華北事業部管理制度

2023-01-21 16:48:05 字數 4957 閱讀 5741

廈門建發金屬****華北事業部管理制度

為加強華北事業部管理,確保華北事業部各項工作有序進行,特制定本規定,華北事業部全體員工應嚴格按照此管理規定執行。

一、 誠信篇

誠信是金。「誠信」是建發企業文化中的重要組成部分,不僅僅侷限於理念和制度層面,更實際地體現在經營管理的過程中。華北事業部的全體員工應該充分珍惜和愛護自身的信用。

做到工作誠信,為人坦蕩。

廉潔自律,不謀私利。嚴禁行賄**,華北事業部全體員工不得利用工作之便向客戶和**商行賄**,索要禮品,錢財等。一經發現,員工視情節輕重做降級到除名處理,相關上級主管降職一級。

業務人員需將業務相關情況如實和公司匯報,不得欺瞞,不得做出公司授權之外的事情。如遇實際情況需要緊急處理,應及時向上級主管請示,徵得分管副總同意後方可實施。如業務人員不按照上述規定嚴格要求自己。

對所屬事業部收取該筆業務的實際利潤的兩倍金額充入華北事業部綜合。對業務員,上級主管分處罰金3000元,5000元。

二、 經營篇

業務管理

(一)匯報

業務人員在任何時刻知曉自身業務執**況,堅決杜絕「甩手掌櫃」現象,對業務確實,實際負責,能夠真正控制業務程序,一旦出現業務風險,嚴禁欺瞞,以及時上報,共同解決。

充分發揮各級人員作用,明確各級崗位職責,預防管理脫節,日常工作要求直接對上一級主管匯報,原則上不得越級匯報。

加強資訊溝通,按時撰寫工作匯報,保持溝通渠道順暢,每週各辦事處應在周一下午前以書面或者電郵形式匯報到分管副總處(應包括但不限於合同執行數量,合同金額,合同執**況,物流情況,工廠近況,客戶近況等),如由業助整理須有業務員本人親自簽字確認,如異常情況須親自註明原因及寫明對策。

各級主管需在每季度自行選擇時間,地點和員工面談,內容需包括思想動態,業務情況,優缺點,工作和生活面臨困難,以及需要公司提供的幫助,形成書面報告發給分管副總和行政人員備案。如有實際情況須越級面談須向分管副總提前申請。

如遇重要事件和業務執行異常,以及時主動在第一時間向上級主管匯報並採取相關措施在短時間內解決。

(二)會議

華北事業部每季度定期召開會議(時間定在金屬公司季度會議之後乙個星期內),傳達總公司政策、制度,做好工作總結與計畫。由專人負責通知會議時間、內容等,要求參與人員會議前做好會議發言準備等,屆時做好會議記錄,備案歸檔。並由專人於會議後第二天向各部門經理或辦事處經理以上遞送會議紀要。

針對風險較大的業務,由分管副總決定是否需由華北事業部部門經理以上召開會議共同商討,群策群力,決定是否執行。

下屬各公司或辦事處根據自身的實際情況可半個月定期召開會議,由專人將會議記錄及時向華北事業部分管領導。鼓勵事業部內部的交流溝通。下屬公司和辦事處可根據實際需要邀請其他公司和辦事處人員參與,做到資訊共享,和諧共贏。

(三)資訊

為了更及時地進行業務資訊交流,更好地利用各類資訊制定業務計畫,建立華北事業部資訊管理分享機制。

關於國內外經濟大環境,建發股份公司、建發金屬公司相關業務、管理政策的動態資訊等內容,彙總至陳素芳和劉堅處通過簡訊和郵件形式將相關資訊及時傳達到各下屬公司和辦事處。

下屬各公司總經理或辦事處經理需指定專員(專員工作有效期一年)作為華北事業部資訊聯絡員,將所在區域的行業資訊、鋼廠動態等及時收集總結,及時反饋給分管領導,並負責及時傳達到所屬的業務部組。

