現代化管理手段在檔案管理工作中應用的主要優勢作者：張曉秋
**：《決策探索》2023年第16期
當前，隨著計算機網路技術的迅速普及，對傳統檔案管理工作提出了新的挑戰，每個檔案工作者都深深地感受到：傳統的檔案管理工作已經越來越不適應發展的新形勢。進行改革創新，積極地向現代檔案管理邁進，是我們每個檔案管理人員面臨的一項重要任務。
尤其是對於直接進行檔案管理工作的人員，更應該在改變以往管理理念的同時，改變傳統的管理手段，利用現代化管理手段，即改變以往的手工方式，通過計算機技術來實現對檔案的管理和利用。
現在，計算機應用、網路管理已經成為知識經濟時代的檔案管理標識。檔案作為豐富的資訊資源，理應利用計算機軟體進行更好的管理和利用，以便給檔案管理者和利用者帶來最大的便利。利用計算機進行檔案管理的優勢比較突出，主要表現在以下幾個方面：
一、大大地減輕了檔案管理人員的勞動強度，提高了工作效率過去，從事傳統文書檔案管理的工作者都感到有「三難」。一是立卷難。傳統立卷歸檔做法是，只有檔案按照分類大綱歸類後，才能組卷、立卷，爾後再進行卷內檔案的排列、擬寫案卷標題、確定保管期限、裝訂歸檔等工作。
這些工作又都直接關係到案卷質量的高低，馬虎不得。這樣做起來，既費時又有很大的主觀性，且操作難度又大，加之工作程式枯燥煩瑣，工序多而繁雜，掌握起來難度較大。二是管理工作難。
組好卷以後，首先要擬寫案卷標題、案卷號和案卷目錄，然後還要編寫頁碼、抄寫卷內目錄，同時還要裝訂、填寫案卷封面，排列案卷等。這樣做的問題是，程式煩瑣，人工操作量大，管理工作繁難。三是提供利用速度較慢，查準率不高。
由於檔案管理是人工操作，查詢檔案就成了一件難事。首先，查詢檔案時必須先說明要查什麼檔案、什麼問題、所屬年度，然後，檔案管理人員才能根據要求查詢案卷目錄，再以卷內目錄查詢檔案。如果這時出現文件管理人員立卷的主觀差異，或組卷不合理，所擬案卷標題不能準確揭示案卷檔案內容等問題時，查詢起來就困難了。
在計算機技術應用飛速發展的今天，現代網路提供了歸檔檔案軟體管理系統，通過立卷改革，把過去的按「卷」歸檔改為按「件」歸檔，它不但為歸檔工作提供了便捷的管理手段，而且簡化了檔案管理人員的歸檔程式以及可操作性，減少了人為的主觀因素，既減輕了檔案管理工作人員的勞動強度，又提高了歸檔質量和檢索速度。利用計算機軟體進行檔案歸檔管理工作後，就可以將過去的集中立卷，改變為平時隨時整理歸檔。這樣，集中的工作量，就變為分散的工作量，而且可隨時查漏補缺，使文件不造成存積，提高了立卷管理的時效和水平，從而達到了及時歸檔和方便檢索利用的目的。
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