智慧型檔案館資訊化專案建設
方案北京xx技術****
2023年x月x日
檔案局作為**指定的資訊管理與服務中心，既要保護傳統載體的檔案，又要管理數位化的記錄。如何加快檔案館的數位化建設及電子檔案的安全保管便顯得尤為迫切。為貫徹落實省兩辦下發的《關於開展電子檔案和數字檔案登記備份工作的通知》，開展以電子檔案中心各數字檔案館為基礎的「電子檔案和數字檔案登記備份中心」建設工作，省檔案局將電子檔案和數字檔案登記備份工作列為重點推進的創新工作。
考慮到隨著社會進步和檔案局的職責功能業務的完善，現在和將來各地檔案局的檔案相關的業務系統從數量和質量都在增長與提公升，資訊系統應該支撐起綜合各類業務管理的「多核心」要求，
本文基於這樣的背景，討論新形勢下檔案部門的資訊化建設的有序，高效和可持續發展的建設思路。
數字檔案館是指各級各類檔案館為造應資訊社會日益增長的對檔案資訊資源管理、利用需求，運用現代資訊科技對數字檔案資訊進行採集、加工、儲存、管理，並通過各種網路平台提供公共檔案資訊服務和共享利用的檔案資訊整合管理系統。
建設數字檔案館，有利於提高檔案館工作效率和現代化水平，有利於確保數字檔案永久儲存與安全保管，有利於促進公共檔案服務能力拓展和實現檔案資訊資源的社會共享。
建沒數字檔案館，有利於促進國家資訊資源總量增加、質量提高和結構優化，有利於提高各級**公共服務能力，有利於促進社會主義文化的發展繁榮，有利於滿足廣大人民群眾對現代資訊服務的現實需求。
數字檔案館建設是一項系統工程，需要經過調研、立項、論證、軟體開發、平台構建、資源準備、系統試執行、專案驗收、執行維護等諸多環節;需要各業務部門、檔案管理部門以及其他相關單位的共同參與，是一項長期的工作任務。
1.2建設原則與要求
數字檔案館建設應當遵照「統籌規劃、循序漸進，專案帶動、重點突破，需求導向、保證安全，合理適用、穩步實施」的原則，積極推進，務求實效。
統籌規劃、循序漸進。應當根據各級**電子政務建設整體框架和基木要求，及時將數字檔案館建設與區域電子政務和資訊化建設相銜接，綜合考慮自身資訊化發展水平、技術力量、資源規模、基礎工作水平、資金投入等因素，確定總體布局和實施步驟。
專案帶動、重點突破。實施專案帶動戰略，支撐和帶動數字檔案館整體建設和發展。將數字檔案館建設分成若干子專案，以專案帶動數字檔案館建設及推進各項工作的開展，有利於獲得黨委**和有關部門的重視和投入，有利於集中人力物力有針對性地重點解決數字檔案館建設中的核心問題。
需求導向、保證安全。數字檔案館建設應以需求為導向，著眼於黨政機關、社會公眾**利用數字檔案資訊資源的需求，推動檔案資訊資源的共享。應當按照資訊保安等級保護的要求，採取相應的安全保障技術方法，配備必要的軟硬體設施，建立健全安全管理制度，完善災難恢復服務機制，確保數字檔案館建設和執行的安全。
合理適用、穩步實施。要重視前期調研，進行可行性研究，結合本部門業務工作實際，提出創新性高、應用性強的功能需求，以確保系統開發和專案建設的合理性、適用性。在專案實施過程中，檔案部門的業務人員應全程參與，及時研究和發現問題，糾正偏差。
重大專案應當按照資訊系統建設規範要求引入監理機制，對專案質量、進度、投資、安全等方面進行全程監理。
1.3建設目標
數字檔案館建設的目標是:緊緊依靠國家和當地資訊化基礎設施建設環境，充分利用各種政務網平台、公眾網平台以及各類網路資源，以先進的資訊科技為手段，整合建設適應本部門本單位一定時期內數字檔案管理需要的網路平台，開發應用符合功能要求的管理系統，推動館藏檔案資源數位化、增量檔案電子化，逐步實現對數字檔案資訊資源的網路化管理以及分層次多渠道提供檔案資訊資源利用和社會共享服務。
其中，數字檔案資訊資源建設、提供檔案資訊利用和社會共享服務，是一項長期任務，應分階段推進，有步驟實現。
1.4建設內容
數字檔案館總體建設內容主要包括:
（1）按照數字檔案館基礎網路架構、主要技術路線與軟硬體配置基本要求，整合建設適應館藏檔案基礎資料和今後一定時期內數字檔案增長規模的資料管理、滿足數字檔案館各項管理與服務需求的基礎設施。
（2）開發或應用具備「收集、管理、儲存、利用」等功能要求的數字檔案管理系統，實現檔案管理各業務環節的自動化、網路化。
（3）全面推進館藏數字檔案基礎資料庫建設，優先建立館藏檔案的檔案級目錄資料庫，逐步進行傳統載體檔案的數位化轉換，積極推進電子檔案的接收和管理，建立各類數字檔案資源庫群。
（4）應用先進技術和相關管理手段，保證數字檔案資訊資源的可靠可信和長期可用，減少數字檔案對軟硬體的依賴性，從而使數字檔案具備傳統檔案所具有的原始性、憑證性和長期可讀性。
（5）運用多種技術手段，針對不同利用物件，通過不同渠道，實現檔案資訊資源分層共享，方便、快捷滿足各類使用者利用需求。
（6）配套建設數字檔案館保障體系，確保數字檔案館系統安全和數字檔案資訊保安。
1.5建設步驟
數字檔案館建設一般分專案規劃與立項、專案招投標、專案實施、執行維護等幾個步驟進行。
（1）專案規劃與立項