根據不同鋼材品種或區域性區域的動態資訊,由各部組、品種負責人負責資訊收集及反饋上級領導。

分享預警資訊。業務人員應對市場保持高度靈敏和警覺。在實際業務過程如發現一些風險或聽到一些負面訊息,應該第一時間逐級上報,及時在事業部內通傳,此類資訊要求員工重點關注,需傳送閱讀回執,確定能有效規避風險。

相關資訊需抄送至劉堅彙總,半個月為乙個週期下發至相關人員。

全員均為資訊員,如有第一時間獲得有價值的資訊必須及時進行反饋。

(四)、績效管理

為促進業務的良好有序運轉,增強事業部內部團結和諧,建立有效激勵優秀業務人員、管理人員的公平平台,華北事業部以建發股份、金屬公司相關管理政策為基礎,堅持「多勞多得,合理分配」的原則。制定適合自己實際情況的績效獎勵機制,由分管張清華副總與各下屬公司及辦事處經理共同協商制定。詳情如下:

1, 繼續鼓勵開發優質**商,如業務人員開發**商,且有效成交兩單以上並轉為金屬公司固定**商,經核實給予獎勵5000元。

2, 鼓勵終端優質客戶開發,如業務人員開發終端**商且有效成交兩個季度以上,經核實給予獎勵5000元。

成交數量須達以下標準:鋼坯2萬噸,板材1萬噸,螺線1萬噸,品種鋼8千噸及以上

3, 鼓勵跨部門合作,跨組合作。大原則以華北事業部部門經理以上人員出台合作利潤分成為參考。實際執行時,可相關合作業務部門共同商討確定。

4, 鼓勵出口,鼓勵國際**。創匯獎全額下發至相關業務人員。(2023年股份公司標準為創匯1美元獎勵人民幣0.005元)。

5, 鼓勵業務模式創新和經營管理創新,創新模式符合公司發展方向並可推廣,給與特別獎勵。

(五)出差管理

1、審批流程

嚴格執行金屬公司出差申請流程,出差期間業務**人須確實承擔**責任。

如遇緊急情況及週末,來不及提交申請,應先發簡訊或口頭通知分管副總,經同意後方可出差,且必須及時補做出差申請手續。。

2、票務預訂

出差申請審批過後,可通知總部行政人力部統一訂購機票。在不影響業務的前提下,盡可能預定折扣多的機票。不允許自行訂立機票,否則不予報銷。

其他出行方式須向行政人員報備,火車票,汽車票等可自行預定,但須報上級主管確認。

3、住宿標準

選擇酒店應本著節約的原則,盡量選擇有協議價且房價較低的酒店,兩人出差的應盡量選擇標準間入住。具體參照金屬公司管理制度住宿標準。

4、出差時限

在允許的條件下,出差行程應盡量緊湊,如因業務需要無法在申請時間返回的應經審批人的同意,並且和**人確認是否能夠繼續**繼續履行業務職責。

5、出差匯報

出差後應自覺在三個工作日內公司系統內做銷差手續,詳細描述拜訪的日程、客戶及洽談事項,並整理出差過程中所蒐集的鋼廠或客戶宣傳資料和名片等交貿管部統一整理歸檔後返還。在出差過程有如有緊急情況應及時匯報。

6、在出差應該盡量互相溝通,避免集**差,造成派車等困難。

7、外出拜訪客戶時須按照公司要求著裝,語言行為得體,能夠體現大企業風範。出差須攜帶筆記本,隨時做好記錄,也是對客戶的尊重。

8、明令禁止進出***,洗浴等場所。一經發現,嚴懲不貸。

三、事務篇

(一)辦公室裝修與家具配備

按最新文秘、行政管理規定執行。本著簡單,大方,實用原則設定,大型辦公用具維修,更換,須由相關行政人員向部門經理報備。

(二)車輛管理

1、公司車輛

(1)派車審批

因業務需要派公司車的,應填寫《派車通知單》,經部門經理或行政人員審核簽字後通知綜合部方可派車,如若私自派車,所有派車費用由員工個人承擔。嚴禁公車私用,違者重罰。

(2)派車原則

市內交通應優先使用公共交通工具(如地鐵、的士等),特殊情況確需派車的(如接待重要客人、拜訪地處於交通不便區域),由部門經理或行政人員簽字後方可派車;

