、廠房和辦公樓大堂安全崗
大堂安全崗應根據來訪人員資訊及審批狀態，核實無誤後，方可發放「貴賓卡」，並在電子流中記錄。來訪人員離開時，如實在電子流中記錄還卡情況、接待人員陪同等資訊。
特別注意，接待電子流中若註明「不需進入辦公或廠區」的，或雖已註明但權簽人未審批通過的，接待只能在大堂或其他公共區域進行，外來人員不得進入廠房或辦公樓。
四、例外情況
合作員工臨時通行證丟失、忘帶需進入公司工作，不需填寫接待申請電子流，由正式員工或授權的合作員工證實後，安全崗可發放臨時出入卡憑其進出，卡上蓋章註明「合作員工」字樣，當天該中心有效，不需填寫接待申請電子流。
正式員工工卡丟失、忘帶之類需進入公司，不需填寫接待申請電子流，在天成正式員工或授權的合作員工證實，安全崗可發放員工臨時工卡憑其進出，當天有效。
基建施工、到食堂就餐人員仍按現操作流程，不需填寫接待申請電子流，在**確認留身份證件或天成員工陪同之下領取臨時出入卡，在規定的時段內出入。注意臨時出入卡上需要蓋章註明「施工」或「就餐」字樣。
天成公司行政服務分包商及其子分包單位無通行證的人員，可按授權範圍在園區外圍及公共區域活動，不需填寫接待申請電子流，授權接待人員需到外圍安全崗領取「臨時出入卡」並全程陪同。如因工作需要進入業務部門區域作業的，需事先徵求該部門意見。
五、其他說明
接待申請電子流每月一次倒出接待人違規記錄，包括未還卡、未全程陪同等，違規者按公司規定處以通報批評或罰款等處理。
行政服務管理部
二oo五年一月二十八日
外來人員管理規定
為加強公司外來人員的入廠管理，確保公司財產安全，維持正常安定的工作秩序，現做規定如下 一 所有外來人員未獲批准，無專人帶領下一律不准進入廠區 二 外來人員為聯絡公司員工的，要先由門衛通知該員工，在不影響正常工作的情況下，該員工可以和外來人員在傳達室內面談，面談時間不得超過十五分鐘 三 客戶或上級行政...
學校外來人員接待制度
1 對於校外來客進入學校，應該嚴格詢問，認真做好登記，社會閒雜人員 不法分子嚴禁進入校園。2 學生家長看望學生必須在課間休息時間方可進入教室探訪。認真登記來訪者姓名 學生姓名 探訪事由，學生上課時間必須出校。3 對於校外來客探訪家屬和老師，必須讓其 聯絡，得知同意方可進入，但必須做好來客登記，在門衛...
宿舍外來人員管理規定
直系親屬留宿條件 1 必須為父母 子女 親兄弟姊妹 愛人。2 留宿時間不得超過七天。3 必須提前到人事科辦理申請手續，來訪人員需在保安室 來訪人員登記表 上登記。4 必須保證宿舍的安全，並對相關期間所發生財產安全負連帶責任 5 留宿期間，個人發生的一切事情與醫院無關，全部由個人自己承擔。親友住宿條件...