會議接待程序

2023-01-29 18:42:04 字數 1952 閱讀 4774

會議租場的形式:

一般有五種形式:講座式(也稱劇院式)、研討式(又稱課桌式)、長台式、回型台式、u 型台式。

會議裝置:

現時可提供的會議裝置有:橫幅、白板、投影儀、演講台、會議臺、茶水、紙筆、指示牌、颱卡、簽到處牌

會議台上的擺設:

根據客人要求,會議台上放鮮花、毛巾碟、菸灰盅,每位擺放紙、筆,在檔案的右上方擺茶杯,或根據要求擺放一瓶礦泉水,如客人有特殊要求,需在會議期間食水果時,每兩位擺放一盤水果(水果擺放一致),需在水果碟下方擺放骨碟,骨碟上放紙巾

簽到臺:

嘉賓簽到臺一般擺在門口處,鋪台布,圍紅台裙,兩把椅子,如客人需要台上放鮮花,嘉賓簽到處牌

指示牌:

大堂擺放指示牌,指明會議場地方向以便讓客人順利到達目的,會議結束後,馬上撤走。

會議接待服務培訓

1.會議服務的籌備

1)與會議承辦單位負責人溝通協商,詳細了解會議的性質、會議內容、規格檔次、舉辦的具體時間、人數、場地大小、用餐標準、會議付款人和付款方式等。

2.會議服務的準備

(1)會場布置

1)會場環境布置。會場應給人整潔、舒適的感覺,環境整潔,燈光亮度適中。應適當擺放室內植物,控制適宜的室溫和氣味,

(2)會議用品準備

1)茶杯。;茶杯、杯蓋無黃斑、無缺口;茶杯無水跡且光亮。

2)玻璃杯。不得有破損和缺口,杯子清潔、光亮、透明,無指印,並列放在杯墊上。

3)礦泉水。礦泉水瓶無灰塵,密封完好,瓶內無沉澱物,並在保質期內。

4)小毛巾。無斑點和異味,重要會議一律用新的小毛巾。冬季毛巾必須加熱。

5)毛巾碟。不得有破損,

6)簽到臺。台布無汙跡,無破損。

7)熱水瓶。表面清潔光亮,無水跡,保證水溫

(3)裝置設施準備

1)調整投影裝置,亮度、大小適當。

2)除錯話筒效果。

3)調節空調調溫器,並在會前30分鐘左右噴灑適量空氣清新劑,保持室內空氣清新。

3.會議服務程式

(1)會議迎賓服務

1)會議開始前,服務員應在會議室門口立崗迎候參加會議的客人到達。來賓到達時應引領到簽到處簽到。

2)迎接來賓入座時,要面帶微笑,用語禮貌,舉止大方,手語並用。

3)冬季,對進入會場的來賓脫下的衣帽,服務人員及時手去接,並掛至衣帽架上。(vip會議室)

4)提供茶水服務的順序是先領導,然後按順時針方向提供服務。在客人較多的情況下,1人或多人同時服務時,分正反2個方向,但不可將主人放在最後。

5)新增茶水時,倒至七分滿,並注意客人的動態,以免發生碰撞。服務過程中,須忙而不亂,快而穩地將茶水送到客人面前。擺放茶杯時,聲音要輕,茶杯須放在賓客的右手位置,同時杯柄朝後45度,並說:

"請用茶"。倒入礦泉水時,礦泉水瓶不得與杯口接觸,倒至八分滿即可。(倒茶水方法)

(2)會場服務

1)會議開始後,會議服務員應站立在會場周圍,觀察所負責區域賓客是否需要服務。

2)服務員一般不得隨意出入會議室,

3)送茶水等物品時,應對客人說:"請用茶。"每隔15分鐘加茶水。

4)會議結束時,服務員應立即開啟會議室大門,並在門口立崗送客,面帶微笑道別。

5)將衣帽架上的衣、帽送還來賓,注意不可出錯。檢查會議室是否有來賓遺忘的物品,如有發現應立即交還來賓或交領班處理。(vip會議室)

(3)會議結束

1)檢查會議室內是否有電器裝置損壞,發現損壞及時通知裝置部進行修復。

2)清理會議桌上的資料、茶杯、毛巾、礦泉水等物品,並送到洗碗間進行清洗。

3)擺放桌椅,恢復原樣,進行保潔清掃。

4)關閉所有的照明燈具,空調 5)關閉會議室。

(4)會場服務的注意事項

1)絕不能因為服務站立時間過長,而倚靠會場牆壁或柱子。

2)在會場服務時應盡量不干擾討論中的客人或正在發言的客人。

3)會場服務過程,語言、動作要輕,避免影響發言者。

4)遵守會場規定,不得隨意翻閱會議檔案或打聽會議內容。對於所聽到的會議內容應保密。

VIP接待程序

1.0目的 為了規範各案場日常服務工作,明確其工作的內容 標準與要求,特制定本工作規程。2.0適用範圍 適用於案場貴賓接待 3.0vip接待程式 3.1了解情況 3.1.1接到vip參觀通知,應詳細了解客人到專案時間 人數 身份 姓名 習慣 生活特點 活動行程 特殊要求以便做好接待 3.2做好準備 ...

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會議接待方案

8 其它 二 會議期間 一 會議報到 1 在酒店大堂設 會議報到處 2 報到登記時,填寫姓名 單位 職務 身份證號碼 通訊位址 學分費用等。3 根據會務組要求傳達通知 指示,準確發放會議資料 紀念品 餐券等。4 提醒代表貴重品免費寄存總台 保管好個人財物,耐心 細緻地解說會議報到須知及有關事宜,及時...