單位的經辦人員為執行工作任務需要提前預支款項的，填寫該類單位內部票據並經相關領導授權履行審批手續。借款單一般都不對外使用，只流通於單位內部是會計原始憑證之一。
借款單一般為一式三聯。
第一聯：付款聯
第二聯：報銷聯
第三聯：借款人存查聯
經辦人在執行業務中需要預借款項，首先填寫該單據，日期為付款當天的日期，借款部門為經辦人所在部門，填寫好借款人姓名，借款用途，實際借款的金額，交由財務部經理進行審核並得到批閱後由財務經理在審核人處簽名，經辦人持財務部審核同意的借款單向具有該審批權的部門級領導報批，經部門級領導審批並在部門主管處簽字後交由出納，出納根據這張借款單首先進行審查，審查完成後給予經辦人現金或者轉賬支票，交付現金的在借款單各聯出納簽字處簽名並加蓋現金付訖章；交付轉賬支票的，在借款單各聯出納簽字處簽名並加蓋銀行付訖章（填寫上支付轉賬支票的號碼），然後將第二聯報銷聯給經辦人，因為業務辦好後經辦人要根據實際結算金額回來報銷一併填寫報銷單，第
一、三聯暫由出納儲存備查。
在這裡有點要說明一下，就是當經辦人報銷完成後，錢還了，借款單是否可以退回或者銷毀？其實，我在做出納的時候也一直沒搞明白這個問題，然後那時候在地產公司會計主管對借款單退回給經辦人是預設，在國有的乙個投資企業財務經理則明示可以退回經辦人。然後我查閱了一些資料後現給予這個業務的觀點：
無論借款人是否將所借款項全額退回，還是實施了全部或者部分支出，借款單作為記載業務中某乙個環節上的憑證，是不能退回經辦人或者銷毀的。一些單位在借款單使用的環節上存在著直接退回本人或者隨意銷毀的現象，這種做法事實上破壞了收付業務證據鏈的完整性，不能顯示出真實的資金運動過程，存在著一定的隱患，我們認為這種做法是不可取的。
一些出納會將借款人填寫作廢的借款單當著借款人的面撕開兩半，以示銷毀。從法律角度講，這種做法是不嚴謹的。因為，出納仍然存在著恢復借款證據的可能性，對於借款人來說是不安全的，對於出納來說是畫蛇添足的。
正確的做法是：當著借款人的面，將作廢的借款單使用碎紙機完全處理。沒有碎紙機的，可以撕剪成小於10mm * 10mm的不規則碎片，使之難以恢復。
個人之見的借款，無須記賬核算。因此，借款人把錢歸還了，借條就應該退給借款人，表示雙方互不相欠。而對公借款就不是這麼簡單了。
從表面上看，這樣做顯得麻煩些，但卻保證了整個業務環節和運動痕跡的完整性。
好了，對於公司內部報銷業務，還要談一點的是就是報銷的發票開具日期跨年度的問題，比如現在是2023年1月單位經辦人員拿著2023年12月或者更早的6月發票來報銷，出納認為這個發票過期了，不能報銷了。但是經辦員或者業務員不解了：這個業務是真實發生的，由於某某原因為什麼不能報？
或者單位以前的出納都給予報銷，為什麼你反而不能報？
其實，在實際工作中，怎麼可能做到本月的支出經辦人都全部於月內完成報銷手續。因此，單純從報銷的角度講，一般在每年1月份或者第乙個季度內還是可以接受上乙個年度未報銷的發票的。但跨年度時間非常長的未報銷發票涉及到納稅調整，通常是不接受報銷的。
作為出納，有義務對報銷的經辦人員進行事前的宣傳和講解，以便不會發生員工不愉快的事情。對於單位，可以在財務制度中明示發票報銷的時效性規則。
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