文秘知識基礎模擬試題及答案
1、什麼是秘書？
答：在我國現階段，通常是指黨政機關、部隊、社會團體或企業、事業單位領導的助手，這一職業的工作具有輔助性和服務性。
2、秘書部門的職能性和工作特點？
答：（1）綜合性。（2）輔助性。（3）門面性。（4）機要性。
3、秘書工作的主要內容？(風險題)
答：（1）處理文電。（2）撰擬文稿。
（3）辦理會務。（4）調查研究。（5）查辦、催辦。
（6）根據領導意圖協議本單位的有關工作。（7）安排禮儀活動。（8）處理來信來訪。
（9）組織機要交通。（10）檔案的管理。（11）其他日常事處及領導臨時交辦的任務。
4、秘書工作的作用：
答：（1）樞紐作用。（2）助手作用。（3）參謀作用。（4）協調作用。（5）耳目作用。
5、秘書工作的指導思想：
答：一是為直接領導服務；二是為與本系統有關的部門及其成員服務；三是為廣大人民群眾服務。
6、秘書工作的原則：
答：（1）準確。（2）迅速。（3）求實。（4）保密。
7、秘書工作者的政治素質：
答：（1）具有較高的理論水平。（2）具有較強的法律意識和政策觀念。
（3）具有全心全意為人民服務的思想。（4）嚴於律己，遵守紀律。
8、秘書工作人員應具備的基礎知識：
答：（1）基礎知識。（2）社會知識。（3）專業知識。（4）業務知識。（5）輔助知識。
9、秘書人員應具備的能力：
答：（1）調查研究能力。（2）收集資料的能力。
（3）文字表達能力。（4）口頭表達能力。（5）組織協調能力。
（6）辦事能力。（7）管理事務的能力。（8）文字書寫的能力。
（9）操作現代辦公裝置的能力。
10、資訊的作用？
答：①為領導的科學決策提供依據。②為實現科學管理創造條件。③是發揮參謀，助手作用的主要內容。
11、現代秘書部門資訊工作應遵循兩條原則？
① 全面服務。②實事求是。不誇大縮小，既報喜，又報憂。
12、值班記錄**記錄應包括五個要素？
答：a來電時間。b來電單位、姓名及職務、**號碼等。c來電內容。d領導批示和處理意見。e接**記錄人。
13、值班日記四要素：
答：值班員、值班時間、記事內容、辦理情況。
１4、打**的一般程式是什麼？
答：（１）打**就應對**內容擬出腹稿或擬出文字提綱，特別重要的事情，要寫出通話全文。（２）**接通後，先問明對方是否就是要通知的單位或當事人，然後先通報自己單位名稱、職務、姓名，再問對方姓名、職務，最後再說通話內容。
（３）向下級打的**比較重要的，需要記錄的**，打完後應要求對方複述一遍，確保對方記錄無誤。下級人員在接完上級的重要**後，亦應主動複述。（４）要找的人不在時，可要求對方轉告或安排回**。
15、回**接**的一般程式是什麼？
答：（１）回答**要迅速，盡可能在鈴響第一遍後就接並立即打招呼。
（２）問清對方單位、姓名、職務後，通報自己的單位、職務和姓名。
（３）所接**一般都應有記錄，必要時使用錄音**，並時常檢查自己對所接**的處理情況。
（４）來**者要找的人不在時，問清是否需要代為轉告，不清楚的事情不盲目回答。
16、**記錄有哪五個部分？
答：一是來電時間、包括年、月、日、時、分；二是來電單位、姓名及**號碼；三是來電內容；四是處理意見和領導批示；五是接**記錄人。
17、什麼是文書？
答：指個人、社會組織、政黨集團、國家政權在社會活動中為了一定目的而形成並使用的特定格式的文字資料。
18、什麼是檔案？
答：通常所說的檔案，是指機關、團體、部隊、企事業單位制發使用的具備一定格式的公務文書。
19、什麼是會簽？
答：兩個及兩個以上機關聯名行文，須經各聯名機關的領導同志聯名簽署。聯名簽署檔案的過程稱作會簽。會簽本身也是一種會商，但大量的實質性的會商工作應在會簽之前進行。
20、什麼是傳達範圍？
答： 指可以聽到宣讀檔案的人員範圍。檔案需要傳達到哪個範圍，一般都是根據臨時情況確定的，檔案中應當注示清楚。
22、密級一般劃分為哪幾級
答： 一般劃分為秘密、機密、絕密三個等級，
23、會議報到有哪幾種方式？
答：①與會者本人持會議通知或單位介紹信親自報到；②委託他人代為報到；③**報到。
24、內賓接待工作原則是什麼？
答：1、熱情相待。2、按政策辦事。3、簡樸大方，不搞形式主義，不要鋪張浪費，盡可能少花錢多辦事。4、節省時間，努力提高辦事效率。
25、握手的技巧是什麼？
答：同性之間特別是男性之間的握手應當有力，以示熱情友好；反之，如果有氣無力或者若無其事，就會使對方產生冷漠、疏遠的感覺。異性之間、特別是女同志對男同志的握手，無需用力，只要輕輕地握一下就可以了。
與領導同志或者身份較高的人握手，要視具體情況而論，如果他有意與你握手，就應當主動把手伸過去；如果他無意握手，就不要勉強。
26、為別人作介紹時應注意哪幾方面？
答：如果雙方的地位不同，應當先把地位低的人介紹給地位高的人；如果雙方的身份相同、年齡相近，應當先把男性介紹給女性，把主人介紹給客人；如果雙方的地位相近、年齡有別，應當先把年輕的介紹給年長的；如果乙個人會見幾個人，應當先把乙個人介紹給幾個人。在為別人介紹時，秘書工作者應當事先熟悉雙方的情況，以便介紹。