省內長途用車應盡量使用火車、長途汽車等公共交通工具,特殊情況確需派車的,要在《出差申請》上註明,經部門經理批准後方可派車。長途派車原則上由異地公司派專職駕駛員駕駛,派車應根據實際需要盡量選擇費用較低的車型。

(3)派車統計

每季度行政人員應製作《派車費用明細表》,明細表中要列明派車人、時間、地點、派車理由及費用,費用須由派車人簽字確認,統一送交總部人力部存檔。

2、私車公用

私車公用管理辦法按公司《車輛使用管理規定》中相關條款執行。

(三)辦公管理

1、 辦公室管理

正常辦公時間至少應留一人處理公司日常事務,特殊情況需及時告知總部人力部。

員工要保持辦公環境的整潔、有序,具體包括以下幾方面:

(一)辦公室內禁止大聲喧嘩、閒聊、上網打遊戲等與工作無關的事,嚴禁在辦公區域吸菸。

(二)日常著裝、儀容按股份公司《辦公環境和著裝、儀容管理規定》執行。

(三)盡量不在辦公區域用餐,如在辦公室用餐禁止將菜汁、殘渣滴落地毯,影響辦公環境,餐後須及時收拾,整理。

(四)午休時間和下班後要將重要物品及檔案保管妥當,以免丟失(收取銀行承兌匯票應及時交至財務妥善儲存)。午休後要把椅子歸位、報紙歸還、被褥收好,櫃門關嚴、窗簾拉起,以免影響客人接待。

(五)辦公室走道、各公共櫃檯面禁止擺放個人用品,辦公桌上物品要擺放整齊,檔案應及時歸檔。

(六)員工應愛護公物,樹立節約意識,節約用水、用電、辦公用品及其他能源,最後離開辦公室的員工需確定燈光,冷氣,電腦顯示屏電源保持關閉狀態。

以上由行政人員統一監督執行,已經發現違規,罰款:100元/次。

2、 辦公用品與固定資產管理

由各異地公司行政人員負責辦公用品的領用與固定資產的購置申請,購置固定資產應報總部人力行政部,經公司總經理同意後方可採購。費用須經由分管副總和總部行政人力部確認。報銷單據須有指定行政人員簽字確認.

3、 郵寄管理

各異地公司應設立《郵寄登記本》。寄件人應自覺登記寄件人、客戶名稱、收件人、快遞號,並經相關業務助理簽字後方可寄出。

大件物品郵寄須交由行政人員統一郵遞。

4、 名片管理

公司使用統一的名片格式,需印刷名片的應將填寫好的名片模板名片發給行政人員統一印製。

5、 禮品申領

異地公司需要申請招待禮品的,應填寫《禮品申領單》報備部門經理,經分管領導和總經理同意後方可領用或購買禮品。《禮品申領單》交由行政人員,由行政人員和異地平台公司交接,方可領取。未經行政人員交接,視為自行購買,不予報銷。

行政人員須按季度將各部門申請的禮品費用下劃,費用由申領部門確認並承擔。異地平台公司劃賬須由行政人員統一整理,交由總部確認。

(四)管理檔案/制度管理

1、管理檔案

(1)、網路檔案

除密級檔案、董事會決議、內部獎懲決定等仍通過書面發文外,其他型別檔案包括內部通知、各項管理規定原則上通過內部網發文,公司各級員工要及時關注內部網資訊(在移動平台「i建發」也可查詢),與員工本人相關的檔案,應盡快按檔案要求處理或執行。

(2)、傳簽檔案

傳簽檔案要及時簽閱,因公事不能馬上簽閱的,應先簽字確認後再找時間閱讀,以免影響檔案傳閱進度。多次催促仍未簽字確認的,由部門經理或分管代簽,並將檔案精神傳送給被代簽人。傳簽不能停於表面,須嚴格貫徹執行。

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