公司物品採購管理規定

2023-02-15 05:21:04 字數 3006 閱讀 5399

採購管理制度

為加強公司各項採購活動的管理和控制,明確部門職責,監督和控制不必要的開支,保證採購工作的正常化、規範化,制定本制度。

第一條本制度所指的採購包括公司各項固定資產及其附屬裝置的採購、工程及生產所需的原輔材料採購、低值易耗品和辦公用品採購、各種廣告和展示設計採購。

第二條公司所有的採購活動統一由公司指定的相關專業部門負責執行。具體規定如下:

1.總部外派採購員負責公司各類工程及生產所需物資物品和辦公用品的採購工作,並及時協調跟進由總部採購的物資物品。

2.公司辦公室負責公司所有物資及物品採購的庫房管理,以及廣告和展示設計、電腦及軟體等電子資訊裝置的採購。

3.總部外派財務人員負責費用審核、報銷和賬務處理工作。

4.其他上述未包括的採購全部由公司指定部門負責執行。

第三條採購申請

1.當部門所需物資物品時,先與倉庫管理員核實庫內有無所需物資物品。若無,則一律填寫公司印製的《物資採購申請表》,寫清所購物資名稱、規格型號、數量和單位,有特殊要求的在備註欄內註明。

2.需緊急採購的,在備註欄內註明「緊急採購」,以便及時處理。

3.採購申請表須經部門負責人審核簽字、財務負責人審核簽字和總經理審批簽字後,方可交採購人員進行採購。

4.《物資採購申請表》一式兩聯,一聯由申購部門留存,二聯交採購人員實施採購。

5.若撤銷採購,應立即通知採購人員,以免造成不必要的損失。

第四條採購實施

1.採購人員接到批准的採購申請單後,優先到公司指定的**商處購買,如指定的**商無貨**時,必須進行多方比價,1千元以上的物品,應貨比三家,做好市場詢價記錄,擇優擇廉購買,同時保管好《市場詢價記錄表》,以供以後參考和審核,保管期限為一年。

2.《市場詢價記錄表》中應列明所詢價比價的單位、**和聯絡**,正常情況下應不低於三家,並註明擬選定的單位。

3.《市場詢價記錄表》經財務審核、總經理審批後,向**商下單並以**或傳真確定交貨日期或到市場採購。

4.《市場詢價記錄表》一式兩聯,一聯由採購員留存(核對用),一聯交財務,財務憑審批完成的採購單(或採購合同)為採購員辦理借款、打款手續(指需要現金購買或支付一定預付款的;後付款的,一律憑入庫單、發票辦理)。

5.重要物資、大宗物資的採購,應一律簽訂購銷合同,走合同評審程式,並定期對**商進行評審,且作出相關評審記錄。

第五條驗收入庫

1.所有採購到的物資物品必須辦理入庫手續,一律填寫《物資入庫單》,由倉庫管理員驗收合格簽字,或倉庫管理員和使用部門人員共同驗收合格簽字。

2.驗收時應查驗物品名稱、規格型號、數量等是否和申請的一致,以及物品的質量。數量不符的,一律按不超計劃量的實有數量驗收入庫;存在品名、規格型號不符的,以及質量問題的,一律拒收。

3.《物資入庫單》一式三聯,一聯留存倉庫(入賬、對賬用),一聯由採購員留存(對賬用),一聯由採購員附於報銷單據中,以便財務核賬所用。

4.當所採購物資物品與計畫存在出入時,應及時向總經理匯報,並協調物資物品申購部門,共同協商解決。

第六條物資物品發放

1.物資物品採購入庫後,倉庫管理員應及時通知申購部門領取,並辦理領料手續,填寫《領料單》,雙方均簽字認可。

2.《領料單》一式三聯,一聯留存倉庫(核賬對賬用),一聯由領料部門保管(核賬對賬用),一聯由倉庫管理員月底轉交財務(核算成本,衝減庫存用)。

3.各部門應依據領料單據,逐級建立物資物品管理台賬,尤其是固定資產類,逐級落實管理責任人。

第七條付款方式

1.物品採購無論金額多少,一律由經辦人簽字,財務負責人審核,總經理核准簽字後方可報銷。

2.物料採購付款必須見**商提供送貨單,或有我司開出的入庫單、採購定單、收款收據等單據方可結款或開支票。

第八條採購評審管理

1.單項(含綜合專案採購,整車和配件採購及整車**商指定的採購除外)採購金額超過10萬元的採購專案,應由相應的採購部門會同有關採購需求部門、財務部門和辦公室進行採購聽證會或合同評審會,採購部門應會前準備好充足的資料,如專案方案介紹,**商詢價記錄或招投標情況,各**商優惠辦法,價效比意見等相關資料。

2.辦公室和財務部門應定期或不定期聯合進行市場資訊調查,做好市場資訊調查記錄,對前期購買活動進行評審,做好評審工作總結,報總經理參考。

3.採購**選定後,採購商品單位**在5000元以上或採購合同金額在5000元以上的,或有經常供貨行為的(一年內有3次以上)應與供貨商簽定採購合同,廣告、展示設計採購應與**商簽訂合同。

4.採購合同必須進行合同評審會簽,各職能部門對合同的內容和條款逐一進行審查,各職能部門負責人對合同進行聯合會籤,並對會簽結果負責。只有經過會簽同意的合同才能加蓋公司的合同專用章或公章。

5、參加合同會簽的職能部門:總經理、採購部門、辦公室、財務部門、相關部門(如工程部)。合同會簽的經辦人為相關採購部門責任人。

6.採購活動結束後,採購人員應將採購合同原件交辦公室存檔,留影印件在財務備案,合同原件保管時限為3年。

7.**商給予公司現金折扣和銷售折讓的情況,必須在合同條款中反映。嚴禁採購人員私自收取或索要**商回扣、佣金等。

一經查明發現,由公司視具體情況給予責任人開除、降職或其他行政處罰。

8.每年年初,由辦公室組織,對上年度的各類**商進行評審,對**高、服務差的**商進行淘汰替換。列出合格**商名錄。

評審人員為:總經理、辦公室負責人、財務負責人、相關部門責任人。

第九條日常管理職責

採購、保管和財務等人員,應嚴格落實濟南中海集團的相關要求和制度規定。

1.採購員:做好採購市場**的經常性調查;建立**商資料與**記錄;做好平時的採購記錄及對帳工作。

2.倉庫管理員(含工程部工地的臨時倉庫):嚴格落實履行物資驗收、出入庫手續;建立物資物品倉庫管理台賬,做到賬物相符,數量一致;做好日常物資物品衛生整潔、有序擺放;堅持每月一查一清工作。

3.財務人員:凡是沒有按上述審批手續審批和流程採購的,財務人員應拒絕付款;做好物資物品的費用結算、賬務處理工作;組織人員,每季度對辦公室倉庫進行一次盤點。

第十條本採購管理制度,經相關部門會審會簽、總經理審批後實施。本制度若與總部制定的相關制度出現衝突,以執行總部制度為準。

2023年12月01日

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