校級組織舉辦活動流程及收集制度

關於校團委、學生會、社聯活動組織流程及資料收集工作的通知

為確保所收集資料內容的準確性和完整性，規範校團委資料收集工作，結合校團委實際制定本制度。

一、資料收集要求

各組織在舉辦活動之前要起草活動策劃書，活動結束之後作活動總結，並將兩份書面資料交由老師審核，通過之後各組織將書面資料與**資料一併交於秘書處。具體流程如下圖（注：策劃書與活動總結均為電子版）：

在資料收集過程中，要保持文字資料相互聯絡、銜接有序、內容完整和真實有效。必須核對資料質量以及數量是否如數，**資料不得小於2m，並命名為【活動名稱】+序號，如一二.九大合唱（1）；文字資料的正文、附件、正本、副本應齊全；若不符合要求，必須另附文件註明所缺資料以及原因。

另：如需報賬，必須上交正規格式發票(上交的發票必須有相應單位蓋章，並在發票中列出所有購買物品、數量及相應總價；若購買物品太多，無法在發票上予以列出，需另附清單一張，列出所有購買物品、數量以及總價，清單上需要與發票上的章一致，上交時將清單及發票一起上交)。

二、資料收集格式和儲存格式

所有收集資料由秘書處負責儲存，相應收集部門留底存檔。在資料收集過程中，相應的收集部門必須列出收集清單以及活動進行的時間。

儲存要求及格式：

1、**和文字分開儲存。

2、總資料夾命名格式：如2023年校級活**片資料

3、分資料夾命名格式：以八位阿拉伯數字標註年月日，如【20130921】＋活動名稱。

三、本制度所指資料,由校團委、學生會和社團聯合會所舉辦活動的**資料和文字資料組成。

四、資料收集分工

各組織所進行活動的所有資料由校團委秘書處負責收集。

五、相關資料收集部門必須嚴格執行上述制度，若出現出現問題由相應收集部門負責。