根據社會資訊化和檔案事業發展需要，研究提出數字檔案館建設專案。成立由檔案館主要領導、資訊化人員、相關技術人員、檔案管理人員等參加的專案籌備小組，對本地區資訊化現狀和國內外數字檔案館建設現狀等，特別是各立檔單位產生電子檔案狀況、黨委**各部門和公眾對檔案利用需求情況進行充分調研，研究提出專案可行性報告，向當地主管部門提出數字檔案館立項申請。在與相關主管部門充分溝通後，由主管部門組織專家對專案可行性報告進行論證。
（2）專案招投標
專案經立項批准後，應按照國家有關專案管理規定進行招標或邀標工作。充分徵求檔案館各業務部門、相關專家的意見，對數字檔案館的功能需求進行細化，形成功能需求方案。功能需求方案應既符合檔案管理的實際需要，又便於計算機程式設計人員理解，能夠在系統開發中實現。
（3）專案實施
按照數字檔案館建設目標、總體內容和專案可行性研究報告立項批覆的要求，制訂詳細的專案建設實施方案，明確專案建設的內容、進度和時間安排，有計畫地推進系統開發與除錯、軟硬體整合、專案試執行與驗收等專案實施工作。專案建設中應當加強專案監理，確保專案建設的進度和質量。
（4）執行維護
專案驗收後，應適時調整、明確數字檔案館各功能模組的管理職責，加強應用培訓，建立數字檔案館業務工作與技術工作相互銜接、相互配合，以業務管理工作為主線、以技術保障工作為支撐的管理機制。要重視人才培養，形成以檔案館人才自主管理為主體，社會外包服務保障為依託執行
與維護體系。
數字檔案管理系統應當具備「收集、管理、儲存、利用」四項基木業務功能，以及使用者許可權管理、系統日誌管理、資料備份與恢復、系統及其資料安全維護等功能。數字檔案管理系統還應當採取必要措施保證館藏數字檔案資訊，特別是由電子檔案歸檔形成的電子檔案資訊的可靠和可用。數字檔案管理系統功能可以根據資訊化發展和檔案管理的要求而有所側重並不斷拓展。
2.1收集功能要求
系統應當具備接收立檔單位產生的電子檔案及其元資料、對傳統載體檔案進行數位化和採集重要數學資訊資源等功能。
（1）系統能夠根據相關要求接收立檔單位產生的各類電子檔案及其元資料，並在建立一整套接收機制基礎上，保證接收過程責權明確，杜絕安全隱患，從源頭上保證數字檔案的真實、完整、可用。
（2）系統應當提供選擇**接收和離線接收方式。
（3）系統應當能夠批量匯入或匯出資料，保證資料的可靠和可用。
（4）系統應能對**或離線接收的檔案資料進行真實性、完整性、可用性驗證。
（5）系統應具備目錄資料和內容資料等多種資訊資源的採集功能。
2.2管理功能要求
系統能夠對所接收的各類數字檔案資訊進行整理、比對、分類、著錄、掛接、鑑定、檢索、統計等操作，使無序資訊有序化，並實施有效控制。系統應能:
（1）按照設定的分類方案，將數字檔案資訊儲存到系統中，或根據管理要求進行適當調整。
（2）過濾重份資料和重新分類、編號。
（3）對檔案內容進行抽取和新增元資料等操作。目前檔案管理都是基於目錄資料庫掛接方式來實現，將來不排除使用新的扶術方法對數字檔案進行有效管理。
（4）輔助人工完成檔案的開放鑑定工作。
（5）對檔案內容資料及其元資料等相關資訊建立持久聯絡，形成長期儲存檔案資料報和利用資料報。
（6）對檔案型別、數量大小等按照設定要求進行統計、顯示或列印輸出所需各類檔案資訊。
（7）輔助完成館藏實體檔案編目（著錄、標引)、整理、出入庫房整理等工作。
（８）定製檔案業務流程或進行流程再造。
２.３儲存功能要求
系統能夠實現對數字檔案長久的安全儲存，包括兩方面的要求，一是長久儲存策略的確定；二是儲存架構選擇。
2.3.1長久儲存策略
長久儲存策略包括儲存格式的選擇，撿測、備份和遷移等技術方法的採用等。
（1）應當選擇符合國家標準的格式，暫時未制定標準的，選擇開放格式或主流格式。
（2）定期對載體及其軟硬體環境進行讀取、測試，發現問題，及時解決。
（3）根據資料重要程度以及整理和利用的需要，選擇**、近線、離線、異地、異質和分級儲存等技術和方式。
（4）計算機軟硬體以及技術或標準規範發生重大變化或發生重大事件時，為了保證數字檔案資訊可讀，應採取遷移等手段對所儲存的資料進行技術處理。
2.3.2儲存架構選擇
根據檔案資料量和管理目的不同而採用不同的儲存技術及其相關裝置。安全性和穩定性是選擇儲存裝置的首要因素。在數字檔案館建設過程中，應根據數字檔案館的資料量和利用併發使用者數的需求，以保證數字檔案館合理安全的儲存容量和較快的網路傳輸速度，適當選擇採用單一應用平台，配備資料庫伺服器、檔案儲存器、備份伺服器、備份軟體等構成的儲存服務平台;以及採用san、nas、das、ip-san 或其他形式的儲存技術方法。
2.4利用功能要求
數字檔案管理系統應當根據檔案資訊的利用需求和網路條件，分別通過公眾網、政務網、區域網等建立利用視窗。系統應能實現檔案查詢、資源發布、資訊共享、開發利用、工作交流、統計分析等功能。系統應當:
（1）能夠運用最新檢索技術方法滿足利用者在各種利用平台對檔案資料進行快速、準確、全面的利用查詢要求。
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