加強和完善企業勞動力管理，是深化企業改革的重要工作。年初，在集團公司領導幹部會議上，提出了到「十五」末期，集團公司主業生產人員控制在10萬人以內的目標。為達此目標，除加大分離、分立力度外，加快建立現代企業人事管理機制，加大人力資源管理和開發力度是十分重要的。
當前面臨企業減員增效，員工競爭上崗和分配制度改革迫在眉睫的形勢下，在企業內科學而規範地進行職務分析，是推動企業三項制度改革，促進競爭上崗，合理配置人員，確定薪酬標準的有效方法，本文就職務分析在人力資源管理中的地位、作用和方法做簡單的介紹。
一、 職務分析的定義
職務分析又稱工作分析，是對職務（工作）的性質、內容、責任、方式以及工作人員任職資格等方面進行周密的調查研究，並加以系統準確的描述，為職務管理提供客觀依據的活動。
職務分析包括職務調查和職務描述兩方面的內容：
1．職務調查，即對職務進行系統的調研，一般可以從兩方面下手，一是從這一職務的職責要求出發，對這一職務進行分析和解釋；二是從現在從事這一職務的員工實際工作入手，對這一職務進行概括和整理。
職務調查的物件可以概括為：工作內容、工作主體、工作時間、工作地點、工作方式、工作原因、工作**等。
2．職務描述，是指對職務調查的結果進行總結和調整，並加以規範和界定，用以說明工作的範圍、任務、責任、權利、工作關係和工作環境等。
職務描述包括以下幾方面的內容：工作名稱及主要任務；工作職責和職權；工作關係；工作步驟及所需裝置；工作環境和工作條件。
二、職務分析的任務（目的），是弄清職務（工作）的四大特徵：
1、工作的輸出特徵，即一項工作的最終結果表現形式。
2、工作的輸入特徵，即為了獲得上述結果，應當輸入什麼內容，包括物質、資訊、規範、條件等，這是界定工作**和工作條件的基礎。
3、工作的轉換特徵，一項工作由輸入到輸出的轉化程式、技術方法是什麼，在轉化的過程中人的行為、活動有那些，這是界定工作方式的基礎。
4、工作的關聯特徵，每個職務在組織中的位置是什麼、職責、職權是什麼，工作對人的體力、智力有什麼要求，這是界定工作關係和任職資格的基礎。
三、 職務分析資訊的利用
職務分析在現代企業人事管理中起到非常重要的作用，現代人事管理的每一項工作，幾乎都要用到職務分析的結果。
1、為企業推行競爭上崗提供了依據。職務分析的資訊中包括：工作的任務有那些，具備什麼樣條件的人才能完成這些工作，這實際上決定了崗位上需要什麼樣的人從事此項工作。
2、是培訓計畫提出的基礎。通過職務分析，確定了職務所需要的技能。把握員工目前能力與職務工作之間的差距，確定培訓工作方案、培訓內容和受訓人員，評估培訓效果等。
3、職務分析為考核提供合理的標準和依據。根據職務分析的結果，可以確定工作具體內容，制定科學合理的績效標準，為考核提供尺度，為晉公升提供依據。
4、職務分析可以為不同型別的職務確定合理的待遇。勞動報酬都是同工作本身要求工作者所具備的技能、教育水平、工作的繁簡程度、工作的責任大小，以及為組織做出的貢獻的程度等相聯絡的。在這些前提下通過職務評價，確定每一項職務的重要程度和對組織的價值，確定薪酬水平。
5、職務分析可以確保工作責任落實到人。職務分析對確保所有必須完成的工作任務都確定無疑地被分配到各個特定職位上去，提高人事匹配的程度，使每個員工充分發揮自己的潛力具有十分重要的意義。
6、通過職務分析可以全面了解不同工作的危害程度，便於採用有效的安全保護措施，為勞動者創造乙個適合身心健康的工作環境。一旦發生事故，也可以根據職務分析資訊，科學地分析和判斷事故產生的原因，為事故處理提供有效的依據。
