公司印表機、影印機使用管理規定
為統一管理公司印表機加粉，明確各流程職責明細，合理降低內耗，故將公司紙張使用和印表機硒鼓、加粉做如下規定：
一、印表機、影印機使用
1.1總經辦負責分配至各部門的印表機登記工作，由總經辦指定印表機、影印機的責任人，責任人負責印表機、影印機的管理。
1.2部門印表機由部門負責人統一管理，每天上班開機，並檢查印表機的工作狀態，下班後關機、切斷電源。
1.3大廳影印機由總經辦指定責任人進行看管，每天上班開機，並檢查印表機的工作狀態，下班前檢查影印機是否關機，是否切斷源，以免發生事故，若下班後有影印者，影印者必須做好登記後開機，並在使用完後按程式關機。
1.4禁止使用非影印紙、已皺摺或超出影印尺寸的影印紙，以防止影印機、印表機卡紙及損壞硒鼓。
1.5使用者應以主人翁的態度嚴格遵守操作規程。出現嚴重或未知故障時，請立刻停止使用，通知管理部門排除故障。
1.6嚴禁任何部門、任何個人在未經總經辦授權的情況下私自維修。
1.7網路部及時做好印表機的異常處理和維修工作，確保印表機的正常使用。
二、耗材管理
1、用紙管理
1.1列印用紙只有總經辦、結算中心、統採中心、客服部、活動部有領用許可權；
1.2有紙張使用許可權的部門申領紙張時應填寫《領料單》由部門負責人簽字後到倉庫領用，記入該部門辦公用品成本管理範疇。
1.3各公司倉庫每月3日前將各部門列印用紙領用情況匯報至分公司總經辦，各公司總經辦根據登記情況進行核對，於每月5日將核對正確後的資料提交至總部總經辦，每月8日前由總部總經辦提供上月《紙張使用情況報表》。
1.4大廳影印用紙由總經辦指定專人領取，記入公司辦公用品整體成本核算範疇。
1.5影印實行登記制。總經辦在所有影印機旁將設定《影印登記本》，所有需要影印的人員在影印時必須在登記本上按照影印部門、影印人、影印內容、影印數量等做好登記工作。
1.6 用印表機列印文字只能列印乙份，如需多份應影印。
1.7各部門的二次使用紙統一放置在印表機或影印機旁，為節約資源減少成本，非正式公文或者檔案自覺使用**紙，嚴禁丟棄或者私自帶走紙張。
1.8節約用紙，使用**紙時，注意紙上不得有訂書釘、回形針、大頭針等硬物。
1.9每月10日總經辦將對各分公司及各部門列印、影印用紙量進行統計並彙總排名，對於用紙量浮動較大的公司及部門，責任人要作出原因解釋並報總經辦。
2、 硒鼓更換及加粉
2.1公司所有硒鼓將由統採中心統一採購，編號標識（詳見注）入總庫，需要更換硒鼓或者加墨的部門應先申請總經辦同意後方可領用。各公司總經辦做好硒鼓領用登記工作（附表1：
《印表機使用統計表》）。
2.2總經辦在3日內對更換後的硒鼓和墨盒進行檢查，確保安裝與領用的編號一致。
2.3需加粉或使用出現異常的硒鼓由總庫進行鑑定，再至總經辦備案方可更換。
2.4硒鼓出現異常的，由網路部進行鑑定，提出處理意見後由專人維修，嚴禁私自拆卸。
2.5各公司倉庫每月3日前將各部門硒鼓領用情況匯報至分公司總經辦，各公司總經辦根據登記情況進行核對，於每月5日將核對正確後的資料提交至總部總經辦，每月8日前由總部總經辦提供上月《硒鼓、墨盒使用情況報表》。
注：1.硒鼓編號及統計加粉標識如下（附圖一）：
1）編號
11 ：代表「硒鼓」；
②：代表為公司類別代表，分別以「a」為總部湖塘、「b」城南、「c」城東、「d」城北、「e」別克、「f」七号店、「g」度假村，以此類推；
③：代表「硒鼓流水號」；
④:代表「第1次加粉」；
⑤:代表加粉次數，以此順延；
2）硒鼓編號及加粉標識統一貼至硒鼓正面柄手處，保證清晰可辨。
（圖一）
2.印表機編號及標識如下（附圖二）：
1）編號
1①：代表「印表機」；
②：代表為公司類別代表，分別以「a」為總部湖塘、「b」城南、「c」城東、「d」城北、「e」別克、「f」七号店、「g」度假村，以此類推；
③：代表「印表機流水號」，以此順延。
2）印表機編號標識統一張貼至翻蓋左下角，保證清晰可辨。
（圖二）
三、考核與責任
總經辦人員不定期對印表機、影印機使用者進行抽查，以下行為一經發現，給與相應考核：
1.因操作失誤造成影印機損壞，責任人負責維修費用，並承擔一切損失。
2.列印或影印與工作無關的檔案，如有違反按黑白5元/頁、彩色50元/頁收費。
3.有以下情況之一者，取消其影印資格，並扣當事人20元,部門負責人50元：
3.1未登記影印或違規影印者；
3.2影印私人資料者；
3.3遇到故障不處理、不上報，一走了之者；
3.4對待機器野蠻操作者；
3.5發現廢紙、遺留紙張（2小時未主動認領）
本規定適用於全公司人員。
總經辦2023年4月19日
附件：表1：《印表機使用統計表》
年月印表機使用統計表
表2：《紙張使用情況報表》
表3：《硒鼓、墨盒使用情況報表》
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