檔案管理制度

第一條目的

為使公司檔案管理工作規範化、科學化、制度化，從而提高工作效率和工作質量，結合公司實際工作情況，特制定本制度。

第二條適用範圍

凡下列檔案統一由行政部負責歸檔：

1**機關來文，包括**對公司報告、申請的批覆。

2公司發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發言和生產經營工作的各類計畫統計，季度、年度報告等。

3參加上級召開的各種會議帶回的檔案、資料及本公司在會上匯報發言材料等。

4**機關領導來公司檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本公司向上級進行匯報的提綱和材料。

5反映本公司生產、經營活動、先進人物事蹟及公司領導工作等的音像攝製品。

6公司日誌和大事記錄。

第三條部門職責

1行政部負責建立健全公司檔案管理制度，負責本制度的制定、修改、管理、實施。

2其它各部門負責擬制與本部門工作職責相關的檔案，並按本制度規定執行。

第四條程式內容

1檔案的分類

包括公司管理制度、合同、公司證件、外來檔案、科技下發檔案等。

2公司檔案的管理

2.1公司檔案管理由行政部負責，包括頒布下發檔案、建立健全公司檔案管理制度、加強檔案管理的統一與協調並保證公司檔案處理工作高效運轉。

2.2對於公司以文字列印的形式下發的蓋有公章的檔案，簽收人不得影印，如因擅自影印造成的何人問題由簽收人負責。

3檔案編制與審批

3.1各部門適用的檔案由各部門根據相關程式的要求編制。

3.2檔案要有名稱、編號、實施日期、批准人等。

3.3檔案的內容包括：目的、適用範圍、職責、程式內容、相關記錄等。

3.4檔案應字跡清楚，標示明確。

3.5審批。每個檔案的實施都要經部門領導或主管領導審核，經總經理批准後，行政部負責發放並儲存相關記錄。

4檔案編號

公司檔案按照如下規則編號：

zh/rc—部門-序號

部門漢語拼音名稱縮寫。檔案順序號，按01、02等依次編號區分。

各部門漢語拼音名稱縮寫為：

行政部xz，人事rs,技術部js，財務部cw，生產部sc,品控部pk，物流部wl

5檔案下發與簽收

5.1所有外來檔案簽收後第一時間遞交總經理審閱，行政部根據「檔案會簽表」批覆意見15分鐘內將檔案傳遞至相關部門，並在「檔案會簽表」簽名，原件存檔行政部。

5.2各個部門制定的制度，經總經理審批後，行政部根據「檔案會簽表」批覆意見15分鐘內將檔案傳遞至相關部門，並在「檔案會簽表」簽名，原件存檔行政部。

6檔案的儲存

6.1檔案的儲存形式：檔案以書面形式並配有電子版形式儲存。

6.2檔案的原件由行政部負責儲存，副本由各部門負責儲存。

6.3檔案要分類儲存，便於閱覽；查閱和借閱檔案，需**件管理部門同意並作好記錄，借閱檔案的時間一般不得超過5天。

6.4當檔案被毀壞、汙染、脫色時，應重新領取新檔案同時交還原檔案；檔案丟失時，向檔案發放部門重新申請領取新檔案。

6.5有關工藝、技術等重要檔案或保密檔案，需經總經理批准後才可查閱，不可外借。

7檔案的影印

任何部門未經許可不准私自影印、拷貝檔案，需要影印檔案時，應向行政部提出申請，經總經理核准後方可影印。

檔案檔案管理制度

一 公司設立檔案檔案管理專員，切實做好檔案檔案的收集 分類 整理 立卷 歸檔工作，保證檔案檔案資料的齊全完整，提高案卷質量，使檔案檔案管理工作達到標準化 制度化 規範化的要求，並逐步實現電子資訊化管理。三 人力資源專員要做好公司員工人事檔案的收集 整理 立卷 管理工作，確保資料完整。四 檔案管理員要...

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