四、 職務分析的步驟
職務分析是一項專業性較強的人力資源管理工作，需要由專業管理人員、被調查組織的主管人員和工作者三者之間的緊密配合，共同努力才能完成。
職務分析的步驟大體上可分為以下幾個階段：
1、先要明確職務分析的目的。分析的目的決定著需要蒐集的資訊類別，以及使用那些技術和工具來蒐集資訊。
2、蒐集與工作有關的背景資訊。先看看那些可得到的與工作有關的背景資訊，如組織工作流程圖和工作說明書等。
3、選擇有代表性的工作進行分析。企業的職務中，有許多任務作任務性質、責權相似，可以從中選出有代表性的職務進行分析，顯然是十分必要也是比較合適的。
4、收集工作分析的資訊。通過收集有關工作活動，職務對勞動者的要求、工作條件、工作對人員自身的要求等方面的資訊，來進行實際的職務分析。
5、與職務的直接管理者共同審查所收集到的資訊。因為只有與從事這些職務的工作人員，以及他們的直接管理人員對收集到的資訊進行核對，才有可能不出現偏差，提高收集到資訊的可靠性和可操作性。
6、編寫職務說明書和崗位規範
在完成職務分析以後，都要編寫職務說明書和崗位規範。職務說明書就是工作職責、工作活動、工作條件以及工作的危害程度等資訊進行書面描述。崗位規範是全面反映職務對從業人員的品質、特點、技能以及工作背景和經歷等方面要求的書面檔案。
五、收集職務分析資訊的方法
職務分析需要相應的技術方法，具體可分為定性分析和定量分析兩大分析技術。
1、 定性分析技術
（1）訪談法。訪談法是廣泛使用的職務分析方法，通過與工作者進行面談，可以發現一些在其他情況下不能了解到的工作活動和行為。另外，還為組織提供了乙個良好的機會向大家解釋工作分析的必要性及功能。
訪談法是一種相對來說比較簡單確十分迅速的資訊收集方法。
訪談法採用的方法有：①對工作者個人訪談；②對做同種工作的勞動者群體進行的群體訪談；③對完全了解被分析工作的主管人員進行的主管人員訪談。
訪談法特別要注意的是被訪談者本人必須十分了解、清楚訪談的目的是什麼。
訪談時應該注意的幾個問題：一是要同被訪談者建立良好的溝通關係，使之能夠將工作中的情況客觀真實地反映出來，二是應當按照具有指導性的問卷或提綱來提問，注意控制訪談的趨向和進度，三是在訪談後要對資料進行檢查和核對。
（2）問卷法。問卷法是獲取工作資訊的一種比較好的方法，讓工作者通過填寫問卷來描述其工作中所包括的任務和職責。問卷法的主要優點表現在：
問卷法是一種快速高效地從一大群工作者中獲得資訊的方法。主要缺點有：設計問卷並進行測算可能是乙個需要花費較多且耗費時間的工作。
（3）觀察法。觀察法是指在工作現場觀察工作者的工作過程，將觀察的結果記錄下加以分析。適用於主要由身體活動構成的工作和從事重複性工作的操作崗位。
（4）工作日誌法，又叫工作寫實法，要求崗位上的工作人員將工作時間內所有的活動和行為按照時間順序如實記錄下來，累計到一定時間量，作為工作分析的物件。
2、定量分析技術
為獲得精確的資訊，在定性分析的基礎上，進一步採用定量分析的方法。最為常用的量化分析方法有職務分析問卷法和功能性工作分析法。
① 職務分析問卷法（paq）是一種結構嚴謹，應用較為成功的職務分析方法，它由職務分析人員來填寫，要求職務分析人員對被分析職務相當熟悉。
職務分析問卷法的優點在於，它將工作按照五個基本領域進行排序並提供了一種量化的分數順序或順序輪廓，即（1）是否負有決策（溝通、社會）方面的責任；（2）是否執行熟練的技能性活動；（3）是否伴隨有身體活動；（4）是否操作裝置；（5）是否需要對資訊進行加工和194個工作要素組成。
