oa實施的第一步就是錄入企業使用者，也就是員工個體，有了使用者才能談得上協同，所以這當然是最基礎的一步。對於乙個企業來說，有了使用者，還有崗位和組織機構，健全了這些資訊才能繼續說到管理的問題。
使用者、崗位、組織機構以及互相之間如何發生聯絡看似很簡單也很理所當然，但是要通過oa系統來進行人性化的設定和管理，就頗有些門道了，可以說出很多的故事。
舉個例子，小明是財務部的乙個普通員工，使用者是小明，崗位是財務人員，組織機構是財務部，邏輯很清晰。可是如果小明離職了呢？被調到其他部門，比如投資部了呢？
乙個小明還好，如果乙個集團企業，不僅多部門，多員工，還跨地域，人員流動頻繁，怎樣能快速處理又不出錯呢？
同行的某oa軟體是這樣設定的，每個使用者必須有崗位名稱，哪怕財務部有很多像小明一樣的普通職員，都一定要將崗位定義為「普通職員」，當小明調職到其他部門時，不僅小明所在的組織機構要改，小明的崗位角色也要刪除，相應的新崗位名稱要加上，錯乙個都不行。
10oa是怎樣設定的呢？
為了精細化管理和企業的安全性，在oa系統裡實現分權管理，那是必須的。10oa的分權是根據組織機構和崗位來設定的，對崗不對人，這樣不論人員如何流動，崗位的權責不變。崗位根據權責的不同來設定，比如，財務部門裡只需要設定經理、副經理等，普通員工無需再次分配崗位，只要被分配到「財務部門」裡就能繼承財務人員該有的權責，實現一人多崗、一崗多人。
回到小明的例子，在10oa的系統裡，小明只需被分配到財務部門，自然繼承財務人員的權責，而不用設定崗位，如果發生了調職，小明只要被重新分配一下部門即可，無需再改動崗位。操作快速簡潔，不易出錯。經理、主任、總裁等等少部分有審批權力和管理責任的角色，才需要分配崗位，流程配置分權處理最終要運用流程審批。
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