27、聽講時應注意的幾個問題？
答： ①要專心致志認真聽講，以示注意和尊重對方，而不要東張西望，心不在焉，以免影響講話人的情緒。②不要隨意打斷人家的話題。
③遇到說話嚕囌，或者有意無意糾纏你的人，不要厭煩，更不要露慍色，而應當有禮貌地中斷對方的話題或委婉地回絕他，可以委婉地說「我們是不是長話短說？」或者說「對不起，我還有急事。咱們是不是以後再細談？
」28、當你有幾機說話時,應注意哪幾點？
①要禮貌文明、熱情和藹，給人以親切感；②語速要和緩，語調要適中，給人以舒暢感；③切忌過分急越亢奮，以免使人產生高壓感；④切忌多說官話、套話，也不要使用生僻古怪的詞語，以免令人生厭；此外，不要夸夸其談，更不能自吹自擂；⑤吐音要準確，語言要簡潔，表達要妥貼，以提高對方的接受效果。
29、接**時的注意事項？
答：**鈴響後，應當馬上拿起耳機，而不要讓人久等；拿起耳機之後，應當立即說「您好！」而不要默不作聲讓人幹等。
然後，就可以詢問對方姓名、單位、有何事情等，可以說「請問您貴姓？您是什麼單位？有什麼事？
」之類的話；通話完了應當說聲「再見」之類的客氣話。在接**時還有幾個問題需要注意：①如果乙個**未完又來乙個，或者兩部**同時響鈴，應當視**的內容，讓緊急的一方先講同時禮貌地叫另一方稍等片刻，或者讓他過一會再打過來。
②如果對方喋喋不休，廢話連篇，可以說「請問您還有別的事嗎？」或者「對不起，我還有急事要辦。」這樣對方就會明白你的意思。
③如果人家打錯了**，不要訓斥別人，而應當耐心地告訴對方「你打錯了。」或者「我們這裡沒有您要找的人 」等。假如你的單位不保密，最好把自己的單位和**號碼告訴對方，以便他糾正；假如是機要部門，就不能把自己的單位和**號碼告訴人家，只要婉言回絕就可以了。
30、打**時的注意事項？
①不論對方是何物件，都要禮貌，包括語言文明、態度和藹。在打通**之後，如果你想找人，就應當說「喂請找×××。」或「麻煩你找一下×××。
」如果你是和對方聯絡工作，首先應當「自報家門」，告訴對方你是誰，在什麼單位工作，然後再進入正題，開始交談。②如果是向對方傳達指示或者布置工作而內容又比較繁多複雜，應當主動提醒對方記錄。③聲音應當不高不低，嘴與話筒應當保持一定的距離，以免對方聽來刺耳，影響接收效果。
④語言應當簡練明了，用最少的語言，在最短的時間內把事情準確清楚地傳達給對方，而不要嚕裡嚕囌。廢話連篇會影響對方把握你要說的中心意思。另外，問候語客套話以及與中心無關的話應當盡量少講，一則它會影響工作效率，二則也會給人以婆婆媽媽的感覺。
31、協調的內容主要包括哪三方面？
答：政策協調、業務協調和事務協調。
32、協調的方法有哪些？
答：１、文字協調 ;２、情況協調; 會議協調;面商協調。
33、協調工作的原則？
答：１、服從全域性的原則。２、維護團結的原則。３、從實際出發的原則。４、認真負責的原則。
34、辦公自動化中的保密？
答：計算機的保密，需要從以下幾個方面加強工作：1、操作人員的要求。2、計算機的放置。3、計算機在使用中的保密。
35、文房四寶主要指的是什麼？即紙、墨、筆、硯四種書寫文具。
答：什麼是硬筆書法硬筆書法是指用鋼筆、彩色水筆、原子筆、鉛筆等硬尖書寫工具書寫漢字的方法。
36、校對的主要方法有哪幾種：
答：一是對校法；二是折校法；三是讀校法。
37、人的能力大致可分為哪兩種
答：一是自然的能力，二是人的特有能力。
一般說來，科學能力結構的基本要素：有觀察能力、記憶能力、思維能力、想象能力、實際操作能力、管理能力等。
38、什麼是創造性思維？
答：創造性思維主要是指對客觀事物之間的聯絡所進行的新探索，並能創造出新的思維形態。
39、你怎樣認識靈感？
答：有人認為，靈感是指一切創造性活動過程的某種創造力極為高漲的狀態，不僅有突發性、創造性，而且還以創造者頑強意志、熱情以及高效率的勞動為特徵。一般地說，當靈感產生時，總是以一系列的邏輯思維為前提的。
靈感的產生有隨機性、瞬時性。只有通過艱苦勞動才能獲得到，沒有對某乙個問題長久地思索，靈感是不會突然降臨的。
一、單選題：
1、秘書工作的作用有5條，其中「負責承上啟下、檔案吞吐、資訊集散、決策下達、內外聯絡」說的是以下哪一條？
a、助手作用。 b、參謀作用。 c、協調作用。 d、樞紐作用。
e、耳目作用。
2、「守口如瓶，滴水不漏，提高警惕，嚴肅紀律，切忌麻痺大意，掉以輕心。」體現的是秘書工作的哪一條原則？
a、準確。 b、迅速。 c、保密。 d、求實。
3、秘書工作的職業道德第一條是：
a、忠誠老實，實事求是。 b、克己為公，不謀私利。
c、謙虛謹慎，埋頭苦幹。 d、嚴格遵守紀律，勇於自我批評。
4、調查研究的注意事項，其中是重要的一項，即首要的一項是：
a、要有正確的態度和方法。 b、謙虛謹慎，模範地執行黨的方針、政策。
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