職務分析問卷法的不足之處，首先由於對職務的特殊工作內容沒有進行描述，因而工作之間的差異性的刻畫比較模糊；其次，使用問卷的物件需要有較高的文化水平，對一些閱讀能力較低的工作人員不太適用；第三，由於工作要素組成比較多，設計問卷需耗費較大精力，且要求設計人員有較高的理論水平和豐富的實踐經驗。
（2）功能性工作分析法（fja），又稱職能工作分析法，它通過對有關的資訊的處理，人員的交往與管理、工具的操作水平三個方面的分析，在確定員工的工作在資訊、人、物三個方面所處的地位和重要程度時，首先通過觀察他們的工作，確定這種工作在每乙個方面所執行的基本功能是什麼，然後根據工作分析法中工作承擔者的基本功能表所得分數確定職務的具體特徵和工作要求（見表1）。功能性工作分析法對工作的分類還考慮以下四個因素：在執行工作是需要多大的程度的指導；執行工作時需要運用推理和判斷能力應達到什麼程度；完成工作所需要的數學能力有多高；執行工作所要求的口頭及語言表達能力如何。
另外，功能性工作分析法還確定工作的績效標準以及工作對任職者的培訓要求。通過功能性工作分析法，可以分析出職務的績效標準，針對要達到的標準，需要對工作者實施的培訓。（功能性工作分析及內容見表2，功能性工作分析任務明細表見表3）
(3)管理崗位描述問卷法
管理崗位描述問卷法與pqa方法非常相似，它劃分為13個類別208個問題，由管理人員自己填寫，也採用6個評分標準。這些類別包括：
1、產品、市場和財務戰略計畫，指的是進行思考並制定計畫以實現業務的長期增長和公司的穩定性。
2、與組織其他部門和人事管理工作的協調，指的是管理人員對自己沒有直接控制權的員工個人和團隊活動的協調。
3、內部業務控制，指的是檢查與控制公司的財務、人事和其他資源。
4、產品服務責任，指的是控制產品和服務的技術方面以保證生產的及時性並保證質量。
5、公共與客戶關係。指的是一般通過與人們的直接接觸的辦法來維護公司在使用者公眾中間的名譽。
6、高層次的諮詢指導，指的是發揮技術水平來解決企業**現的特殊問題。
7、行動的自主性，指的是在幾乎沒有直接監督的情況下開展工作活動。
8、財務審批權，指的是批准企業大額的財務投入。
9、雇員服務，指的是提供諸如尋找事實和為上級保持記錄這樣的雇員服務。
10、監督，指的是通過與下屬員工面對面的交流來計畫、組織和控制這些人的工作。
11、複雜性和壓力，指的是在很大的壓力下工作以在規定的時間內完成所要求的工作任務。
12、重要財務責任，指的是制定對公司的績效構成直接影響的大規模的財務投資決策和其他財務決策。
13、廣泛的人事責任，指的是從事公司中對人力資源管理和影響員工的其他政策具有重大責任的活動。
在應用管理崗位描述問卷法時，工作分析人員以上述的每一種要素為基礎來分析和評價管理工作。
在分析管理者的工作時需要注意以下兩個問題：一是管理者經常試圖使他們的工作內容去適應自己的管理風格，而不是使自己去適應承擔的管理工作的需要。在使用訪談法時，他們總是描述自己實際做的，而忘記了自己應該做的。
二是管理工作具有非程式化的特點，經常隨著時間的變化而變化，因此需要考察的時間比較長。一般分析管理人員的工作應該使用調查問卷方法，包括從行為的角度進行分析的管理外行為調查問卷和從任務的角度進行分析的管理任務調查問卷。
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