第一章總則
第一條為了加強我校教學檔案工作，充分發揮其在學校教育管理、教學活動、教學研究等各項工作中的作用，提高教學檔案的質量和科學管理水平，逐步實現教學檔案工作的標準化、規範化和現代化，更好地為學校的發展服務，依據《中華人民共和國檔案法》、國家教委《普通高等學校檔案管理辦法》等法律、法規，結合我校的實際情況，特制定本辦法。
第二條凡在教學管理和教學活動中直接形成的對學校和社會當前與長遠具有參考價值和憑證作用的文字、圖表、聲像載體材料均屬教學檔案。
第三條教學檔案管理是學校管理的重要組成部分，應實行「三納入」、「四同步」，即納入教學計畫、教學管理制度和納入各級管理人員崗位責任，作為考核教學質量和管理水平的標準之一。「四同步」即布置、檢查、總結、驗收各項教學工作時，要同時布置、檢查、總結、驗收教學檔案工作。
第四條各教學管理和教學業務部門應明確一位負責人分管檔案工作，並指定兼職檔案員統一管理本部門的教學檔案材料，定期整理並按期向學校檔案館移交。
第二章歸檔範圍的確定
第五條歸檔材料
1. 歸檔的教學檔案材料必須反映學校的教學管理、教學實踐活動的全過程，保證完整、準確、系統。
2. 歸檔的教學檔案材料必須對學校和社會當前與長遠具有參考價值和憑證作用。
3. 歸檔的主要內容包括綜合管理、招生、學籍變動、學生獎懲決定、畢業生工作以及教學實踐、教材等方面材料。具體內容見附件。
第六條不歸檔的檔案材料
1. 上級有關教學的普發的（非專指高校）、不辦的檔案。
2. 上級有關教學的未定稿的檔案。
3. 重份檔案。
4. 無查考利用價值的事務性臨時性檔案。
5. 非隸屬單位抄送的不需辦理、也無參考價值的檔案。
6. 校內其他單位發來的檔案。
7. 與校外單位交換來的材料。
第三章立卷與歸檔
第七條收集
1. 每年新年伊始，各教學管理部門分管教學檔案工作的領導應向本部門的兼職檔案員布置收集教學檔案材料的任務。
2. 教學管理部門應向各院系發放各種檔案**、統一安裝教學管理系統，使教學檔案管理規範化。
3. 兼職檔案員把檔案材料分類，並定期整理。
4. 歸檔的教學檔案材料必須字跡工整、格式統一。如發現不規範的紙張，鉛筆、原子筆、彩筆、純藍鋼筆擬稿的檔案，一律退回重新繕寫。
5. 檔案館隨時了解、督促、檢查、指導兼職檔案員做好檔案材料的收集工作。
第八條鑑定
1. 對收集來的教學檔案材料進行價值鑑定，看是否有儲存價值、長久的參考價值和憑證作用，確定是否歸檔。
2. 對收集來的教學檔案材料進行儲存時間的鑑定，是永久、長期還是短期儲存。
第九條組卷
1. 根據教學檔案材料的形成規律，保持其有機聯絡和便於利用查考的原則進行組卷。原則上相同內容的檔案材料組成一捲便於利用，同一內容的檔案材料數量多時可分別組成若干卷，每卷不超過200頁（張）。
也可以根據檔案材料的內在聯絡，對問題單一，檔案較少者按不同內容分別組成薄捲。
2. 在不影響卷內檔案自然形成規律和有機聯絡的前提下，同一內容的卷內檔案可按永久、長期、短期順序排列。
3. 卷內密不可分的檔案材料按正件在前、附件在後；印件在前，定稿在後；批覆在前，請示在後的順序排列。
4. 檔案材料紙張一律用a4紙。
5. 卷內材料一律拆掉金屬物，對破損的檔案材料應進行修補。
6. 按順序排頁號，無論單面或雙面，只要有書寫文字，均應一面編寫乙個頁號，頁號的位置在非裝訂線一側的下角。
7. 擬定正確的案卷題名。案卷題名一般不超過50字，一般包括責任者、時間、檔案主要內容、文種等。
8. 檔案資料錄入檔案管理系統。
9. 裝訂。要求底邊和左邊要齊整，無倒頁，無漏訂。
第十條驗收歸檔
1. 移交檔案時交接雙方必須當面檢查驗收，檢查檔案材料是否完整、齊全，排列書寫是否符合要求，標題是否確切。凡不符合規定要求者，接收人應拒絕接收，並限期改正補交。
2. 填寫移交目錄一式兩份。下面註明檢查人、移交人、接收人姓名及年、月，雙方各執乙份。
3. 教學檔案材料於次年6月底前歸檔。
第四章教學檔案的管理
第十一條分類編號
1. 按教育部《高等學校檔案實體分類法與高等學校檔案管理規範》的編號法則編檔號。
2. 根據教學檔案的內容和特點，編制用於組成檔號的**類目代號簡表。
3. 教學類檔案檔號=年度號+教學類檔案分類號+案卷號模式如下：
案卷號按最下位類目流水。
屬於教學管理內容的採用自然年度。其餘可採用教學年度。涉及學籍問題的，可採用入學時的年度或畢業時的年度。
第十二條編目
1. 每卷檔案脊背上填寫檔號，也可另行貼上註有檔號的標籤，標籤下沿的位置距離底邊40公釐處。
2. 編制教學類檔案案卷級、檔案級著錄卡，作為手工檢索卡和計算機採集卡使用。
3. 登入教學檔案目錄。按檔號順序，以案卷為物件填寫。
4. 編制各種分類目錄和專題目錄，積累到一定程度後，列印彙編成冊。
5. 編制的教學檔案資料輸入計算機資料庫，逐步實現與本系統的資訊庫聯網。
第十三條排架、保管
1. 按檔號順序從上到下、從左到右排架。
2. 保管要求按《高等學校檔案部門業務建設規範》執行。
第十四條檔案的補充與修改
1. 各學院、處隨時將收集到的教學檔案材料經整理後向檔案館補充歸檔，檔案館負責教學檔案的人員應及時將補充材料插入卷內相應的位置，並在卷內目錄、帳本上補充填寫。
2. 凡已歸檔的檔案材料需要修改時，必須經所在部門主管領導批准；未經批准，不得修改任何檔案材料。
第五章教學檔案的開發利用
第十五條借閱
1. 我校師生及社會各界人士均可持有效證件查閱開放的教學檔案。
2. 我校教工經館長同意可以借出檔案，一定辦理相應的借閱手續。
第十六條諮詢服務、報道交流
1. 指導利用者查詢、利用檔案，解答有關問題。
2. 根據本校需要，開展定期跟蹤服務。
第十七條編研
2. 根據各界對教學檔案的需求，選題編研。
附件一教學類檔案歸檔範圍和保管期限表
附件二：
教學類檔案**類目代號簡表
教學檔案管理辦法
教學檔案管理是學院教學管理和檔案管理的一項重要的基礎工作。用戰略的眼光和現代管理的觀念，認真做好教學檔案工作，加強教學檔案管理，是提高我院整體管理水平的重要舉措，是維護學院歷史面貌的重要事業。為了實現我院教學檔案管理工作的規範化 標準化，保證工作的層次性和科學性，進而有效提高服務工作上水平，根據我院...
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